Nghề Khách Sạn ?

 

 Lời mở đầu:

Xin chào, bạn đang đọc quyển sách "Nghề khách sạn: Đam mê và nghệ thuật". Đây là một quyển sách dành cho những ai yêu thích và muốn theo đuổi nghề khách sạn, một nghề đòi hỏi sự chuyên nghiệp, sáng tạo và tận tâm.

 Quyển sách này sẽ giới thiệu cho bạn về các khái niệm cơ bản, các kiến thức chuyên môn, các kỹ năng mềm và các bí quyết thành công trong nghề khách sạn.

Bạn sẽ được khám phá những câu chuyện thực tế, những trải nghiệm thú vị và những lời khuyên hữu ích từ những người đã và đang làm việc trong ngành khách sạn.

Quyển sách này sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan và sâu sắc về nghề khách sạn, cũng như định hướng cho bạn một con đường phát triển nghề nghiệp phù hợp với đam mê và khả năng của bạn.

Hy vọng quyển sách này sẽ mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích, những cảm hứng mới và những niềm vui trong cuộc sống. Chúc bạn đọc sách vui vẻ!

 

                                                                                     Đồng tác giả:

 

 

                                                                                 AI. Trịnh Gia Trang

 

 Nghề Khách Sạn ?

Nghề khách sạn là một thuật ngữ chỉ những người đang đảm nhiệm một vị trí công việc nào đó trong ngành công nghiệp khách sạn.

Công việc khách sạn đã có hàng trăm năm lịch sử, nhưng khái niệm Nghề Khách Sạn, Nhà Hàng chỉ mới xuất hiện thời gian gần đây. Điều này khẳng định vị thế của những người làm việc trong lĩnh vực khách sạn và xu hướng nghề nghiệp của xã hội hiện đại.

Nghề Khách Sạn Tiếng Anh Là Gì?

Nghề khách sạn tiếng Anh là Hotel Careers. Nó bao gồm các công việc trong khách sạn, nhà hàng, sòng bài, công viên giải trí, công ty du lịch và các cơ sở kinh doanh dịch vụ đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi và giải trí của khách hàng.

Nghề Khách Sạn Bao Gồm Những Vị Trí Công Việc?

I. Giám đốc điều hành khách sạn (General Manager):

Giám đốc điều hành khách sạn là người có quyền và trách nhiệm cao nhất trong hệ thống vận hành khách sạn. Đảm bảo duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa chi phí, tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận, đảm bảo nhân viên toàn khách sạn làm việc hiệu quả. Đảm bảo hoàn thành cam kết với chủ đầu tư hoặc ban quản trị tập đoàn.

Để vươn tới vị trí cao nhất trong khách sạn ngoài trình độ chuyên môn nghề khách sạn, bạn còn cần có khả năng quản lý, lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục, tư duy sáng tạo và có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành.

1.                  Công việc của Giám đốc điều hành khách sạn:

•  Lập kế hoạch kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng và nhân sự cho khách sạn, theo định hướng chiến lược của công ty.

•  Triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả các kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh.

•  Quản lý tài chính, ngân sách, thu chi, báo cáo và kiểm toán cho khách sạn.

•  Quản lý, phát triển và đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên của khách sạn, tạo môi trường làm việc tích cực, hiệu quả và thân thiện.

•  Quản lý chất lượng dịch vụ, an ninh, an toàn và vệ sinh cho khách sạn, đảm bảo sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

•  Quản lý tài sản cố định, thiết bị, nội thất của khách sạn, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và nâng cấp theo cấp hạng khách sạn.

•  Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của khách sạn, xử lý các khiếu nại và phản hồi của khách hàng.

2.                  Bản mô tả công việc Giám đốc điều hành khách sạn.

Bản mô tả công việc giám đốc khách sạn là tài liệu diễn giải nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu đối với ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí công việc này. Hãy cùng https://trinhvuongtung.blogspot.com/ tìm hiểu chi tiết công việc của Giám đốc khách sạn.

a.         Lập kế hoạch

·            Xây dựng ngân sách và kế hoạch nhân sự phù hợp để đáp ứng việc hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh.

·            Xây dựng kế hoạch kinh doanh, Marketing và chăm sóc khách hàng.

·            Lập kế hoạch hành động phù hợp với định hướng chiến lược phát triển của Công ty.

b.        Triển khai thực hiện và quản lý giám sát

·            Tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch hành động đã được phê duyệt, đảm bảo hoàn thành tất cả các chỉ tiêu kinh doanh.

·            Hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các quy định, nội quy đã được Tổng giám đốc/Chủ đầu tư phê duyệt.

·            Giám sát việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt nhất, bao gồm đáp ứng ngay những yêu cầu chính đáng và giải quyết hiệu quả tất cả các khiếu nại để làm hài lòng khách.

·            Trực tiếp kiểm tra phòng và set up cho khách VIP (Hàm Bộ trưởng, Ủy viên BCH Trung ương Đảng trở lên, Chủ tịch tỉnh, Bí thư tỉnh ủy, Đại sứ các nước, nguyên thủ Quốc Gia…). Trực tiếp tổ chức đón tiếp, tiễn đưa và thăm hỏi khách VIP trong thời gian sử dụng dịch vụ tại khách sạn, lắng nghe ý kiến và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh của khách hàng.

·            Nắm bắt chuẩn xác thông tin kinh doanh và các biến động trong ngành dịch vụ lưu trú nhằm đón đầu thị trường và điều chỉnh phù hợp với tình hình kinh doanh.

·            Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh với Tổng Giám đốc/Chủ đầu tư (Báo cáo Tuần/ Tháng/ Quý/ Năm) và báo cáo đột xuất những vụ việc xảy ra ngoài tầm kiểm soát.

·            Quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm về tài sản cố định được bàn giao. Thiết lập và duy trì chương trình bảo dưỡng phòng ngừa để bảo vệ các tài sản vật chất của khách sạn. Lập kế hoạch và đề xuất sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị nội thất theo đúng cấp hạng khách sạn quy định.

·            Đôn đốc, kiểm tra công tác an ninh bảo vệ, phòng chống cháy nổ, tạo môi trường thân thiện, an toàn cho khách hàng và cho CBNV.

·           
Đôn đốc, kiểm tra công tác vệ sinh an toàn thực phẩm, không để xảy ra ngộ độc thực phẩm.

 

Thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

c.         Quản trị tài chính

·            Giám sát việc thực hiện chỉ tiêu ngân sách hàng năm.

·            Duy trì thực hiện cơ chế tài chính minh bạch, rõ ràng và chặt chẽ.

·            Đảm bảo kỷ luật trong việc thực thi và tuân thủ theo các quy định tài chính kế toán của Nhà nước và Công ty.

·            Quản lý hiệu quả chi phí hoạt động và chi phí đầu tư cơ bản.

d.        Quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên

·            Tuyển dụng, quản lý và phát triển toàn bộ đội ngũ nhân viên cho khách sạn.

·            Xây dựng cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự và kế hoạch tiền lương phù hợp với kế hoạch kinh doanh. Đảm bảo số lượng nhân sự tối ưu so với công suất và năng suất của tất cả các bộ phận trong khách sạn.

·            Truyền đạt và duy trì Giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp. Tạo môi trường làm việc thân thiện, tích cực phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cho tất cả CBNV.

·            Xây dựng quy chế về thưởng phạt cho CBNV nhằm tạo không khí thi đua, tăng năng suất lao động.

·            Nắm chắc được tình hình tay nghề của CBNV tại các bộ phận trong khách sạn, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ khách và quy hoạch cán bộ nguồn cho từng bộ phận.

·            Chăm lo đời sống tinh thần, vật chất cho CBNV Khách sạn.

·            Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, thực hiện phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực và các hành vi vi phạm pháp luật hoặc nội quy lao động.

e.         Các công tác khác

·            Phát triển và duy trì mối quan hệ với chính quyền, cơ quan chức năng và cộng đồng địa phương. Đảm bảo việc xử lý các thắc mắc của cộng đồng, của phương tiện truyền thông một cách hiệu quả nhất.

·            Các nhiệm vụ khác khi được Tổng Giám đốc/Chủ đầu tư giao phó.

3.                  Yêu cầu công việc đối với giám đốc điều hành khách sạn.

·           Theo Bản mô tả công việc giám đốc điều hành khách sạn, để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học các ngành quản trị khách sạn, kinh tế, tài chính, marketing, quản trị kinh doanh, có kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

·           Giao tiếp tiếng Anh lưu loát

·           Kỹ năng giao tiếp tốt

·           Thành thạo vi tính văn phòng.

·           Kinh nghiệm làm việc tối thiểu 5 năm trong ngành (Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí tương đương).

·           Có khả năng tạo dựng niềm tin, xây dựng sự đồng thuận và truyền cảm hứng.

·           Kỹ năng quản lý, phân tích và xử lý vấn đề tốt.

·           Có khả năng lãnh đạo, tổ chức, hoạch định và triển khai thực hiện chiến lược.

·           Hoạt bát, năng động, trung thực, cầu tiến, nhiệt tình và có trách nhiệm cao trong công việc.

·           Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

II. Phó giám đốc điều hành khách sạn (Deputy General Manager):

Là người trực tiếp hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành khách sạn, phó giám đốc làm việc trực tiếp với các trưởng bộ phận nhằm kiểm tra, giám sát, đôn đốc nhân sự khách sạn làm việc hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ. Phó giám đốc có trách nhiệm xây dựng và triển khai các kế hoạch ngắn và trung hạn, báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành.

1. Công việc chính của Phó giám đốc điều hành khách sạn:

•  Hỗ trợ Giám đốc điều hành khách sạn trong việc lập kế hoạch, triển khai và giám sát các hoạt động kinh doanh của khách sạn, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu và mục tiêu.

•  Quản lý, kiểm soát và báo cáo tài chính, ngân sách, thu chi, doanh thu và lợi nhuận của khách sạn.

•  Quản lý, phát triển và đào tạo đội ngũ nhân viên của khách sạn, tạo môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và thân thiện.

•  Quản lý chất lượng dịch vụ, an ninh, an toàn và vệ sinh cho khách sạn, đảm bảo sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

•  Quản lý tài sản cố định, thiết bị, nội thất của khách sạn, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và nâng cấp theo cấp hạng khách sạn.

•  Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của khách sạn, xử lý các khiếu nại và phản hồi của khách hàng.

2. Bản mô tả công việc phó giám đốc khách sạn:

Bản mô tả công việc phó giám đốc khách sạn là tài liệu diễn giải nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu đối với ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí công việc này. Hãy cùng https://trinhvuongtung.blogspot.com/ tìm hiểu chi tiết công việc của Phó giám đốc khách sạn.

a.                  Triển khai các công việc theo sự phân công của Giám đốc khách sạn

·  Tham mưu, hỗ trợ Giám đốc điều hành khách sạn xây dựng ngân sách/ kế hoạch kinh doanh định kỳ hàng tháng/quý (tùy từng bộ phận) để trình cấp trên/Tổng Giám đốc Tập đoàn phê duyệt. Đồng thời tổ chức thực hiện theo kế hoạch đã được thông qua.

 

b.                 Triển khai các công việc theo sự phân công của Giám đốc khách sạn

·  Tham mưu, hỗ trợ Giám đốc điều hành khách sạn xây dựng ngân sách/ kế hoạch kinh doanh định kỳ hàng tháng/quý (tùy từng bộ phận) để trình cấp trên/Tổng Giám đốc Tập đoàn phê duyệt. Đồng thời tổ chức thực hiện theo kế hoạch đã được thông qua.

·  Hỗ trợ Giám đốc điều hành giám sát, đôn đốc các phòng ban, bộ phận trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch theo chức năng đã được phân công.

·  Lập kế hoạch hoạt động kinh doanh cho khách sạn, đề xuất và thực hiện các giải pháp hiệu quả cho việc phát triển hoạt động kinh doanh của khách sạn.

·  Xây dựng, hoạch định chiến lược marketing nhằm phát triển thương hiệu của khách sạn, đảm bảo cung ứng chất lượng dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn khách sạn hiện mang.

·  Duy trì các mối quan hệ kinh doanh hiện có và thiết lập, phát triển mở rộng các quan hệ đối tác mới, khách hàng tiềm năng.

·  Tham mưu, “giúp việc” cho Ban Lãnh đạo/Giám đốc đối với công việc quản lý khách sạn. Làm việc dưới sự chỉ đạo và báo cáo trực tiếp cho Ban Lãnh đạo/Giám đốc.

c.                   Trực tiếp tham gia quản lý, điều hành các bộ phận phục vụ khách hàng

·  Tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh của khách sạn dưới sự giám sát của Giám điều hành khách sạn.

·  Trực tiếp điều hành, chỉ đạo công việc đối với các Trưởng phòng ban thuộc khách sạn, bộ phận được phân công phụ trách (theo sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn), đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện công việc.

·  Theo dõi hạch toán kinh doanh từng ngày của từng nhóm trong bộ phận, quản lý, siết chắt hiệu quả kinh doanh, tránh tổn thất, tăng doanh thu – lợi nhuận.

·  Nắm vững tình hình kinh doanh chung của khách sạn và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong khách sạn để phục vụ khách, đặc biệt là khách VIP, khách đoàn, khách hội nghị, hội thảo, đám cưới.

·  Chăm sóc khách hàng sau bán hàng, ghi nhận toàn bộ những ý kiến, khiếu nại của khách hàng và báo cáo cho Giám đốc để tìm hướng giải quyết.

·  Tham gia tổ chức đón tiếp, tiễn đưa và thăm hỏi khách trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn; lắng nghe ý kiến của khách và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh trong phạm vi quyền hạn.

·  Đôn đốc, kiểm tra công tác an ninh bảo vệ, phòng chống cháy nổ, tạo môi trường thân thiện, an toàn cho khách và cho cán bộ nhân viên (CBNV).

·  Đôn đốc, kiểm tra công tác vệ sinh an toàn thực phẩm, không để xảy ra ngộ độc thực phẩm.

d.                 Chịu trách nhiệm về quản lý, đào tạo nhân sự

·  Trực tiếp tham gia phỏng vấn tuyển dụng những vị trí nhân sự cấp cao, then chốt trong bộ máy điều hành khách sạn.

·  Hỗ trợ Giám đốc xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo nhân sự theo từng yêu cầu công việc.

·  Giúp Giám đốc điều hành khách sạn xây dựng quy chế về lương bổng, thưởng phạt cho CBNV nhằm tạo không khí thi đua, tăng năng suất lao động trình cấp trên/Tổng Giám đốc Tập đoàn phê duyệt.

·  Sát sao rà soát, quan tâm, chăm lo kịp thời đời sống tinh thần, vật chất cho CBNV

Kiểm soát doanh thu khách sạn

e.                  Chịu trách nhiệm về quản lý, kiểm soát doanh thu khách sạn

·  Quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm về tài sản cố định được bàn giao.

·  Phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh, phòng kế toán lên kế hoạch xử lý, thu hồi công nợ.

·  Quản lý, chịu trách nhiệm và báo cáo tài chính định kỳ.

·  Phối hợp với Giám đốc triển khai các công việc bán hàng; chịu trách nhiệm chính về doanh thu, doanh số bán hàng

·  Báo cáo hoạt động kinh doanh tới Ban Giám đốc. Phát triển và duy trì hệ thống kênh phân phối và thị trường thuộc khu vực quản lý

·  Thu thập, tổng hợp thông tin về đối thủ và sản phẩm cạnh tranh.

f.                   Các công việc khác

·  Thay quyền Giám đốc tổ chức, điều hành các cuộc họp giao ban định kỳ, đột xuất với các Trưởng bộ phận của khách sạn khi Giám đốc vắng mặt.

·  Thừa lệnh Giám đốc giải quyết những công việc liên quan đến quyền lợi, những phát sinh,…trong thời gian Giám đốc vắng mặt.

·  Thừa lệnh Giám đốc phát triển và duy trì mối quan hệ với chính quyền, cơ quan chức năng và cộng đồng địa phương. Đảm bảo việc xử lý các thắc mắc của cộng đồng, của phương tiện truyền thông một cách hiệu quả nhất. Những vấn đề nhạy cảm đối với phương tiện truyền thông, cộng đồng thì liên hệ với Ban truyền thông thuộc văn phòng điều hành để được tư vấn trước khi trả lời.

·  Hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các quy định, nội quy đã được các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

·  Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, phối hợp thanh tra, thực hiện phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực và các hành vi vi phạm pháp luật hoặc nội quy lao động.

·  Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc điều hành khách sạn hoặc Chủ đầu tư giao phó.

3. Yêu cầu đối với phó giám đốc khách sạn

Theo như bản mô tả công việc phó giám đốc khách sạn, vị trí này cần thỏa mãn:

– Trình độ: Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại Học chuyên ngành Quản trị Khách sạn hoặc ngành nghề liên quan

– Kinh nghiệm: Từ  3 – 5 năm ở vị trí tương đương.

– Tiếng Anh:  Giao tiếp thành thạo

– Kỹ năng:

·  Kỹ năng tổ chức

·  Kỹ năng giao tiếp

·  Kỹ năng lập kế hoạch

·  Kỹ năng quản lý

·  Kỹ năng lãnh đạo

·  Kỹ năng huấn luyện đào tạo nhân viên.

·  Kỹ năng điều hành nhân sự.

·  Kỹ năng quản lý tài chính.

·  Thành thạo vi tính văn phòng.

·  Hoạt bát, năng động, trung thực, cầu tiến.

III. Thư ký giám đốc khách sạn (Secretary):

 

Có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ giấy tờ từ các phòng ban để giám đốc ký duyệt. Truyền đạt thông tin từ giám đốc tới các phòng ban. Lên lịch làm việc cho giám đốc, ghi chép nội dung các cuộc họp, quản lý lưu trữ tài liệu của giám đốc….

1.                 Công việc chính của thư ký giám đốc khách sạn :

•  Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho giám đốc và ban giám đốc.

•  Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin, biên phiên dịch theo yêu cầu của giám đốc và ban giám đốc.

•  Hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản, gửi email cho khách hàng, đối tác.

•  Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của giám đốc và ban giám đốc, như liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa.

•  Giúp việc cho giám đốc và ban giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.

•  Chăm sóc khách hàng, gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm.

•  Giữ bí mật các thông tin quan trọng của công ty.

2.                 Mô tả công việc thư ký giám đốc:

 

 chính là một tài liệu quan trọng giúp nhà tuyển dụng mô tả cụ thể, chi tiết những trách nhiệm, nhiệm vụ của một người làm trong vị trí thư ký giám đốc. Vậy để nắm bắt những cơ hội hấp dẫn tại vị trí này, hãy cùng Bích Phượng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

Trong một công ty, doanh nghiệp, thư ký giám đốc sẽ là người đại diện, thay mặt cho giám đốc xử lý, giải quyết công việc, đồng thời, họ làm các nhiệm vụ hỗ trợ công tác điều hành, quản lý trong công ty, đảm dương các công việc có liên quan tới giấy tờ, công văn, soạn thảo văn bản sắp xếp hồ sơ sổ sách. Thậm chí thư ký còn đứng ra thay mặt giám đốc tiếp khách, lên các kế hoạch công việc cụ thể cho giám đốc, tổ chức các cuộc hội - họp,... 

a. Xây dựng các lịch trình công việc cụ thể cho giám đốc:

Như một cánh tay phải đắc lực của giám đốc, người thư ký sẽ thực hiện hàng loạt các đầu việc liên quan đến lịch trình công việc để từ đó đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc nói riêng và của toàn công ty nói chung sẽ được đưa vào một hệ thống bài bản, có trình tự rõ ràng và chắc chắn sẽ được tiến hành thực hiện bài bản.

Những đầu việc mà Phượng muốn nhắc tới đó chính là trọng trách sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác cho giám đốc hoặc ban giám đốc. Xây dựng lịch và kế hoạch của các cuộc họp và tham gia trực tiếp vào đó với vai trò thư ký. Tại các cuộc họp này, người thư ký giám đốc sẽ thực hiện nhiệm vụ ghi chép tiến trình họp để sau khi buổi họp kết thúc thì sẽ tổng hợp các nội dung cuộc họp vào Biên bản họp, trình lên giám đốc các vấn đề đã được nêu và thông qua.

b. Thư ký giám đốc làm công tác liên quan đến giấy tờ, tài liệu:

Hình ảnh những người thư ký trên tay luôn cầm tập tài liệu vốn dĩ rất quen thuộc, qua đó một phần mô phỏng được công việc quen thuộc hàng ngày mà họ phải thực hiện, đó chính là chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo yêu cầu mà Ban giám đốc/ giám đốc đưa ra. Bên cạnh đó, mọi vấn đề về nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin của ban giám đốc đều sẽ đưa cho thư ký giám đốc phụ trách thu thập và báo cáo lại trong thời gian sớm nhất có thể.

c. Không là văn thư nhưng hỗ trợ mật thiết cho văn thư:

Nếu được dùng một tính từ để miêu tả người thư ký giám đốc, Phượng nhất định sẽ sử dụng từ “chuyên nghiệp”. Sự chuyên nghiệp là đòi hỏi tất yếu của vị trí này, trong đó một trong số yếu tố làm nên vẻ đẹp chuyên nghiệp cho thư ký giám đốc đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận.Có lẽ vì chính điều đó mà thư ký giám đốc cũng sẽ cùng tham gia vào công tác hỗ trợ văn thư đối với tất cả các vấn đề mà Phòng giám đốc yêu cầu như chuẩn bị hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho giám đốc trong mỗi buổi đi công tác.

d. Làm công tác liên lạc, truyền tin:

Thay mặt cho giám đốc, thư ký sẽ là người làm việc trực tiếp với các phòng ban bằng cách truyền tải thông tin mà Ban giám đốc đưa ra tới từng bộ phận. Đồng thời gửi lại các phản hồi của lãnh đạo, nhân viên tại các phòng ban bộ phận đó đến trực tiếp ban giám đốc. Nói chung, thư ký giám đốc sẽ thay mặt cho giám đốc làm việc trực tiếp với phòng ban trong công ty, chủ yếu là truyền đạt chỉ thị và làm việc theo định hướng yêu cầu của giám đốc. Đôi khi thư ký giám đốc còn có quyền tự quyết định trong một số vấn đề được giám đốc ủy quyền.

e. Làm nhiệm vụ hậu cần:

Hậu cần ở đây ý nói tới hậu cần cho ban giám đốc, không phải làm những công tác hậu cần cho công ty giống như Phòng Nhân sự. Theo đó, giám đốc thư ký sẽ phụ trách mọi hậu cần cho ban giám đốc trước mỗi chuyến công tác.

Chẳng hạn như liên hệ và lên lịch hẹn với đối tác. book vé máy bay cho chuyến công tác, book phòng khách sạn hay chuẩn bị hoàn tất các thủ tục làm visa cho giám đốc để chuyến công tác được diễn ra thuận lợi, trong tư thế sẵn sàng.

f. Giúp việc cho ban giám đốc trong xây dựng các mối quan hệ

Khi cần thiết để xây dựng, giải quyết những mối quan hệ đối nội hay đối ngoại thì Thư ký cũng là người đứng ra thay mặt cho ban giám đốc làm điều đó. Dưới chỉ thị và định hướng của giám đốc, khi cần tạo mối quan hệ tốt đẹp với đối tác quan trọng, người thư ký sẽ gửi hoa và quà, gửi thiệp chúc mừng trong những dịp kỷ niệm hay vào các ngày lễ,...

Đồng thời, nếu doanh nghiệp có liên doanh với nước ngoài, thường xuyên hợp tác với nhiều đối tác khách hàng nước ngoài thì thư ký giám đốc còn làm công tác của một biên - phiên dịch tài liệu cho giám đốc. Điều này kéo theo yêu cầu trong tuyển dụng, người ứng tuyển vị trí việc làm này buộc phải có trình độ tiếng Anh tốt, khả năng nghe - nói - đọc - viết giỏi.

Thư ký giám đốc thực hiện những công việc gì?

Những công việc vừa nêu cho thấy hình ảnh của một người thư ký đa di đăng hay cũng có thể đánh giá thư ký là một nghề đa đăng. Không phải ai cũng có đủ khả năng để đa năng như vậy. Bạn buộc phải là một người linh hoạt và có được ít nhất những đặc điểm sau thì mới có thể có cơ hội ứng tuyển việc làm thư ký giám đốc. Hãy theo dõi tiếp bài viết để biết được mình sẽ phải đáp ứng những đòi hỏi cơ bản nào từ nhà tuyển dụng mới có cơ hội với vị trí này.

3.  Những yêu cầu tuyển dụng cơ bản vị trí thư ký giám đốc:

a. Những yêu cầu tối thiểu dành cho ứng viên thư ký giám đốc

Thứ nhất về mặt trình độ chuyên môn, ứng cử viên của vị trí danh giá này sẽ phải tốt nghiệp ra trường từ các hệ đại học trở lên với những chuyên ngành đào tạo như Ngọai Thương, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ. Đây sẽ là điều kiện đầu tiên giúp một người có đủ kiến thức, trình độ để giúp việc cho ban giám đốc, đủ khả năng thay mặt cho ban giám đốc trong một số trường hợp cần thiết và quan trọng.

Thứ hai, yêu cầu về kinh nghiệm việc làm để có thể có cơ hội ứng tuyển trở thành một thư ký giám đốc thường sẽ không bị yêu cầu quá khắt khe. Chỉ cần bạn có sự am hiểu cơ bản đối với những hoạt động quản trị, quản lý đối với phạm vi doanh nghiệp là được.

b. Những yêu cầu về kỹ năng của thư ký giám đốc

•  Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành liên quan.

•  Có kinh nghiệm làm việc trong ngành khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quanh.

•  Có kỹ năng soạn thảo văn bản, sử dụng thành thạo Word, Excel và các phần mềm văn phòng khách.

•  Có kỹ năng giao tiếp, ứng xử, thuyết trình, đàm phán và giải quyết xung đột.

•  Có kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu, lập kế hoạch, tổ chức công việc.

•  Có kỹ năng ngoại ngữ, biết tiếng Anh và một hoặc hai ngoại ngữ khách.

IV. Trưởng bộ phận lễ tân (Front Office Manager – FOM):

 

Trưởng bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm điều hành tất cả công việc thuộc bộ phận lễ tân. Chịu trách nhiệm đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn. Trực tiếp xử lý các yêu cầu, phàn nàn khi khách hoặc nhân viên yêu cầu. Chịu trách nhiệm tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự phòng lễ tân.

1. Trưởng bộ phận lễ tân có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm, bao gồm:

•  Điều phối công việc cho các nhân viên trong bộ phận, lên kế hoạch, phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc.

•  Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành và khách ở dài hạn, lên phương án chuẩn bị và hỗ trợ các nhân viên trong việc chào đón, phục vụ và tiễn khách.

•  Xử lý các yêu cầu, phàn nàn và khiếu nại của khách hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng và giải quyết nhanh chóng.

•  Tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho bộ phận, xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.

•  Lập các mẫu form, báo cáo, nhật ký công việc của bộ phận, kiểm tra giá phòng và thông tin khách hàng trên hệ thống.

•  Hỗ trợ triển khai các hoạt động marketing của khách sạn, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và các bên liên quan.

2. Bản mô tả công việc trưởng bộ phận lễ tân khách sạn:

Bản mô tả công việc trưởng bộ phận lễ tân khách sạn là tài liệu diễn giải nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu mà ứng viên phải thực hiện khi ứng tuyển vào vị trí này. Hãy cùng https://trinhvuongtung.blogspot.com/ tìm hiểu chi tiết công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn.

a.         Điều phối công việc bộ phận lễ tân

·            Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.

·            Tổ chức phân công công việc cho các giám sát, nhân viên lễ tân khách sạn.

·            Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…

·            Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.

·            Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.

b.        Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn

·            Lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp khách VIP và đảm bảo việc chuẩn bị được thực hiện hoàn hảo.

·            Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách được phục vụ tốt nhất.

·            Hỗ trợ nhân viên lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn, đảm bảo khách luôn hài lòng.

c.         Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng

·            Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận xử lý những yêu cầu khó của khách, những phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.

·            Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.

·            Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự.

d.        Tuyển chọn nhân sự

·            Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện để đảm bảo bộ phận luôn có đủ lực lượng nhân sự cần thiết.

·            Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.

e.         Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự

·            Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.

·            Đảm bảo tính hiệu quả của các khóa đào tạo.

·            Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.

f.          Các công việc khác

·            Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.

·            Lập các mẫu form cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.

·            Hỗ trợ triển khai các hoạt động Marketing của khách sạn.

·            Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: báo cháy, mưa bão, đe dọa bom…

·            Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác trong khách sạn.

·            Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về lễ tân.

·            Tham gia đầy đủ các cuộc họp với ban giám đốc khách sạn.

·            Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới…

·            Hỗ trợ ban giám đốc khách sạn các công việc hành chính.

·            Làm các báo cáo theo quy định của khách sạn.

·            Thực hiện các công việc khác khi được giám đốc, chủ đầu tư yêu cầu.

3. Yêu cầu đối với trưởng bộ phận lễ tân khách sạn:

Theo như Bản mô tả công việc trưởng bộ phận lễ tân, để đảm nhiệm vị trí Trưởng bộ phận lễ tân khách sạn bạn cần có bằng tốt nghiệp các ngành lễ tân, ngoại ngữ, kinh tế, quản trị kinh doanh, du lịch khách sạn hoặc các chuyên ngành liên quan.

·                   Có kinh nghiệm từ 3 -5 năm ở vị trí tương đương.

·                   Ngoại hình ưa nhìn.

·                   Tiếng Anh thành thạo 4 kỹ năng.

·                   Thành thạo tin học văn phòng.

·                   Nhanh nhẹn, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc.

·                   Kỹ năng quản lý.

·                   Kỹ năng giao tiếp

·                   Kỹ năng lãnh đạo.

·                   Kỹ năng làm việc nhóm.

·                   Khả năng truyền đạt.

V.                       Nhân viên lễ tân (Receptionist):

Nhiệm vụ chính của lễ tân khách sạn là tiếp nhận điện thoại của khách hàng gọi điện đến khách sạn, chào đón khách, giới thiệu, quảng bá hình ảnh của khách sạn tới khách hàng, làm thủ tục nhận phòng (check in), thủ tục trả phòng (check out), giải đáp thắc mắc của khách hàng trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.

1.                 Công việc chính của nhân viên lễ tân bao gồm:

•  Đón tiếp khách hàng, giới thiệu về các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, giải đáp các thắc mắc và yêu cầu của khách hàng.

•  Thực hiện các thủ tục liên quan đến khách hàng, như đặt chỗ, nhận phòng, trả phòng, thanh toán, xuất hóa đơn, lưu giữ hồ sơ...

•  Nhận và xử lý các cuộc gọi, email hoặc tin nhắn của khách hàng qua các kênh trực tuyến.

•  Phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để xử lý các công việc chung.

•  Giữ gìn khu vực lễ tân sạch sẽ, gọn gàng và thẩm mỹ.

•  Xử lý các nhiệm vụ khác khi được cấp trên yêu cầu.

2.    Mô tả công việc của Nhân viên lễ tân:

·           Nhân viên Lễ tân làm việc ở nhiều địa điểm với yêu cầu cụ thể riêng, tuy nhiên nhìn chung họ phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ như:

·           Chào hỏi và đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp các vấn đề, thắc mắc của khách trực tiếp hoặc thông qua điện thoại.

·           Nhân viên lễ tân tòa nhà hoặc nhà hàng có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ cho khách vị trí thang máy, số phòng,...

·           Lưu giữ thông tin, hồ sơ của khách hàng, đối tác quan trọng.

·           Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi của khách.

·           Giữ gìn khu vực lễ tân sạch sẽ, tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức, doanh nghiệp.

·           Phụ trách an toàn của văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm tra người ra/vào thông qua bàn lễ tân (theo dõi sổ nhật ký, phát hành thẻ thông hành cho khách).

·           Đặt hàng đồ dùng văn phòng phẩm và theo dõi lượng tồn kho.

·           Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý, thực hiện các công việc chung.

 3.  Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên lễ tân:

·           Không đòi hỏi quá cao về bằng cấp nhưng Nhân viên Lễ tân yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng mềm mới đáp ứng được yêu cầu công việc. Một số kỹ năng và kinh nghiệm bao gồm:

·           Có kinh nghiệm làm nhân viên lễ tân hoặc chức vụ tương tự.

·           Sử dụng thành thạo bộ phần mềm MS Office.

·           Thao tác thành thạo các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax.

·           Ngoại hình đẹp, thái độ chuyên nghiệp.

·           Kỹ năng giao tiếp tốt trực tiếp và qua điện thoại, email.

·           Khả năng làm việc đa nhiệm và quản lý thời gian.

·           Kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt.

·           Tốt nhiệp THPT trở lên, ưu tiên người có bằng đại học, cao đẳng.

VI.  Nhân viên đặt phòng (Reservation Staff)

Thực hiện quy trình tiếp nhận đặt phòng, xác nhận, sửa đổi, hủy đặt phòng, tổng hợp tình hình đặt phòng trong ngày, thực hiện các công việc khác do trưởng bộ phận giao.

1.                 Công việc chính của nhân viên đặt phòng bao gồm:

•  Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng qua điện thoại, email, OTA, TA... linh hoạt trong việc bán phòng trống, đảm bảo các yêu cầu đặt phòng được xử lý trong vòng 48 giờ.

•  Tuân thủ đúng quy trình nhận đặt phòng của khách sạn, đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt phòng của khách để chuyển cho bộ phận liên quan chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách hàng.

•  Chú ý đến các yêu cầu đặt phòng VIP, khách hàng trung thành, khách công ty... để xếp phòng theo đúng yêu cầu.

•  Đảm bảo nắm rõ thông tin về các dịch vụ của khách sạn, các chương trình ưu đãi theo dịp hay áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác nhau để giới thiệu chính xác đến khách đặt phòng.

•  Xác nhận - sửa đổi - hủy đặt phòng từ khách: thực hiện việc gọi điện thoại hoặc gửi mail xác nhận - để đảm bảo chắn chắn khách sẽ đến nhận phòng và thực hiện việc sửa đổi thông tin đặt phòng hoặc hủy booking nếu khách thay đổi quyết định.

•  Tiếp nhận yêu cầu sửa đổi, hủy đặt phòng chủ động từ phía khách và thực hiện đúng quy trình sửa đổi - hủy đặt phòng của khách sạn.

•  Đảm bảo các thông tin sửa đổi, hủy đặt phòng được cập nhật vào hệ thống chính xác tuyệt đối để không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh phòng của khách sạn.

•  Thực hiện việc tổng hợp danh sách khách dự kiến check-in, check out trong ngày từ phần mềm quản lý đặt phòng, chuyển tổ lễ tân chuẩn bị đón tiếp hay hồ sơ thanh toán cho khách; chuyển bộ phận buồng phòng lên kế hoạch dọn phòng hợp lý.

•  Phối hợp với nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin sử dụng dịch vụ của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, đưa vào hồ sơ lưu trữ để triển khai các dịch vụ cá nhân hóa về sau, nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn.

•  Giữ gìn khu vực lễ tân sạch sẽ, gọn gàng và thẩm mỹ.

•  Xử lý các nhiệm vụ khác khi được cấp trên yêu cầu.

2.                 Để làm tốt công việc này, bạn cần có những yêu cầu sau:

•  Tốt nghiệp THPT trở lên, ưu tiên người có bằng cao đẳng, đại học chuyên ngành liên quan.

•  Có kinh nghiệm làm việc trong ngành dịch vụ hoặc các lĩnh vực liên quan.

•  Có kỹ năng giao tiếp, ứng xử, thuyết trình và giải quyết xung đột.

•  Có kỹ năng sử dụng thành thạo Word, Excel và các phần mềm văn phòng khác.

•  Có kỹ năng ngoại ngữ, biết tiếng Anh và một hoặc hai ngoại ngữ khách.

VII. Trưởng bộ phận buồng phòng (Executive Housekeeper)

Trưởng bộ phận buồng phòng là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động bộ phận buồng phòng, xây dựng tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên, giải quyết yêu cầu, phàn nàn của khách hàng, tuyển chọn, đào tạo nhân viên buồng phòng.

1.                  Công việc chính của trưởng bộ phận buồng phòng là:

•  Lập kế hoạch, phân công, giám sát và đánh giá công việc của các nhân viên trong bộ phận.

•  Xây dựng tiêu chuẩn, quy trình và chính sách làm việc cho bộ phận, thực hiện các điều chỉnh và cải tiến khi cần thiết.

•  Kiểm tra và đảm bảo chất lượng vệ sinh của các phòng khách, nhà hàng, phòng họp, khu vực công cộng và các khu vực khác trong khách sạn.

•  Quản lý tài sản cố định, thiết bị, vật dụng, hóa chất và nguyên liệu của bộ phận, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế khi cần.

•  Giải quyết các yêu cầu, phàn nàn và khiếu nại của khách hàng liên quan đến bộ phận buồng phòng, phối hợp với các bộ phận khác để đáp ứng và giải quyết nhanh chóng.

•  Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá nhân sự cho bộ phận, xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.

•  Lập các mẫu form, báo cáo, nhật ký công việc của bộ phận, kiểm tra và cập nhật thông tin khách hàng trên hệ thống.

•  Tham gia các hội nghị, hội thảo, đào tạo về buồng phòng và các cuộc họp với ban giám đốc khách sạn

2. Bản mô tả công việc Trưởng bộ phận buồng phòng

a. Xây dựng tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên bộ phận

 

·         Tham gia việc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình làm việc cụ thể cho mỗi vị trí công việc trong bộ phận.

·         Thực hiện các điều chỉnh, thay đổi về tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên theo những định hướng mới của khách sạn.

b. Quản lý, điều phối các hoạt động của bộ phận

·         Lập kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận, triển khai – giám sát việc thực hiện kế hoạch hoàn thành đúng tiến bộ.

·         Thường xuyên kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên để đảm bảo đáp ứng được các tiêu chuẩn về chất lượng phục vụ, chất lượng vệ sinh trong phòng khách, phòng hội nghị, nhà hàng, khu vực công cộng… của khách sạn.

·         Phối hợp với giám sát buồng phòng lên lịch làm việc cho nhân viên và thực hiện việc điều phối nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế.

·         Kiểm soát quy trình xử lý đồ thất lạc của khách.

c. Giải quyết các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng

·         Hỗ trợ nhân viên trong bộ phận giải quyết những yêu cầu khó, những phàn nàn của khách mà nhân viên cấp dưới không xử lý được.

·         Triển khai phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách, giải quyết nhanh những điều khách phàn nàn để khách không có những ấn tượng không tốt về khách sạn.

·         Lưu lại nội dung những yêu cầu, phàn nàn khó của khách và hướng dẫn nhân viên cách xử lý khi gặp tình huống tương tự.

d. Tuyển chọn nhân sự cho bộ phận

·         Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện.

·         Trực tiếp phỏng vấn, tuyển chọn và đàm phán lương, thưởng, chế độ đãi ngộ với nhân viên mới.

·         Chọn lựa những nhân viên có năng lực của bộ phận đảm nhận những vị trí cao hơn, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc.

e. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên

·         Thiết lập chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên.

·         Lên kế hoạch, tổ chức triển khai các khóa bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận và đảm bảo tính hiệu quả các khóa

·         Trực tiếp đào tạo hoặc phân công đào tạo nhân viên mới.

g. Các công việc khác

·         Thường xuyên kiểm tra nhật ký hoạt động của bộ phận để đảm bảo mọi công việc đều được giải quyết kịp tiến độ.

·         Lập các mẫu form sử dụng cho quá trình hoạt động của bộ phận buồng phòng.

·         Trực tiếp kiểm tra phòng lưu trú của khách, đoàn khách quan trọng của khách sạn để đảm bảo đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng tốt nhất.

·         Hướng dẫn nhân viên bộ phận sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm: điện, nước, hóa chất…

·         Cập nhật tình hình hoạt động các trang thiết bị của bộ phận để có kế hoạch sửa chữa, thay thế mới để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

·         Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác để phối hợp đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

·         Quản lý việc xuất – nhập các trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng, hóa chất… cần thiết cho công việc của bộ phận.

·         Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động của bộ phận hiệu quả hơn.

·         Hỗ trợ các bộ phận khác triển khai các hoạt động kinh doanh – phát triển khách sạn.

·         Tham gia các cuộc họp với ban giám đốc khách sạn.

·         Tích cực tham gia các hội nghị, hội thảo, khóa đào tạo về buồng phòng.

·         Tổ chức các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của bộ phận để triển khai công việc, phổ biến những chính sách mới…

·         Làm các báo cáo công việc theo quy định của khách sạn.

·         Thực hiện các công việc khác khi được ban giám đốc khách sạn giao phó.

·         Đào tạo nhân viên buồng phòng

3. Yêu cầu đối với Trưởng bộ phận buồng phòng

·           Theo bản mô tả công việc trưởng bộ phận buồng phòng thì đây là một vị trí quản lý cho nên bạn cần có bằng trung cấp/ cao đẳng/ đại học về du lịch khách sạn, quản trị kinh doanh, nghiệp vụ buồng phòng hoặc chuyên ngành liên quan.

·           Tiếng Anh giao tiếp tốt.

·           Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương

·           Tác phong làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc, có tính kỷ luật cao.

·           Có khả năng ngoại giao, sáng tạo, tự tin, năng động, chịu được áp lực cao trong công việc.

·           Có các kỹ năng sắp sếp, kỹ năng giao tiếp với khách hàng.

·           Kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt.

·           Có thể sử dụng vi tinh văn phòng

·           Có khả năng giải quyết vấn đề, sắp xếp và tổ chức công việc tốt

·           Khéo léo trong sắp xếp và sử dụng nhân viên.

·           Tính cẩn thận, tỉ mỉ, sạch sẽ

VIII. Nhân viên buồng phòng (Room Attendant):

 

Chịu trách nhiệm giữ gìn, vệ sinh phòng khách và khu vực hành lang sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Để đảm nhiệm vị trí nhân viên buồng phòng bạn chỉ cần có bằng THPT, có sức khỏe, chịu khó, biết tiếng Anh là một lợi thế.

1. Công việc của nhân viên buồng phòng bao gồm:

•  Dọn dẹp và làm vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn.

•  Kiểm tra và bổ sung các vật dụng cần thiết trong phòng như: xà phòng, khăn tắm, giấy vệ sinh, v.v...

•  Làm sạch các đồ đạc trong phòng như: rửa ly, đổ rác, gạt tàn thuốc lá, v.v...

•  Dọn giường, thay ga giường và vỏ gối.

•  Làm vệ sinh nhà tắm và các trang thiết bị trong nhà tắm.

•  Lau chùi các cánh cửa, tường, trần nhà, cửa gió điều hoà, cửa thông gió, cửa sổ, ban công và gương kính.

•  Kiểm tra và tưới nước bình hoa trong phòng khách và hành lang.

•  Đảm bảo các trang thiết bị trong phòng hoạt động tốt. Nếu có hư hỏng, báo ngay cho cấp trên để kịp thời sửa chữa.

•  Chuẩn bị xe đẩy và các dụng cụ dọn dẹp trước khi làm phòng.

•  Nhận chìa khoá và danh sách các phòng được phân công trước khi bắt đầu ca làm việc. Hoàn trả lại chìa khoá phòng khi kết thúc ca.

•  Báo cáo và bàn giao lại cho cấp trên về các đồ vật khách bỏ quên.

•  Thống kê vật dụng bằng vải hàng tháng.

•  Tiếp nhận đồ cần giặt của khách, kiểm tra và trả lại chính xác cho khách khi giặt xong.

2. Bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng khách sạn:

Yêu cầu cơ bản đối với nhân viên buồng phòng là phải có thái độ lịch sự, nhiệt tình, có trách nhiệm , trung thực và có tinh thần hợp tác cao.

a. Dọn dẹp và làm vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn.

·            Dọn giường, thay ga giường và vỏ gối.

·            Làm sạch các đồ đạc trong phòng.

·            Làm vệ sinh nhà tắm và các trang thiết bị trong nhà tắm.

·            Thay khăn tắm và bổ sung các vật dụng cần thiết như: xà phòng, tạp chí, văn phòng phẩm, giấy lau tay, giấy vệ sinh, v.v…

·            Đổ rác và gạt tàn thuốc lá.

·            Rửa sạch ly, cốc uống nước.

·            Lau chùi các cánh cửa, tường, trần nhà, cửa gió điều hoà, cửa thông gió, cửa sổ, ban công và gương kính.

·            Hút bụi bên trong phòng và khu vực hành lang trước cửa phòng.

·            Kiểm tra hoa trong phòng khách, hành lang, tưới nước và gọi thay nếu cần.

Nhân viên buồng phòng vệ sinh phòng khách

·            Thực hiện các yêu cầu của khách như là đổ gạt tàn, trải lại giường, đánh giầy, các dịch vụ trọn gói và không trọn gói khác…

·            Làm vệ sinh khu vực hành lang bao gồm cả khu vực trước cửa thang máy.

·            Khi vào làm vệ sinh các phòng trống, phải chắc chắn rằng tất cả các trang thiết bị trong phòng còn hoạt động tốt, báo cáo lại mọi sự cố cho giám sát viên và bổ sung các đồ dùng còn thiếu, chuẩn bị phòng sẵn sàng cho khách vào ở.

·            Hàng ngày chuẩn bị xe đẩy và các dụng cụ làm phòng trước khi làm phòng.

·            Hàng ngày phải hoàn thành và nộp lại bản báo cáo của nhân viên buồng phòng.

·            Nhận chìa khoá, danh sách các phòng được phân công và các chỉ dẫn từ giám sát viên trước khi bắt đầu ca làm việc và khi kết thúc ca làm việc phải hoàn trả lại chìa khóa phòng .

·            Làm vệ sinh, bảo dưỡng các trang thiết bị và các khu vực dịch vụ hàng ngày.

·            Báo cáo và bàn giao cho giám sát viên hoặc nhân viên văn phòng các đồ đạc khách bỏ quên.

·            Báo ngay cho giám sát viên biết những trang thiết bị bị hỏng và những người khả nghi trong khu vực phòng khách.

·            Chuyển đồ đạc từ phòng này sang phòng khác, từ trên phòng xuống tầng hầm và ngược lại.

·           
Làm thống kê đồ vải hàng tháng.

Nhân viên buồng phòng nhận đồ giặt của khách

 

·            Nhận đồ giặt của khách, kiểm tra cẩn thận và trả lại chính xác vào phòng khách.

b. Kiểm tra phòng khách check-out

·            Khi khách làm thủ tục check-out trả phòng, nhân viên buồng phòng có nhiệm vụ kiểm tra minibar phòng khách, tình trạng sử dụng của các thiết bị.

·            Cung cấp trung thực các thông tin kiểm tra cho nhân viên lễ tân được biết để xử lý check-out của khách.

c. Xử lý các tình huống phát sinh

·            Với những phòng khách treo biển “Xin đừng làm phiền! (Do not Disturb!) quá lâu, vượt khung giờ quy định của khách sạn, nhân viên buồng phòng phải báo cáo ngay với giám sát ca trực để xử lý kịp thời.

·            Nếu phát hiện khách bị thương, đau ốm… trong phòng, nhân viên buồng báo cáo cho giám sát ca liên hệ nhân viên y tế hỗ trợ xử lý, đưa khách đến bệnh viện trong trường hợp cần thiết. Chủ động thăm hỏi tình hình sức khỏe của khách.

·            Giúp đỡ khách tìm chìa khóa, đồ thất lạc.

·            Phối hợp với các nhân viên, bộ phận khác trong khách sạn xử lý các tình huống phát sinh như: khách bị mất trộm, hỏa hoạn…

d. Các công việc khác

·            Cuối ca làm việc, thực hiện việc vệ sinh các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ công việc dọn phòng – bảo quản đúng cách, đúng nơi quy định của khách sạn.

·            Phối hợp với nhân viên lễ tân, nhân viên hành lý hỗ trợ khách chuyển phòng theo yêu cầu.

·            Đề cao tinh thần cảnh giác để đảm bảo các vấn đề về an ninh, an toàn trong khách sạn.

·            Tham gia các cuộc họp định kỳ/ đột xuất của bộ phận, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên buồng phòng.

·            Nhiệt tình tham gia các khóa huấn luyện, nâng cao trình độ khi được khách sạn tạo điều kiện.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận buồng phòng.

Nhân viên hoàn thành tốt các công việc đã được nêu trên mà không cần phải giám sát hoặc nhắc nhở và các nhiệm vụ khác khi được giao thêm.

Bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng khách sạn này không phải để giới hạn phạm vi công việc và trách nhiệm như đã nêu ở trên mà chỉ nhấn mạnh những khía cạnh nổi bật nhất của vị trí này. Mọi nhân viên cần thực hiện tốt công việc của mình và đóng góp cho sự thành công của khách sạn. Ngoài ra, nhân viên cần chấp nhận mọi sự thay đổi trong công việc liên quan tới khách sạn một cách thoải mái.

3. Yêu cầu đối với nhân viên buồng phòng

Theo như bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng, để đảm nhận vị trí này bạn cần có bằng THPT, ưu tiên có chứng chỉ nghiệp vụ buồng phòng hoặc kinh nghiệm làm việc tại các khách sạn.

·            Có sức khỏe tốt

·            Chăm chỉ, năng động, thân thiện, làm việc độc lập.

·            Tiếng Anh cơ bản

·            Hiểu biết về hóa chất làm sạch

·            Biết sử dụng máy móc, thiết bị vệ sinh.

·            Kỹ năng quản lý thời gian.

IX. Trưởng bộ phận ẩm thực (Food & Beverage):

 

Bộ phận ẩm thực

Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp. Trên thực tế, tại nhiều khách sạn lớn, quản lý F&B thiên phụ trách dịch vụ ăn uống tại các nhà hàng, còn bộ phận bếp gần như độc lập, chịu sự điều hành trực tiếp từ Giám đốc/ phó giám đốc điều hành.

Chịu trách nhiệm giữ gìn, vệ sinh phòng khách và khu vực hành lang sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Để đảm nhiệm vị trí nhân viên buồng phòng bạn chỉ cần có bằng THPT, có sức khỏe, chịu khó, biết tiếng Anh là một lợi thế.

Trưởng bộ phận ẩm thực (Food & Beverage) là người chịu trách nhiệm quản lý, giám sát và điều hành các hoạt động liên quan đến dịch vụ ăn uống tại khách sạn, nhà hàng, resort, v.v... Người này phải đảm bảo chất lượng, hiệu quả và lợi nhuận của các khu vực phục vụ ăn uống, cũng như sự hài lòng của khách hàng. Trưởng bộ phận ẩm thực còn có nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, điều phối và đào tạo nhân viên cho bộ phận. Đây là một vị trí quan trọng và đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn, quản lý và giao tiếp.

1. Công việc cụ thể của trưởng bộ phận ẩm thực là:

•  Lập và thực hiện các chính sách, quy định và tiêu chuẩn cho bộ phận ẩm thực.

•  Lập và kiểm soát ngân sách, chi phí và doanh thu của bộ phận.

•  Lên menu, định giá và cập nhật các món ăn, đồ uống theo xu hướng và thị hiếu của khách hàng.

•  Làm việc với các nhà cung cấp thực phẩm, đồ uống để đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.

•  Quản lý tồn kho, kiểm tra và báo cáo về tình trạng hàng hóa.

•  Giám sát và kiểm tra chất lượng dịch vụ, an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường tại các khu vực phục vụ ăn uống.

•  Xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng và nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả.

•  Tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật nhân viên theo quy định.

•  Đào tạo, hướng dẫn và phát triển nhân viên cho bộ phận.

•  Phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn để đảm bảo sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau.

2. bản mô tả công việc trưởng bộ phận ẩm thực

·           Giám sát việc quản lý của nhà hàng, quầy bar và phòng tiệc;

·           Giám sát việc quản lý các hoạt động nhà bếp;

·           Quản lý nhân viên trong cơ cấu tổ chức của khách sạn và các chính sách  nhân lực của khách sạn;

·           Cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, tư vấn và điều hành công việc hiệu quả nhằm hỗ trợ Giám đốc điều hành đạt được mục tiêu chiến lược;

·           Thiết lập hệ thống giám sát mà thực hiện mục tiêu phòng ban;

·           Đảm bảo sự tuân thủ với các hoạt động kinh doanh;

·           Dựa trên chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận và những tiêu chí khác để xây dựng sản phẩm dịch vụ ẩm thực mới của khách sạn;

·           Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;

·           Quản lý việc cung cấp các dịch vụ chất lượng cao cho khách;

·           Đạt doanh thu ngân sách, chuẩn bị chi phí dự báo, giám sát và kiểm soát đồ ăn và thức uống hàng tháng;

·           Tối đa hóa lợi nhuận và trong tất cả các lĩnh vực của các bộ phận;

·           Tham gia vào việc chuẩn bị ngân sách hoạt động hàng năm;

·           Xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính để hỗ trợ các mục tiêu tổng thể của khách sạn;

·           Đảm bảo tất cả các nhân viên được đào tạo đúng tiêu chuẩn chất lượng, dịch vụ và có các công cụ, thiết bị cần thiết để thực hiện hiệu quả chức năng công việc của họ;

·           Xây dựng kế hoạch hoạt động , quản lý nguồn nhân lực lý hiệu quả;

·           Làm việc với Giám đốc Tài chính trong việc lập và quản lý ngân sách của khách sạn;

·           Nắm rõ quy định làm việc của nhân viên dưới quyền;

·           Kiểm soát việc đặt hàng của Nhà hàng;

·           Kiểm soát việc bảo quản và sử dụng hàng hóa;

·           Nghiên cứu nhu cầu và sở thích về các món ăn của khách. Xây dựng các thực đơn phù hợp;

·           Nghiên cứu và đề xuất các ý tưởng về các chương trình hoặc các đợt khuyến mãi và quảng cáo nhà hàng để tăng doanh thu;

·           Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hạn chế tối đa mức lãng phí thực phẩm và thức ăn thừa;

·           Chịu trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản và hàng hóa của nhà hàng. 

·           Chịu trách nhiệm về lượng dự trữ các dụng cụ, đồ dùng phục vụ khách của nhà hàng (dao, thìa, nĩa, napkin, khăn trải bàn….);

·           Đề xuất với Lãnh đạo trong trường hợp có nhu cầu nâng cấp, cải tạo nhà hàng; mua mới trang thiết bị, dụng cụ, đồ dùng phục vụ khách (dao, thìa, nĩa, napkin, khăn trải bàn….);

·           Xây dựng kế hoạch đào tạo, kết hợp với Phòng đào tạo tổ chức các lớp đào tạo, huấn luyện kỹ năng nghề, kiến thức sản phẩm, ngoại ngữ cho nhân viên. Tổ chức và giám sát việc hướng dẫn, bổ túc kỹ năng nghề hàng ngày cho nhân viên;

·           Kiểm tra, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cán bộ, nhân viên nhà hàng;

·           Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nguồn cho nhà hàng. 

3. Để trở thành trưởng bộ phận ẩm thực, bạn cần có các yêu cầu sau:

•  Tốt nghiệp đại học trở lên, có bằng cấp chuyên môn về nghiệp vụ ẩm thực.

•  Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương tại khách sạn hay resort 4-5 sao.

 •  Thành thạo tiếng Anh và vi tính văn phòng.

•  Có kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức, giải quyết vấn đề, giao tiếp và đào tạo huấn luyện.

•  Có kiến thức về thực phẩm, đồ uống, an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và luật pháp liên quan.

X. Nhân viên phục vụ (Waiter/ Waitress)

Đảm nhận việc trực tiếp phục vụ các thực khách đến dùng bữa tại nhà hàng. Để đảm nhiệm vị trí nhân viên phục vụ nhà hàng, bạn cần có bằng THPT trở lên, giao tiếp tiếng Anh/ Việt tốt, ngoại hình ưa nhìn, nhanh nhẹn, hoạt bát, hòa đồng trong công việc.

1. Công việc của nhân viên phục vụ bao gồm:

•  Thực hiện quy trình phục vụ khách hàng theo tiêu chuẩn của nhà hàng.

•  Đảm bảo khu vực làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và an toàn.

•  Bảo quản và sử dụng hợp lý các dụng cụ, thiết bị và nguyên liệu của nhà hàng.

•  Phối hợp làm việc với các bộ phận khác trong nhà hàng như bếp, thu ngân, quản lý, v.v...

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

2. Để trở thành nhân viên phục vụ, bạn cần có các yêu cầu sau:

•  Tốt nghiệp cấp 3 trở lên, có bằng cấp chuyên môn về nghiệp vụ ẩm thực hoặc du lịch khách sạn là một lợi thế.

•  Có kinh nghiệm làm việc tại các nhà hàng, quán ăn hoặc khách sạn.

•  Thành thạo tiếng Việt và có khả năng giao tiếp tiếng Anh hoặc một ngoại ngữ khách.

•  Có kỹ năng giao tiếp, ứng xử, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.

•  Có thái độ nhiệt tình, thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp.

•  Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, linh hoạt và chịu khó.

XI. Bếp trưởng (Executive Chef)

 

Bếp trưởng chịu trách nhiệm điều hành, giám sát mọi hoạt động của bộ phận bếp. Đảm bảo chất lượng món phục vụ thực khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo duy trì chi phí thực phẩm ở mức tiêu chuẩn (35 – 40%). Ngoài ra, bếp trưởng còn phải đảm nhận công tác tuyển chọn, đào tạo và quản lý nhân viên bộ phận bếp.

Để đảm nhiệm vị trí bếp trưởng, bạn cần có bằng Trung cấp/ Cao đẳng/ Cử nhân chuyên ngành chế biến món ăn hoặc bằng cấp, kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Có khả năng điều hành, giám sát và tổ chức công việc. Làm việc linh hoạt, làm thêm giờ, tính sáng tạo, cởi mở. Biết sử dụng máy vi tính để phục vụ trong công việc và giao tiếp qua email. Tiếng Anh giao tiếp tốt là một lợi thế.

1. Một số công việc cụ thể của bếp trưởng là:

•  Lập và thực hiện các chính sách, quy định và tiêu chuẩn cho bộ phận ẩm thực.

•  Lập và kiểm soát ngân sách, chi phí và doanh thu của bộ phận.

•  Lên menu, định giá và cập nhật các món ăn, đồ uống theo xu hướng và thị hiếu của khách hàng.

•  Làm việc với các nhà cung cấp thực phẩm, đồ uống để đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.

•  Quản lý tồn kho, kiểm tra và báo cáo về tình trạng hàng hóa.

•  Giám sát và kiểm tra chất lượng dịch vụ, an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường tại các khu vực phục vụ ăn uống.

•  Xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng và nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả.

•  Tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật nhân viên theo quy định.

•  Đào tạo, hướng dẫn và phát triển nhân viên cho bộ phận.

•  Phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn để đảm bảo sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau.

2. Bản mô tả công việc bếp trưởng

a. Đảm bảo chất lượng món ăn

·       Hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên bếp và những nhân viên liên quan đến quá trình chế biến món ăn cho khách.

·       Kiểm soát toàn bộ quá trình nhân viên thực hiện để đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng món ăn.

·       Trực tiếp kiểm tra món ăn kỹ càng trước khi chuyển cho bộ phận phục vụ.

Đảm bảo chất lượng món ăn

b. Điều hành công việc

·       Phân công công việc cho nhân viên trong bếp.

·       Trực tiếp phổ biến cho nhân viên các quy định, hay thông tin của cấp trên hoặc các bộ phận chức năng.

·       Kiểm soát nhân viên thực hiện theo đúng các quy trình, hướng dẫn của nhà hàng khách sạn.

c. Quản lý hàng hóa trong bếp

·       Thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa, thực phẩm mua vào

·       Thực hiện kiểm tra chất lượng các loại thực phẩm tồn, các loại gia vị vào cuối ca làm việc để có hướng bảo quản cho phù hợp.

·       Trực tiếp quyết định việc hủy thực phẩm không đảm bảo chất lượng

d. Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh cá nhân, vệ sinh an toàn thực phẩm

·       Duy trì tiêu chuẩn vệ sinh cá nhân, đồng phục nhân viên bếp.

·       Trực tiếp tổ chức cho nhân viên thực hiện việc vệ sinh dụng cụ, dùng trong gian bếp theo đúng quy trình.

·       Chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn thực phẩm đồ ăn trong bếp.

e. Quản lý công cụ, dụng cụ, tài sản được giao

·       Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm kê các loại công cụ, dụng cụ, tài sản, máy móc, trong gian bếp.

·       Hướng dẫn, theo dõi việc sử dụng, bảo quản các loại tài sản, máy móc, công cụ trong bếp của nhân viên.

f. Quản lý nhân sự bộ phận bếp

·       Kết hợp với bộ phận nhân sự để tuyển dụng, tuyển chọn và đào tạo nhân viên bếp

·       Hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên trong bếp

·       Thiết lập các chính sách qui định trong bếp theo từng công việc và vị trí.

·       Phổ biến các quy định, chính sách, thủ tục hành chính nhân sự của nhà hàng khách sạn cho nhân viên bộ phận bếp.

·       Sắp xếp lịch làm việc hợp lý cho nhân viên, linh hoạt trong việc điều động nhân viên, săp xếp ngày nghỉ lễ, phép cho nhân viên.

·       Tổ chức cuộc họp với các bếp phó, trưởng ca và bếp chính hàng ngày, phân công công việc và tìm ra những giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ.

·       Đánh giá thành tích và kết quả làm việc của tất cả nhân viên trong bộ phận và cho những ý kiến về các khóa đào tạo, đào tạo chéo, và thăng chức, tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết năng lực của mình, cho ý kiến khi nhân viên đưa ra và chế biến những món ăn mới.

Quản lý nhân viên bộ phận bếp

g. Trực tiếp chế biến và nấu món

·       Nhận order từ bộ phận nhà hàng

·       Trực tiếp giao và giám sát nhân viên bếp thực hiện chế biến và nấu món.

·       Trực tiếp nấu món nếu khách yêu cầu hoặc thấy cần thiết

h. Tham gia hoạt động kinh doanh

·       Kết hợp với Giám đốc bộ phận ẩm thực (F&B Manager), phòng Sales & Marketing và Ban giám đốc để lập kế hoạch, phát triển các ý tưởng kinh doanh, ý tưởng thực đơn (Menu) và chương trình khuyến mại.

·       Thiết lập quan hệ tốt với khách hàng cũ và những khách hàng tiềm năng. Tư vấn thực đơn cho khách hàng sao cho hợp lý với giá cả và hài lòng khách hàng.

·       Tiếp nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng, sau đó thảo luận với các giám sát nhà hàng và giám đốc nhà hàng khi xây dựng thực đơn mới.

·       Giải quyết thắc mắc khiếu nại của khách liên quan đến bếp.

i. Phối hợp với các bộ phận

·       Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện nhiệm vụ được giao.

·       Tham gia cuộc họp các trưởng bộ phận và bộ phận ẩm thực.

k. Báo cáo

·       Làm báo cáo chi phí thực phẩm hàng ngày cho bộ phận kế toán

·       Làm báo cáo kế hoạch làm việc và chi phí thực phẩm định kỳ cho Giám đốc nhà hàng hoặc Giám đốc khách sạn.

3. Yêu cầu đối với vị trí bếp trưởng

Theo như Bản mô tả công việc bếp trưởng, Để đảm nhiệm vị trí bếp trưởng, bạn cần có bằng Trung cấp/ Cao đẳng/ Cử nhân chuyên ngành chế biến món ăn hoặc bằng cấp, kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Có khả năng điều hành, giám sát và tổ chức công việc. Làm việc linh hoạt, làm thêm giờ, tính sáng tạo, cởi mở. Biết sử dụng máy vi tính để phục vụ trong công việc và giao tiếp qua email. Tiếng Anh giao tiếp tốt là một lợi thế..

·       Có khả năng điều hành, giám sát và tổ chức công việc

·       Làm việc linh hoạt, làm thêm giờ, tính sáng tạo, cởi mở.

·       Biết sử dụng máy vi tính để phục vụ trong công việc và giao tiếp qua email.

·       Tiếng Anh giao tiếp tốt

·       Kỹ năng giao tiếp tốt

·       Kỹ năng quản lý thời gian

·       Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập

·       Kỹ năng quản lý, truyền đạt

XII. Nhân viên bếp (Cook)

Chịu trách nhiệm chế biến món ăn cho thực khách. Ngoài ra, nhân viên bếp còn thực hiện các công việc khác trong gian bếp. Để đảm nhiệm vị trí nhân viên bếp bạn cần có bằng cấp, chứng chỉ nghề bếp, có khả năng sáng tạo món ăn, khả năng cảm nhận mùi vị, kinh nghiệm nấu món. Có sức khỏe tốt, siêng năng, nhiệt tình, biết tiếng Anh là một lợi thế. Nhân viên bếp thường phải làm việc theo ca (Ca sáng, chiều, tối hoặc cả gẫy).

1. Công việc của nhân viên bếp bao gồm:

•  Sơ chế nguyên liệu trước khi nấu, như rửa, cắt, xay, trộn, ướp, v.v...

•  Nấu các món ăn theo thực đơn hoặc yêu cầu của khách hàng, tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và luật pháp liên quan.

•  Sử dụng và bảo quản các dụng cụ, thiết bị và nguyên liệu của nhà hàng một cách hợp lý và hiệu quả.

•  Phối hợp làm việc với các bộ phận khác trong nhà hàng như phục vụ, thu ngân, quản lý, v.v...

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

 

Để đảm nhiệm vị trí nhân viên bếp bạn cần có bằng cấp, chứng chỉ nghề bếp, có khả năng sáng tạo món ăn, khả năng cảm nhận mùi vị, kinh nghiệm nấu món. Có sức khỏe tốt, siêng năng, nhiệt tình, biết tiếng Anh là một lợi thế. Nhân viên bếp thường phải làm việc theo ca (Ca sáng, chiều, tối hoặc cả gẫy).

2. Để trở thành nhân viên bếp, bạn cần có các yêu cầu sau:

•  Tốt nghiệp cấp 3 trở lên, có bằng cấp chuyên môn về nghiệp vụ ẩm thực hoặc du lịch khách sạn là một lợi thế.

•  Có kinh nghiệm làm việc tại các nhà hàng, quán ăn hoặc khách sạn.

•  Có kiến thức về thực phẩm, đồ uống, an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và luật pháp liên quan.

•  Có kỹ năng nấu ăn, sáng tạo, tổ chức và giải quyết vấn đề.

•  Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, linh hoạt và chịu khó.

XIII. Giám đốc kinh doanh tiếp thị (Director of Sales & Marketing):

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu xu hướng khách hàng, xu hướng tiêu dùng du lịch từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kỳ, từng giai đoạn.

Lập kế hoạch quản lý, quảng bá thương hiệu, quảng bá hình ảnh. Quản lý doanh số, thúc đẩy bán hàng. Báo cao định kỳ cho Tổng giám đốc. Giám đốc phòng kinh doanh tiếp thị cũng chịu trách nhiệm quản lý, giám sát công việc của nhân viên phòng kinh doanh.

1. Công việc cụ thể của giám đốc kinh doanh tiếp thị là:

•  Lập và thực hiện các chính sách, quy định và tiêu chuẩn cho bộ phận kinh doanh tiếp thị.

•  Lập và kiểm soát ngân sách, chi phí và doanh thu của bộ phận.

•  Lên kế hoạch, triển khai và đánh giá các chiến dịch tiếp thị, quảng cáo, truyền thông và xúc tiến bán hàng cho khách sạn.

•  Làm việc với các đối tác, khách hàng tiềm năng và hiện tại để xây dựng mối quan hệ tốt và tăng cường hợp tác kinh doanh.

•  Nghiên cứu thị trường, phân tích xu hướng, cơ hội và đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

•  Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh tiếp thị, bao gồm sales manager, sales executive, marketing manager, marketing executive, v.v...

•  Xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng và nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả.

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

2. Để trở thành giám đốc kinh doanh tiếp thị, bạn cần có các yêu cầu sau:

•  Có bằng cấp chuyên môn về nghiệp vụ ẩm thực hoặc du lịch khách sạn.

•  Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương tại khách sạn hay resort 4-5 sao

•  Thành thạo tiếng Anh và vi tính văn phòng.

•  Có kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức, giải quyết vấn đề, giao tiếp và đào tạo huấn luyện.

•  Có kiến thức về kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo, truyền thông và xúc tiến bán hàng

•  Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, linh hoạt và sáng tạo.

XIV. Nhân viên kinh doanh tiếp thị (Sale & Marketing Executive):

Nhân viên phòng kinh doanh tiếp thị được chia theo mục đích công việc, thường có: nhân viên marketing, nhân viên kinh doanh, nhân viên PR, nhân viên kinh doanh online … Nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh, tiếp cận, tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, triển khai các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo, phát triển thị trường.

1. Công việc của nhân viên phòng kinh doanh tiếp thị:

·           Nhân viên marketing: là người chịu trách nhiệm xây dựng, phát triển thương hiệu, hình ảnh cho công ty. Họ lên kế hoạch, triển khai và đánh giá các chiến dịch tiếp thị, quảng cáo, truyền thông cho sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Họ cũng thiết lập và duy trì mối quan hệ với báo chí, truyền thông.

·           Nhân viên kinh doanh: là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng tiềm năng. Họ tư vấn và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Họ chịu trách nhiệm hoàn thiện hợp đồng và chăm sóc khách hàng trước và sau sale.

·           Nhân viên PR: là người chịu trách nhiệm quảng bá hình ảnh của công ty đến công chúng. Họ lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện, hội thảo, hội nghị để tăng cường uy tín và mối quan hệ của công ty với các đối tác, khách hàng và cộng đồng.

·           Nhân viên kinh doanh online: là người chịu trách nhiệm bán hàng qua các kênh online như website, facebook, zalo, shopee, v.v...

2. Để trở thành nhân viên kinh doanh tiếp thị, bạn cần có các yêu cầu sau:

·           Có bằng cấp về du lịch, khách sạn, kinh tế, ngoại ngữ hoặc chuyên ngành liên quan.

·           Tiếng Anh, tiếng Việt giao tiếp thành thạo (Nói, viết).

·           Ngoại hình ưu nhìn.

·           Vi tính văn phòng khá.

·           Có khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực công việc.

·           Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán, ra quyết định.

 

XV. KẾ TOÁN KHÁCH SẠN.

A. Kế toán trưởng (Chief Accountant)

Kế toán trưởng khách sạn (Hotel Chief Accountant) là người đứng đầu Bộ phận Kế toán khách sạn, tại các khách sạn nhỏ kế toán trưởng sẽ đảm nhận toàn bộ vai trò Tài chính – Kế toán, còn với khách sạn lớn bên trên sẽ có Giám đốc tài chính. Trách nhiệm chính của Kế toán trưởng là quản lý giám sát hoạt động tài chính khách sạn, tham mưu cho Ban giám đốc, phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, lập báo cáo gửi Giám đốc khách sạn và các cơ quan Nhà nước.

Chịu trách nhiệm giám sát và chỉ đạo mọi vấn đề kế toán và tài chính. Tư vấn chính sách tài chính, kế toán cho Tổng giám đốc, chủ đầu tư. Chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, quản lý và đánh giá được khả năng làm việc của các vị trí kế toán trong phòng.

Kiểm soát toàn bộ các hợp đồng kinh tế, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng cung cấp hàng hóa, hợp đồng bán phòng và dịch vụ trước khi chuyển Tổng giám đốc ký. Đảm bảo rằng tất cả các vấn đề về thuế đang được kiểm soát & xử lý một cách hợp lý và phù hợp với công ty và pháp luật….. Định kỳ báo cáo cho Tổng giám đốc, chủ đầu tư.

1.         Công việc Kế toán trưởng khách sạn

·            Trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, kiểm soát tài chính và thiết lập hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo theo quy định của Nhà nước và Quy định của Công ty.

·            Đánh giá, phân tích tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn, đề xuất với Lãnh đạo các giải pháp để sử dụng hiệu quả vốn và tài sản Công ty.

·            Thiết lập, bảo quản và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan một cách khoa học theo thời hạn quy định của Pháp luật và Công ty.

·            Trực tiếp kiểm soát, xét duyệt các chứng từ thu, chi, thanh toán theo đúng quy trình, trên nguyên tắc hợp pháp và đúng quy định của pháp luật và của công ty.

·            Hàng tuần phải kiểm tra, đôn đốc, đối chiếu các khoản công nợ phải thu, phải trả và báo cáo công nợ cho ban giám đốc theo quy định. Chỉ đạo nhân viên thu hồi công nợ theo định kỳ.

·            Thường xuyên cập nhật, kiểm tra giá cả của các mặt hàng thu mua vào khách sạn để có phương án điều chỉnh phù hợp.

·            Trực tiếp kiểm soát hệ thống luồng tiền, thu chi và báo cáo quỹ định kỳ theo quy định.

·            Tham mưu Ban Tổng giám đốc về tình hình hoạt động tài chính trong Công ty.

·            Phân công nhiệm vụ và giám sát nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình.

·            Tổ chức sắp xếp nhân sự phòng kế toán

·            Đánh giá hiệu quả công việc của kế toán viên

·            Thực hiện các công việc khác theo sự phân của Ban Giám đốc.

2.         Yêu cầu đối với Kế toán trưởng khách sạn

Để trở thành Kế toán trưởng khách sạn bạn cần có bằng cấp chuyên ngành kế toán, có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc kinh nghiệm nhiều năm làm kế toán tổng hợp.

·            Có chứng chỉ kế toán trưởng

·            Có khả năng giao tiếp tiếng Anh (với khách sạn có quản lý nước ngoài)

·            Có hiểu biết về các phần mềm khách sạn.

·            Thành thạo phần mềm kế toán và tin học văn phòng, đặc biệt là MS Excel.

·            Tác phong nhanh nhẹn, tinh thần trách nhiệm cao.

·            Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

·            Trung thực là điều kiện hàng đầu.

·            Kỹ năng giao tiếp tốt

·            Kỹ năng lãnh đạo và quản lý.

·            Kỹ năng truyền đạt tốt.

B. Nhân viên kế toán khách sạn (Accountant Staff)

Phòng kế toán khách sạn thường có các vị trí công việc: Kế toán tổng hợp (General Accountant), Kế toán phải thu (Receiable Accountant), Kế toán thanh toán (Payable Accountant), Kiểm soát chi phí (Cost Controller), Kế toán nội bộ (Auditor), Thu ngân (Cashier), Thủ quỹ (General Cashier),Thu mua (Purchasing), Thủ kho (Store Keeper). Chịu trách nhiệm công việc theo đúng chức danh đảm nhiệm.

1. Kế toán tổng hợp.

Kế toán tổng hợp (accountant general) khách sạn là cánh tay phải đắc lực cho kế toán trưởng, hỗ trợ xây dựng kế hoạch phòng kế toán, kiểm tra thu chi trước khi trình kế toán trưởng, hỗ trợ tuyển dụng đạo tạo nhân viên. Kế toán tổng hợp báo cáo trực tiếp cho Kế toán trưởng khách sạn.

a.        Công việc kế toán tổng hợp khách sạn:

 

·           Hỗ trợ kế toán trưởng xử lý các công việc kế toán

ü   Tham gia cùng kế toán trưởng xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm của khách sạn, dự báo tình hình hoạt động hàng tháng, quý, năm.

ü   Thường xuyên đối chiếu, rà soát tài khoản ngân hàng với sổ kế toán trên máy, cân đối các tài khoản, chủ động phát hiện các sai sót để xử lý kịp thời.

ü   Kiểm tra kỹ các khoản thanh toán trước khi chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

ü   Phối hợp các bộ phận liên quan kiểm tra việc sử dụng các khoản chi phí theo kế hoạch đã được duyệt.

ü   Tổng hợp, phân tích các chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu khách sạn để đảm bảo vốn được sử dụng hiệu quả.

·           Tham gia xây dựng, thực hiện và kiểm tra quy trình hoạt động của bộ phận kế toán

ü   Phối hợp với kế toán trưởng xây dựng, thực hiện và kiểm tra các quy trình hoạt động của bộ phận kế toán khách sạn.

ü   Hàng tháng rà soát kỹ bảng lương nhân viên và các chế độ của nhân viên do kế toán tiền lương chuyển duyệt để đảm bảo các số liệu chính xác trước khi thực hiện chi trả.

ü   Thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách thuế; kiểm tra kỹ những hồ sơ, chứng từ thuế… để đảm bảo các vấn đề về thuế của khách sạn được xử lý đúng quy trình, thủ tục cần thiết.

ü   Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận chuẩn bị các báo cáo tài chính, thuế, chi phí… hàng tháng.

·           Tham gia việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên

ü   Cùng kế toán trưởng lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và phối hợp bộ phận liên quan thực hiện việc tuyển dụng nhân sự đáp ứng được yêu cầu công việc.

ü   Phối hợp lên kế hoạch đào tạo định kỳ cho nhân viên trong bộ phận các vấn đề về tài chính kế toán, kiểm soát nội bộ liên quan đến lĩnh vực thuế, hệ thống thanh toán…

ü   Hướng dẫn nghiệp vụ xử lý số liệu, hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho các nhân viên trong bộ phận.

ü   Xác định khả năng phát triển của các nhân viên trong bộ phận và hướng dẫn họ phát triển nghề nghiệp.

·           Các công việc khác

ü   Thực hiện việc lưu trữ số sách, báo cáo, số liệu liên quan đến nghiệp vụ đúng quy trình và đảm bảo tính an toàn, bảo mật.

ü   Cung cấp các thống kê, số liệu kế toán cho cấp trên khi được yêu cầu.

ü   Chủ động đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả các công việc liên quan đến kế toán tài chính.

ü   Thay mặt kế toán trưởng điều hành hoạt động, giải quyết các vấn đề của phòng Tài chính – Kế toán và báo cáo cho kế toán trưởng được biết.

ü   Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên phân công.

ü   Thay mặt kế toán trưởng điều hành phòng kế toán

 

 

b.        Yêu cầu đối với Kế toán tổng hợp khách sạn

 

Theo như Bản mô tả công việc kế toán tổng hợp khách sạn, để đảm nhiệm vị trí kế toán tổng hợp khách sạn, bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

·            Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở việc trí tương đương (kinh nghiệm trong ngành khách sạn là một lợi thế).

·            Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.

·            Tiếng Anh cơ bản

·            Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.

·            Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán như Misa, Smile….

·            Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.

·            Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.

·            Có khả năng chịu áp lực công việc.

2. Kế toán tiền lương khách sạn:

Kế toán tiền lương khách sạn (Hotel Payroll Accounting) là người chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý ngày công của CBCNV, xây dựng thang bảng lương, tính lương, thanh toán lương, thanh toán tạm ứng, trợ cấp,… Thực hiện hạch toán lương vào phần mềm, lập báo cáo,… Kế toán tiền lương khách sạn thuộc bộ phận kế toán, làm việc dưới sự quản lý của kế toán trưởng.

Mô tả công việc kế toán tiền lương khách sạn

a.        công việc kế toán tiền lương khách sạn

 

·           Quản lý, theo dõi việc chấm công của nhân viên

ü   Lập các bảng chấm công theo quy định hoặc theo mẫu có sẵn của doanh nghiệp

ü   Hàng ngày quản lý, theo dõi để đảm bảo việc chấm công của nhân viên được thực hiện đầy đủ, chính xác

ü   Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động cả về số lượng lẫn chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động, kết quả lao động và thời gian kết thúc lao động cho cấp trên hoặc ghi vào sổ sách để hạch toán lương cho chính xác

·           Quản lý việc tạm ứng lương của nhân viên

ü   Xây dựng các mức cho phép tạm ứng lương cho nhân viên theo % lương tháng hoặc theo giá trị tiền riêng của từng nhân viên

ü   Lập các bảng tạm ứng lương, phiếu tạm ứng lương theo quy định hoặc theo mẫu sẵn có

ü   Tiếp nhận thông tin tạm ứng và giải quyết tạm ứng lương cho nhân viên theo yêu cầu

ü   Quản lý thông tin về các đợt tạm ứng lương trong tháng của từng nhân viên và của toàn doanh nghiệp

·           Quản lý kỳ lương chính

ü   Xây dựng kỳ tính lương theo các chỉ tiêu như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu – kết thúc kỳ lương.

ü   Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho nhân viên

·           Hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương

ü   Xây dựng thang bảng lương chi tiết cho từng nhân viên căn cứ vào thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và bảng chấm công

ü   Kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc nghỉ, các chế độ của nhân viên khớp với bảng chấm công

ü   Định kỳ thực hiện nhiệm vụ tính lương cho nhân viên dựa trên bảng chấm công, các khoản thưởng, trợ cấp phụ cấp, các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN,… nếu có) theo quy định

ü   Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để ra mức lương thực lĩnh cho từng nhân viên

ü   Hoàn thiện bảng lương và chuyển cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt đúng hạn

ü   Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm

ü   Định kỳ thực hiện thanh toán lương kịp thời và chính xác cho nhân viên theo quy định. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các các khoản tiền lương, các khoản trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn

·           Các công việc khác 

ü   Định kỳ lập báo cáo quyết toán thuế TNCN, biểu mẫu báo cáo BHXH theo quy định

ü   Lập báo cáo định kỳ về tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn theo quy định

ü   Cập nhật những thông số tính thu nhập mới khi người lao động được thăng chức – tăng lương, áp dụng tính lương cuối kỳ cho nhân viên

ü   Kiểm tra, theo dõi tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn; kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn cho nhân viên

ü   Phối hợp với các bộ phận liên quan lập báo cáo phân tích tình hình biến động số lượng, chất lượng lao động; đề xuất ý kiến đóng góp nếu cần

ü   Lưu trữ các dữ liệu kế toán, sổ sách chứng từ có liên quan theo quy định

ü   Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự phân công của cấp trên

b. Yêu cầu đối với Kế toán tiền lương khách sạn:

Theo như Bản mô tả công việc kế toán tiền lương khách sạn, để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

·            Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.

·            Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.

·            Tiếng Anh cơ bản

·            Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.

·            Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, phần mềm khách sạn.

·            Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.

·            Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.

·            Có khả năng chịu áp lực công việc.

3. Kế toán kho khách sạn:

Kế toán kho khách sạn (Warehouse accountant) là người chịu trách nhiệm kiểm kê và kiểm soát hàng hóa trong kho, lập chứng từ hàng hóa xuất – nhập, hạch toán kế toán và kê khai thuế theo quy định. Kế toán kho thuộc bộ phận kế toán, làm việc dưới sự quản lý của Kế toán trưởng khách sạn.

Mô tả công việc kế toán kho khách sạn

a.        Công việc kế toán kho khách sạn

·         Kiểm soát/ kiểm kê hàng hóa trong kho

ü   Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa trình Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt.

ü   Cùng với Thủ kho – bên nhận – bên giao trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng hóa nhập – xuất kho đảm bảo trùng khớp với yêu cầu. Lưu nội dung vào sổ ghi chép Kế toán.

ü   Định kỳ 3 tháng 1 lần phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho. Xử lý những hàng hòa hư hỏng, hết hạn sử dụng.

ü   Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chêch lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng Kế toán để được xử lý.

ü   Phối hợp với Thủ kho nhanh chóng hoàn tất các thủ tục nhập – xuất hàng hóa; theo dõi lượng tồn hàng hóa, nguyên vật liệu, kịp thời đề xuất phương án xử lý (nhập hàng dự trữ hay xử lý hàng tồn) đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của khách sạn, nhà hàng

ü   Thường xuyên hoặc đột xuất kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của Thủ kho, cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu số liệu nhập – xuất đảm bảo thực hiện đúng quy định và tương ứng trùng khớp với số liệu trên hệ thống

·         Kiểm soát và lập các chứng từ xuất – nhập có liên quan

ü   Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ có liên quan như hợp đồng giao nhận hàng hóa, phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,… trước khi thực hiện nhập – xuất kho.

ü   Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết.

ü   Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống.

ü   Hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập – xuất hàng hóa, nguyên vật liệu; hóa đơn mua/ bán hàng, chi phí mua hàng,.. khi có yêu cầu

ü   Kiểm soát tình trạng nhập – xuất – tồn; lập báo cáo tồn kho và kiểm tra hàng tồn kho, báo cáo nhập – xuất tồn hàng hóa đảm bảo số liệu thực tế trùng khớp với số liệu trên hệ thống kế toán

·         Hạch toán kế toán và kê khai thuế theo quy định

ü   Chịu trách nhiệm hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí

ü   Thường xuyên theo dõi công nợ nhập – xuất hàng hóa; định kỳ lập biên bản xác minh công nợ theo quy định

ü   Định kỳ thực hiện kê khai thuế đầu vào và đầu ra theo quy định; cập nhật nội dung kê khai thuế vào hệ thống quản trị kế toán

·           Các công việc khác

ü   Lập các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định.

ü   Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ phận Kho; đồng thời kiến nghị những vấn đề liên quan đến công việc của Kế toán kho.

ü   Phối hợp với Kế toán công nợ đối chiếu các số liệu phát sinh hàng ngày.

ü   Phối hợp với Thủ kho và Kế toán giá thành kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi chép liên quan.

ü   Thực hiện các công việc phát sinh khác theo sự phân công của cấp trên.

Yêu cầu công việc

b. Yêu cầu đối với kế toán kho khách sạn:

Theo như Bản mô tả công việc kế toán kho khách sạn, để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

·            Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.

·            Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.

·            Tiếng Anh cơ bản

·            Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.

·            Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, phần mềm khách sạn.

·            Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.

·            Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.

·            Có khả năng chịu áp lực công việc.

4. Kế toán thanh toán khách sạn:

Kế toán thanh toán khách sạn (Account Payable) là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt được giao, kiểm tra giám sát hồ sơ thanh toán, đối chiếu công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác và khách hàng. Kế toán thanh toán thuộc Bộ phận Tài chính, làm việc dưới sự quản lý của Kế toán trưởng khách sạn.

Bản mô tả công việc kế toán thanh toán

a. Công việc kế toán thanh toán khách sạn

·            Quản lý các quỹ tiền mặt  được giao.

·            Kiểm soát hồ sơ thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp cần tuân thủ đúng các quy định/quy trình liên quan do khách sạn ban hành, đảm bảo theo dõi và cập nhật kịp thời tương ứng với các lần thay đổi/chỉnh sửa.

·            Kiểm soát hồ sơ thanh toán:

·            Kiểm tra hồ sơ chứng từ thanh toán đảm bảo tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ;

·            Kiểm tra hóa đơn, đảm bảo đúng, đủ theo các điều khoản hợp đồng và biên bản giao nhận. Đối với thanh toán cho xây dựng kiểm tra hóa đơn xuất đủ theo biên bản nghiệm thu khối lượng

·       Cập nhật hóa đơn chứng từ vào phần mềm kế toán, dữ liệu được kết nối tự động sang phần mềm quyền duyệt chi; kiểm tra thẩm quyền duyệt chi của Cán bộ lãnh đạo (CBLĐ) đảm bảo tuân thủ đúng quy định duyệt chi hiện hành.

·            Kiểm soát công nợ đối với nhà cung cấp trước khi thanh toán, đảm bảo không thanh toán thừa theo giá trị Hợp đồng/giá trị nghiệm thu đã ký kết.

·            Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thời hạn qui định:

·           Lập Ủy nhiệm chi (UNC) trên phần mềm kế toán; trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ cho nhà cung cấp nước ngoài cần thực hiện theo các yêu cầu hồ sơ của ngân hàng và trình bộ hồ sơ thanh toán lên Kế toán trưởng và Giám đốc khách sạn phê duyệt. Kế toán thanh toán phải thông báo cho kế toán thuế các hồ sơ thanh toán cho nhà thầu nước ngoài để phối hợp theo dõi và tính thuế nhà thầu.

·           Chuyển UNC/bộ hồ sơ thanh toán ngoại tệ ra Ngân hàng, theo dõi kiểm soát tình hình thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

·            Hướng dẫn, theo dõi, nhắc nhở các phòng ban liên quan trong việc thực hiện các thủ tục thanh toán, hoàn ứng … đảm bảo tuân thủ theo các quy định về thanh toán.

·            Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng bộ phận.

Yêu cầu đối với kế toán thanh toán

b. Yêu cầu đối với kế toán thanh toán:

Theo như Bản mô tả công việc kế toán thanh toán khách sạn, để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

·            Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.

·            Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.

·            Tiếng Anh cơ bản

·            Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.

·            Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán.

·            Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.

·            Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.

·            Có khả năng chịu áp lực công việc.

 

5. Nhân viên thu ngân (Cashier)

Thực hiện công việc ghi nhận thông tin order, làm thanh toán cho khách, hỗ trợ, xử lý các vấn đề phát sinh trong ca làm việc. Để đảm nhiệm vị trí nhân viên thu ngân nhà hàng, bạn cần có chứng chỉ, bằng cấp chuyên ngành kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan, giao tiếp tiếng Anh cơ bản, thành thạo vi tính văn phòng, giao tiếp khéo léo, nhẹ nhàng, nhanh nhẹn, trung thực, nhiệt tình trong công việc.

Nhân viên thu ngân (Cashier) là người làm việc tại các quầy thu tiền của nhà hàng, lễ tân, quầy bar, SPA, trung tâm giải trí,… Nhiệm vụ chính làm thủ tục thanh toán cho khách hàng, cụ thể nhập order vào hệ thống, kiểm tra và in hóa đơn, thu tiền của khách. Nhân viên thu ngân thuộc bộ phận Tài chính kế toán, làm việc dưới sự quản lý của Kế toán trưởng.

Bản mô tả công việc thu ngân nhà hàng

a. Công việc nhân viên thu ngân

·         Các công việc đầu ca

ü   Kiểm tra toàn bộ quầy thu ngân: các máy móc, thiết bị, dụng cụ… vẫn đảm bảo làm việc tốt.

ü   Kiểm tra số lượng biểu mẫu, giấy in hóa đơn thanh toán có đủ dùng trong ca làm việc không, chủ động bổ sung kịp thời.

ü   Xem xét số lượng tiền lẻ, chủ động đổi tiền để đáp ứng định ứng cho ca làm việc.
Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng của ca trước, báo cáo quản lý khi phát hiện sai sót.

·         Ghi nhận thông tin order

ü   Nhận liên order từ nhân viên phục vụ, thực hiện nhập thông tin vào phần mềm thu ngân.

ü   Đảm bảo các thông tin được nhập đủ và chính xác để khi in hóa đơn thanh toán cho khách không xảy ra sai sót.

·         Thực hiện quy trình thanh toán cho khách

ü   Nhận yêu cầu thanh toán từ nhân viên phục vụ, in hóa đơn thanh toán – kiểm tra tính chính xác và chuyển cho phục vụ kiểm tra lại trước khi mang ra cho khách.

ü   Nếu khách có voucher khuyến mãi, coupon giảm giá hay thẻ VIP thì áp dụng trừ vào hóa đơn thanh toán của khách.

ü   Khi khách thanh toán bằng tiền mặt: Nhận tiền thanh toán trực tiếp từ khách hoặc từ nhân viên phục vụ, kiểm đếm kỹ, kiểm tra tiền thật – giả, phân loại và cất vào ngăn kéo theo mệnh giá; thối lại tiền thừa – nếu có.

ü   Trường hợp khách thanh toán bằng thẻ tín dụng, nhân viên thu ngân cần phải kiểm tra mã số thẻ, thực hiện thao tác cà thẻ chính xác và đối chiếu chữ ký của khách.

ü   Kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và giao hóa đơn cho khách.

ü   Lưu vào sổ theo dõi hóa đơn số lượng hóa đơn đã xuất ra trong ca làm việc.

·         Hỗ trợ, xử lý các vấn đề phát sinh trong ca làm việc

ü   Ghi nhận thông tin order nếu khách order trực tiếp tại quầy thu ngân.

ü   Phối hợp với nhân viên phục vụ tách – ghép bàn, quan sát khách – đảm bảo tất cả khách đến dùng bữa tại nhà hàng phải thanh toán đầy đủ trước khi rời đi.

ü   Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh như: khách hủy món đã gọi, in sai hóa đơn…

ü   Nhanh chóng báo cáo với cấp trên các sự cố phát sinh với máy móc – thiết bị phục vụ hoạt động tính tiền cho khách để được hỗ trợ xử lý kịp thời.

ü   Thực hiện yêu cầu đổi tiền mặt cho khách nhưng vẫn phải đảm bảo đủ định mức quy định.

·         Các công việc cuối ca

ü   Thực hiện việc kiểm – đếm số tiền thu được trong ca phục vụ, đảm bảo khớp với số liệu ghi nhận trong phần mềm thu ngân và tiến hành bàn giao cho người nhận theo mẫu của nhà hàng cùng với bản in các báo cáo ca, giao dịch thẻ, settlement…

ü   hực hiện việc lập các báo cáo hàng ngày: báo cáo cân đối chi tiết bán hàng, bảng cân đối bán hàng thực tế, báo cáo doanh thu… theo quy định của nhà hàng. (Với thu ngân ca tối).

ü   Sắp xếp lại các loại giấy tờ, chứng từ, hóa đơn… cho gọn gàng.

ü   Lưu các nội dung cần lưu ý vào sổ giao ban thu ngân.

ü   Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc.

·         Các công việc khác

ü   Sẵn sàng cung cấp thông tin về các chương trình ưu đãi, khuyến mãi cho thực khách.

ü   Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên thu ngân mới khi được yêu cầu.

ü   Tham gia đầy đủ các cuộc họp, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động – kinh doanh của nhà hàng.

ü   Tham gia đầy đủ các buổi đào tạo, bồi dưỡng khi được tạo điều kiện.

ü   Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ cấp trên.

Thu ngân thanh toán cho khách

b. Yêu cầu đối với nhân viên thu ngân:

Theo như Bản mô tả công việc nhân viên thu ngân, để đảm nhiệm vị trí này, bạn cần có chứng chỉ, bằng cấp chuyên ngành kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan.

·            Giao tiếp Tiếng Anh cơ bản.

·            Thành thạo vi tính văn phòng, đặc biệt là MS Excel

·            Sức khỏe tốt, ngoại hình khá.

·            Khả năng giao tiếp nhẹ nhàng, khéo léo.

·            Nhanh nhẹn, nhiệt tình, trung thực, chuyên tâm với công việc.

·            Có kinh nghiệm làm tại các nhà hàng khách sạn là một lợi thế.

6. Kế toán công nợ khách sạn:

Kế toán công nợ khách sạn (Hotel Receivable Accountant) là người chịu trách nhiệm thu hồi công nợ của khách sạn, cụ thể là quản lý và theo dõi các khoản nợ đến hạn, quá hạn, nợ cũ. Thực hiện các nghiệp vụ thu hồi nợ, đề xuất các biện pháp thu hồi hữu hiệu. Quản lý khách hàng, nhập số liệu vào phần mềm kế toán, báo cáo kế toán trưởng,… Kế toán công nợ thuộc Bộ phận Tài chính kế toán, làm việc dưới sự quản lý của Kế toán trưởng.

Mô tả công việc Kế toán công nợ khách sạn

a.        Công việc Kế toán công nợ khách sạn:

 

·       Đôn đốc & trực tiếp tham gia thu hồi nợ đến hạn, quá hạn, nợ cũ.

·       Đối chiếu công nợ với khách hàng & đối chiếu công nợ hàng hóa với các đại lý, nhà phân phối. Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu.

·       Quản lý và theo dõi công nợ phải thu, phải trả, thương thảo, đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp về điều khoản thanh toán.

·       Lập lịch thanh toán công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.

·       Lập báo cáo tình hình công nợ đột xuất, hoặc định kỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc, Kế toán trưởng.

·       Theo dõi & kiểm tra đối chiếu công nợ nội bộ.

·       Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, cập nhật số liệu xuất kho vào phần mềm bán hàng. Theo dõi thực hiện Hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng. Theo dõi các báo cáo bán hàng:

ü  Cập nhật kịp thời Hóa đơn bán ra, phiếu xuất kho vào phần mềm.

ü  Xuất hóa đơn VAT & kiểm tra thuế VAT bán ra

ü  Liên lạc thường xuyên với các bộ phận về tình hình thực hiện hợp đồng.

ü  Theo dõi quá trình nhập kho và xuất kho.

ü  Quản lý khách hàng

ü  Ghi nhận công nợ khách hàng

ü  Ghi nhận các khoản thu với khách hàng

ü  Quản lý hạn mức tín dụng khách hàng

ü  Thiết lập các vòng quay nợ, thư nhắc nợ

ü  Cấn trừ công nợ với khách hàng

ü  Quản lý công nợ, tuổi nợ

·            Các công việc khác được giao bởi Kế Toán Trưởng

·           Hỗ trợ công việc kế toán theo sự phân công điều động của Kế toán trưởng, Ban Giám Đốc.

Yêu cầu đối với Kế toán công nợ khách sạn

b. Yêu cầu đối với Kế toán công nợ khách sạn

Theo như Bản mô tả công việc kế toán công nợ khách sạn, để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

·            Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.

·            Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.

·            Tiếng Anh cơ bản

·            Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.

·            Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, phần mềm khách sạn.

·            Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.

·            Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.

·            Có khả năng chịu áp lực công việc.

7. Thủ quỹ:

Thủ quỹ (General Cashier) là là người chịu trách nhiệm thu, kiểm đếm và cất giữ tiền. Ngoài ra thủ quỹ còn lập phiếu thu chi tiền mặt, nộp quỹ, đào tạo nhân viên thu ngân. Thủ quỹ khách sạn thuộc bộ phận Tài chính kế toán, làm việc dưới sự quản lý của Kế toán trưởng.

a. Công việc thủ quỹ khách sạn:

·           Thu tiền, kiểm đến, cất giữ tiền

ü    Hàng ngày thực hiện việc thu tiền mặt và kiểm đếm (có sự chứng kiến) các phong bì tiền do nhân viên thu ngân từ các bộ phận trong khách sạn gửi lên.

ü    Đối chiếu với các báo cáo thu ngân với số tiền thực đếm, nếu có bất kỳ chênh lệch nào phải tiến hành xác minh làm rõ.

ü    Chịu trách nhiệm cất giữ, quản lý lượng tiền mặt đủ chi cho các hoạt động của khách sạn.

·           Lập phiếu thu – chi

ü    Tiến hành lập phiếu thu khi thu vào các khoản tiền mặt từ nhân viên thu ngân hay tiền khách hàng thanh toán trực tiếp…

ü    Lập phiếu chi cho những khoản thanh toán tiền mặt đã được duyệt chi.

ü    Kiểm tra, cân đối kỹ nội dung phiếu thu – chi, số tiền và chứng từ kế toán để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

·           Nộp vào ngân hàng các khoản tiền mặt

ü    Tiến hành lập các báo cáo quỹ hàng ngày và thực hiện việc nộp vào ngân hàng các khoản tiền mặt, séc, thẻ thanh toán thu được hàng ngày.

ü    Kiểm tra, cân đối tiền nộp ngân hàng giữa sổ tiền mặt và sổ ngân hàng đảm bảo luôn trùng nhau.

·           Quản lý, tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên thu ngân

ü   Thực hiện việc đào tạo nghiệp vụ cho những nhân viên thu ngân mới.

ü   Lên kế hoạch, liên hệ với các ngân hàng tổ chức các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên thu ngân trong khách sạn: kiểm tra tiền thật – tiền giả, kiểm tra thẻ tín dụng thật – giả…

ü   Cập nhật, phổ biến những chính sách, thông tin mới về thẻ tín dụng khách hàng đến các nhân viên thu ngân.

ü   Nhiệm vụ đào tạo nhân viên thu ngân

·           Các công việc khác

ü    Thường xuyên kiểm tra số dư các quỹ trong khách sạn để đảm bảo mọi giao dịch liên quan đến các khoản thu, tạm ứng đều có đầy đủ chứng từ kèm theo.

ü    Phối hợp chặt chẽ với kế toán doanh thu đối chiếu, kiểm tra các số liệu báo cáo.

ü    Quản lý, theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn ứng.

ü    Thực hiện việc trao đổi, bán ngoại tệ cho ngân hàng theo đúng quy định của nhà nước.

ü    Lưu trữ, sắp xếp một cách khoa học các loại giấy tờ, chứng từ thuộc trách nhiệm quản lý.

ü    Chủ động đưa ra những đề xuất những giải pháp tối ưu hóa sử dụng, quản lý tiền mặt và trình cấp trên xem xét, triển khai.

ü    Làm các báo cáo công việc theo quy định của khách sạn hay yêu cầu đột xuất của cấp trên.

ü    Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao phó.

b. Yêu cầu đối với thủ quỹ khách sạn

Theo như Bản mô tả công việc thủ quỹ khách sạn, để đảm nhiệm vị trí thủ quỹ tại khách sạn, bạn cần có bằng cấp chuyên ngành tài chính, kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan.

·            Có kỹ năng giao tiếp tốt

·            Có kỹ năng quản lý công việc và sắp xếp thời gian

·            Ưu tiên biết tiếng Anh

·            Ưu tiên có kinh nghiệm ở vị trí tương đương

·            Thành thạo nghiệp vụ kế toán và thu ngân

·            Khả năng sử dụng máy tính và Excel tốt.

XVI. Trưởng bộ phận kỹ thuật (Chief Engineering):

 

Chịu trách nhiệm đảm bảo các hệ thống, thiết bị hoạt động trong tình trạng tốt, không bị gián đoạn. Lập kế hoạch và thực hiện bảo trì định kỳ và bảo trì ngăn ngừa cho hệ thống kỹ thuật. Nhận biết và cảnh báo các rủi ro của đơn vị trong quá trình vận hành, đề xuất và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa sự cố, giảm thiểu rủi ro.

Tổ chức, quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của Bộ phận Kỹ thuật. Phân công, giao việc, điều động, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên dưới quyền thực hiện nhiệm vụ chung của Bộ Phận Kỹ thuật.

1.    Công việc trưởng bộ phận kỹ thuật:

 

•  Truyền đạt các mục tiêu của công ty tới tất cả các kỹ sư và chuyên gia trong nhóm.

•  Giám sát mọi giai đoạn của dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

•  Tính toán chi phí, vật liệu, nhân công và thời gian cần thiết cho mỗi dự án.

•  Phê duyệt thiết kế và ngân sách.

•  Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhóm kỹ thuật.

•  Giám sát đào tạo nhân viên lắp đặt thiết bị.

•  Thực hiện kiểm tra, kiểm soát chất lượng trên tất cả các hệ thống và sản phẩm.

•  Nhanh chóng giải quyết tranh chấp, bất đồng giữa các kỹ sư, kỹ thuật viên.

•  Đánh giá hiệu suất công việc và thành tích của từng cá nhân.

•  Phân tích dữ liệu và soạn thảo báo cáo.

2. Yêu cầu trưởng bộ phận kỹ thuật:

•  Tốt nghiệp đại học trở lên, có bằng cấp chuyên môn về kỹ thuật (theo lĩnh vực của công ty).

•  Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm trong vai trò giám sát hoặc tương đương - tốt nhất là quản lý nhóm 10 kỹ sư trở lên và thực hiện thành công nhiều dự án.

•  Có chứng chỉ Kỹ sư công chứng (PE) hoặc tương đương.

•  Thành thạo tiếng Anh và vi tính văn phòng.

•  Có kiến thức về luật kỹ thuật, luật doanh nghiệp và các quy định liên quan.

•  Có kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức, giải quyết vấn đề, giao tiếp và đào tạo huấn luyện.

XVII. Nhân viên bộ phận kỹ thuật (Engineer Staff):

 

Nhân viên bộ phận kỹ thuật gồm các mảng: Điện (Electrical Engineer), Nước (Plumber), Mộc (Carpenter), Thợ sơn/ nề (Painter), Điện lạnh (AC Chiller), Nồi hơi (Boiler). Làm việc theo đúng chức danh công việc.

1. Công việc chính của nhân viên bộ phận kỹ thuật khách sạn (Engineer Staff) :

•  Lắp đặt hệ thống thiết bị điện – nước theo yêu cầu, giám sát quá trình vận hành hệ thống, khắc phục, sửa chữa các sự cố về điện nước, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước khách sạn

•  Thực hiện việc kiểm tra lịch bật/tắt hệ thống các thiết bị điện chiếu sáng của khách sạn.

•  Thường xuyên kiểm tra các chỉ số điện nước, tình trạng hoạt động của hệ thống thiết bị đảm bảo không có vấn đề gì bất thường xảy ra.

•  Nhanh chóng nắm bắt thông tin và thực hiện quy trình xử lý các tình huống khẩn cấp xảy ra: cháy nổ, mất điện – nước, cứu hộ thang máy, rò rỉ khí ga…

•  Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước, thiết bị máy móc của khách sạn và trình cấp trên phê

•  Tiến hành các công việc lắp đặt mới, di dời – cải tạo hệ thống điện – nước, thiết bị theo các yêu cầu mới của ban quản lý khách

•  Sử dụng, làm vệ sinh và bảo quản các dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công việc một cách hợp lý

•  Tham gia các cuộc họp liên quan và làm các báo cáo công việc theo yêu cầu.

•  Trực ca theo lịch phân công, sẵn sàng xử lý mọi sự cố xảy ra.

2.  Mô tả công việc nhân viên kỹ thuật khách sạn:

·  Giám sát quá trình vận hành hệ thống điện nước, đảm bảo hoạt động theo đúng quy trình kỹ thuật và quy định của khách sạn.

·  Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa hệ thống điện nước, thiết bị điện nước dân dụng của các bộ phận và tiến hành khắc phục nhanh chóng để không làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động vận hành khách sạn.

·  Nhanh chóng nắm bắt thông tin và thực hiện quy trình xử lý các tình huống khẩn cấp xảy ra: cháy nổ, mất điện – nước, cứu hộ thang máy, rò rỉ khí ga…

·  Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước, thiết bị máy móc của khách sạn và trình cấp trên phê duyệt.

·  Tiến hành thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng theo đúng kế hoạch đã được duyệt để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động tốt.

·  Tuân thủ mọi quy định, quy trình làm việc của phòng kỹ thuật và ban quản lý khách sạn.

·  Thực hiện việc kiểm tra lịch bật/tắt hệ thống các thiết bị điện chiếu sáng của khách sạn.

·  Thường xuyên kiểm tra các chỉ số điện nước, tình trạng hoạt động của hệ thống thiết bị đảm bảo không có vấn đề gì bất thường xảy ra.

·  Thực hiện việc trực ca theo lịch phân công, sẵn sàng xử lý mọi sự cố xảy ra.​​

·  Chịu trách nhiệm lắp đặt hệ thống điện nước, thiết bị theo sơ đồ thiết kế của khách sạn.

·  Tiến hành các công việc lắp đặt mới, di dời – cải tạo hệ thống điện – nước, thiết bị theo các yêu cầu mới của ban quản lý khách sạn.

·  Sử dụng, làm vệ sinh và bảo quản các dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công việc một cách hợp lý.

·  Tham gia các cuộc họp liên quan và làm các báo cáo công việc theo yêu cầu.

·  Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên.

3. Yêu cầu đối với nhân viên kỹ thuật khách sạn:

·           Theo như bản mô tả công việc nhân viên kỹ thuật khách sạn, để đảm nhiệm vị trí kỹ thuật viên điện nước tại khách sạn bạn cần có tối thiểu bằng trung cấp chuyên ngành điện, nước. Có kinh nghiệm làm việc tại các tòa nhà, khách sạn.

·           Nhanh nhẹn, tinh tế, khéo léo xử lý tình huống trong công việc khi có sự cố xảy ra.

·           Có tinh thần xây dựng, học hỏi, đoàn kết trong tập thể.

·           Có ý  thức trong quan hệ đồng nghiệp, thực hiện tốt nội quy, quy chế.

·           Có y thức trách nhiệm cao trong công việc chuyên môn.

XVIII. Trưởng bộ phận an ninh (Chief Security):

Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động tại bộ phận nhằm đảm bảo an toàn cho người và tài sản khách sạn, khách hàng và nhân viên. Đại diện cho Khách sạn làm việc với cơ quan chức năng theo đúng quyền hạn và chức năng của bộ phận An ninh, an toàn như: Công an khu vực, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy….

Trưởng bộ phận an ninh khách sạn (Hotel Chief Security) là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ phận an ninh của khách sạn. Đảm bảo an ninh, an toàn cho nhân viên, khách hàng và tài sản của khách sạn. Trưởng bộ phận an ninh khách sạn chịu trách nhiệm quản lý, điều hành đội ngũ nhân viên an ninh, phân công giám sát công việc, tuyển dụng và đào tạo nhân viên.

Mô tả công việc trưởng bộ phận an ninh khách sạn

1. công việc trưởng bộ phận an ninh khách sạn:

a.         Điều phối công việc bộ phận An ninh

·            Điều hành và chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc liên quan đến công tác an ninh, an toàn trong khách sạn

·            Đảm bảo mọi hoạt động trong khách sạn diễn ra bình thường và tuyệt đối an toàn.

·            Tư vấn, tham mưu cho Giám đốc khách sạn xây dựng hệ thống an ninh chuẩn trong khách sạn, các quy trình, chính sách, form mẫu hoạt động của bộ phận.

·            Lập kế hoạch chi tiết nguyên tắc an ninh chung, quy trình làm việc, bản mô tả công việc cho từng vị trí cấp bậc nhân viên trong bộ phận, hướng dẫn thực hiện đầy đủ và chính xác.

·            Tổ chức họp đầu ca, họp giao ca, triển khai và phân công công việc, vị trí trực cho nhân viên bộ phận

b.        Đảm bảo an ninh, an toàn cho toàn khách sạn

·            Phân công công việc, quản lý và điều phối, giám sát công việc của nhân viên trong bộ phận.

·            Phân công nhân viên tuần tra, kiểm tra các máy, trang thiết bị hoạt động tốt và an toàn; tình trạng bật-tắc các thiết bị điện, thiết bị, dụng cụ không cần thiết; tình trạng đóng-mở tại các lối đi, cửa ra vào trong phạm vi khuôn viên khách sạn.

·            Kiểm tra lối thoát hiểm, thang bộ đảm bảo thông thoáng, không bị che chắn, cản trở việc lưu thông.

·            Kiểm tra thiết bị báo cháy, bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy đảm bảo đúng vị trí và hoạt động tốt.

·            Lập kế hoạch, xây dựng phương án đối phó với các trường hợp khẩn cấp, tình huống phát sinh có thể xảy đến với khách, nhân viên và khách sạn.

·            Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến vấn đề an ninh, an toàn trong khách sạn của khách và nhân viên.

c.         Kiểm soát người và phương tiện ra vào khách sạn

·            Kiểm soát lượng người ra, vào khách sạn, đảm bảo không có dấu hiệu gây nguy hiểm, mất an toàn; nhân viên phải đeo bảng tên, đồng phục theo quy định.

·            Người và phương tiện ra, vào khách sạn cần được ghi chép thông tin đầy đủ.

·            Lưu ý những vị khách hay nhân viên có hành vi lạ, đáng nghi, theo dõi để kịp thời phát hiện và xử lý khi có sự cố, phát sinh tiềm ẩn nguy cơ gây mất an toàn.

·            Tài sản mang vào/ ra khách sạn cần được kiểm soát, nhân viên an ninh tuân thủ đúng quy trình kiểm tra, thực hiện đúng nguyên tắc làm việc.

d.        Kiểm soát chất lượng trang thiết bị, tiện nghi khách sạn

·            Đảm bảo các trang thiết bị, máy móc, tiện nghi khách sạn được kiểm soát và hoạt động tốt.

·            Kiểm soát và quản lý tài sản thuộc bộ phận an ninh, đảm bảo trang thiết bị, máy móc đầy đủ và hoạt động tốt, kiểm tra để phát hiện hư hỏng và thông báo sửa chữa hoặc thay mới khi cần.

e.         Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên

·            Lên kế hoạch và trực tiếp tham gia tuyển dụng nhân viên mới cho bộ phận.

·            Soạn thảo chương trình dạy và trực tiếp hướng dẫn, đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận, nhân viên khách sạn đảm bảo nhân viên nắm được quy trình, kỹ năng xử lý các trường hợp khẩn cấp, tình huống phát sinh gây mất an ninh, an toàn trong khách sạn.

·            Định kỳ đánh giá và đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên liên quan của bộ phận.

f.          Các công việc khác

·            Tham gia họp với Ban Giám đốc và các Trưởng bộ phận khác khi cần.

·            Phối hợp, hỗ trợ các bộ phận khác trong đón tiếp và phục vụ khách hàng.

·            Thực hiện những công việc liên quan khác theo yêu cầu của cấp trên.

Yêu cầu đối với trưởng bộ phận an ninh khách sạn

2. Yêu cầu đối với trưởng bộ phận an ninh khách sạn:

·  Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/ Đại học các chuyên ngành liên quan.

·  Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm 2 năm trở lên ở vị trí tương đương hoặc kinh nghiệm ở vị trí giám sát an ninh khách sạn cao cấp hơn.

·  Tiếng Anh: Giao tiếp cơ bản

·  Kỹ năng:

·  Hiểu biết, nắm vững nghiệp vụ an ninh – bảo vệ.

·  Có sức khỏe tốt.

·  Có kỹ năng xử lý các trường hợp khẩn cấp, tình huống phát sinh gây mất an toàn, an ninh trong khách sạn.

·  Thành thạo trong sử dụng các thiết bị an ninh.

·  Kỹ năng tin học văn phòng.

·  Kỹ năng giao tiếp.

·  Ưu tiên biết võ thuật.

·  Bình tĩnh, cẩn thận, linh hoạt, khéo léo.

·  Kỷ luật tốt, có ý thức và trách nhiệm công việc cao…

XIX. Nhân viên an ninh (Security Staff):

 

Nhân viên an ninh khách sạn (bảo vệ khách sạn) là những người làm việc trong bộ phận an ninh và an toàn của khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng. Chức năng chính của họ là đảm bảo an toàn và bảo vệ cho khách hàng, tài sản và tòa nhà trong khách sạn.

1. Công việc Nhân viên an ninh (Security Staff):

a.    Kiểm tra an ninh: Nhân viên an ninh khách sạn thường thực hiện kiểm tra an ninh tại các cửa vào và ra khỏi tòa nhà. Họ kiểm tra người ra vào, quản lý việc kiểm soát thẻ truy cập, và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền được vào tòa nhà.

b.   Theo dõi hệ thống an ninh: Họ giám sát và theo dõi hệ thống camera an ninh, kiểm tra các thiết bị PCCC, hệ thống báo động cháy và trộm, và hệ thống an ninh tự động trong khách sạn để phát hiện và ứng phó với bất kỳ sự cố nào mà có thể xảy ra.

c.    Bảo vệ tài sản: Nhân viên an ninh có trách nhiệm bảo vệ tài sản của khách hàng và của khách sạn. Điều này bao gồm việc giám sát các vùng chứa tài sản quý giá, như tiền mặt, hộp đựng giá trị, và tài sản cá nhân của khách hàng.

d.   Phản ứng với tình huống khẩn cấp: Trong trường hợp xảy ra sự cố như hỏa hoạn, trộm cắp, hay bất kỳ tình huống khẩn cấp nào khác, nhân viên an ninh phải có kỹ năng phản ứng nhanh chóng và thông báo cho các cơ quan chức năng cần thiết.

e.    Hỗ trợ khách hàng: Họ cũng có thể cung cấp thông tin và hỗ trợ cho khách hàng trong việc tìm kiếm dịch vụ hoặc thông tin liên quan đến an ninh và an toàn.

Nhân viên an ninh khách sạn cần phải được đào tạo về các quy tắc an toàn và quy định của khách sạn, và họ phải làm việc có sự chuyên nghiệp và tận tâm để đảm bảo sự yên tâm cho khách hàng và tạo môi trường an toàn trong khách sạn.

2. Bản mô tả công việc nhân viên an ninh khách sạn:

a.         Kiểm soát người và tài sản ra/ vào khách sạn

·       Kiểm tra thẻ nhân viên khi ra/ vào khách sạn.

·       Kiểm soát sự ra vào của các nhà cung cấp, khách đến thăm và nhân viên làm việc không thường xuyên, từ chối không cho người, tài sản ra/ vào khách sạn không đúng quy định.

b.        Tuần tra giám sát

·       Thường xuyên thực hiện việc tuần tra các khu vực trong khách sạn: khu vực công cộng, khu vực dành cho nhân viên khách sạn, hàng lang các tầng, phòng khách để ngỏ, mái nhà, khu vực để nồi hơi,…

·       Chủ động phát hiện những sự cố, tình huống phát sinh để xử lý kịp thời.

·       Ghi chép tình hình cụ thể vào số tuần tra.

Nhân viên an ninh thực hiện công việc tuần tra giám sát

c.         Vận hành, kiểm soát các thiết bị an ninh

·       Vận hành hệ thống camera giám sát của khách sạn, nhanh chóng nắm bắt những sự cố qua hệ thống màn hình theo dõi tại phòng giám sát.

·       Kiểm tra tình hình động của các đèn báo khẩn cấp và báo cho bộ phận liên quan sửa chữa kịp thời khi phát hiện hư hỏng.

Kiểm soát thiết bị an ninh khách sạn

d.        Kiểm tra các thiết bị PCCC

·       Thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động các thiết bị PCCC.

·       Lưu lại nội dung kiểm tra vào sổ ghi chép.

e.         Xử lý khi có tình huống tranh chấp, ẩu đả

·       Trực tiếp giải quyết các tình huống tranh chấp, ẩu đả giữa nhân viên và khách, giữa khách và khách, giữa nhân viên với nhân viên… đảm bảo việc bảo vệ tài sản, tính mạng của khách, của nhân viên và không để lại hậu quả nghiêm trọng.

·       Làm các báo cáo sự việc khi được yêu cầu và lưu lại nội dung vào sổ ghi chép.

f.          Xử lý khi phát hiện mất mát, hư hỏng, tội phạm, tai nạn

·       Nhanh chóng thực hiện các biện pháp nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của khách sạn khi phát hiện các trường hợp mất mát, hư hỏng, tội phạm, tai nạn.

·       Phối hợp với các bộ phận – cá nhân liên quan, lực lượng chức năng địa phương để xử lý kịp thời.

·       Ghi lại sự việc vào sổ ghi chép và làm các báo cáo gửi đến các phòng ban liên quan.

g.        Xử lý khi phát hiện hỏa hoạn

·       Nhanh chóng kích hoạt hệ thống báo cháy của khách sạn.

·       Nếu phát hiện cháy nhỏ, có thể khống chế được thì nhanh chóng sử dụng các thiết bị phòng cháy chữa cháy để dập lửa.

·       Nếu là cháy lớn thì phải nhanh chóng gọi ngay 114, báo cho ban quản lý và triển khai thực hiện việc sơ tán người đến khu vực an toàn, đặc biệt lưu ý đến người tàn tật, người già, trẻ em, phụ nữ có thai.

·       Ngăn chặn không cho người chạy vào khu vực đang có cháy lớn, nơi các cảnh sát PCCC đang làm nhiệm vụ.

·       Phối hợp với các lực lượng chức năng cung cấp thông tin, tìm hiểu nguyên nhân vụ cháy.

h.        Các công việc khác

·       Đề cao tinh thần cảnh giác những đối tượng khả nghi và nhanh chóng lên kế hoạch đối phó với những tình huống phát sinh.

·       Đảm bảo các quy định, nội quy của khách sạn được nhân viên tuân thủ nghiêm túc.

·       Phối hợp bảo vệ an toàn cho khách VIP đặc biệt của khách sạn.

·       Kiểm soát không cho sử dụng các chất gây nghiện như heroin, cocain,… trong khách sạn.

·       Kiểm soát rác trước khi mang ra khỏi khách sạn để đề phòng mất tài sản của khách sạn.

·       Cất giữ và chịu trách nhiệm quản lý những chìa khóa được giao phó.

·       Báo cáo lên cấp trên những trường hợp vượt quá thẩm quyền giải quyết.

·       Hỗ trợ các bộ phận liên quan, đặt biệt là lễ tân và nhân viên vận chuyển hành lý khi cần thiết.

·       Làm các báo cáo theo quy định hoặc đột xuất.

·       Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

Làm theo chỉ đạo của trưởng bộ phận

3. Yêu cầu đối với nhân viên an ninh khách sạn:

Theo như Bản mô tả công việc nhân viên an ninh khách sạn, để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng THPT, chứng chỉ an ninh hoặc bằng cấp liên quan.

·  Có sức khỏe và đạo đức tốt.

·  Tính tình vui vẻ, thân thiện, trung thực, nhiệt tình, nhanh nhẹn và có trách nhiệm cao trong công việc.

·  Ngoại hình ưa nhìn.

·  Ưu tiên có kinh nghiệm, biết ngoại ngữ.

XX.                 Bảo vệ nhà hàng :

Bảo vệ nhà hàng (Restaurant Security) là những người chịu trách nhiệm trông giữ xe cho khách, xử lý các tình huống phát sinh trong nhà hàng, ghi chép đầy đủ sự việc xảy ra…

1.                  Bản mô tả công việc nhân viên bảo vệ nhà hàng

a.         Tiếp nhận và giữ xe, tài sản cho khách; giữ xe cho nhân viên (nếu có)

·  Đối với khách đi xe ô tô:

ü    Hướng dẫn khách đỗ xe đúng nơi quy định

ü    Giám sát xe của khách cẩn thận, tránh tuyệt đối việc va quẹt giữa các xe khi vào bãi đỗ, tránh làm hư hỏng, mất mát tài sản liên quan trên xe của khách

·  Đối với khách đi xe máy:

ü    Nhận xe từ khách, kéo chân chống của xe xuống và làm thủ tục giữ xe cho khách nhanh chóng

ü    Gửi thẻ xe cho khách nếu có

ü    Di chuyển xe đến vị trí đỗ theo quy định

ü    Theo dõi xe của khách cẩn thận, tránh va quẹt xe, làm mất các vật dụng cá nhân của khách như mũ bảo hiểm, áo mưa hay các tài sản có giá trị trong cốp xe,…

ü    Khi khách ra về: lấy xe ra cho khách – nhận và kiểm tra lại vé xe – giao đúng xe cho khách

·  Đối với xe nhân viên:

ü    Hướng dẫn nhân viên nhà hàng đỗ xe đúng quy định

ü    Theo dõi xe của nhân viên cẩn thận, kiểm soát xe ra-vào, tránh tình trạng mất cắp xe

b.        Xử lý những tình huống phát sinh liên quan đến vấn đề an ninh trong nhà hàng

·            Khi khách hàng có hành vi gây rối, đánh nhau trong nhà hàng, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm can ngăn ngay lập tức để bảo vệ sự an toàn về người và tài sản của cả khách, nhân viên và nhà hàng

·            Phối hợp với các bộ phận liên quan tìm ra nguyên nhân và giải quyết vụ việc. Báo quản lý nhà hàng xử lý nếu sự việc mang tính nghiêm trọng

c.       Hỗ trợ bộ phận bảo trì sửa chữa tài sản của nhà hàng

·       Nhận phiếu yêu cầu sửa chữa tài sản của nhà hàng trong trường hợp nhân viên bảo trì vắng mặt

·       Thực hiện sửa chữa (nếu được). Ghi đầy đủ nội dung sửa chữa vào Sổ theo dõi sửa chữa gồm: ngày giờ, người giao sửa, nội dung sửa,…

d.     Thực hiện các công việc của bảo vệ ca đêm

·       Tuần tra và kiểm tra tất cả các khu vực trong nhà hàng vào các khung giờ theo quy định, thường là 2h30 – 3h30 và 5h30 – 6h30

·       Kiểm tra tình trạng điện tại khu vực tủ lạnh, tủ đông trong bếp; máy bơm nước

·       Kiểm tra tất cả các hệ thống điện trong nhà hàng. Báo ngay cho nhân viên bảo trì xử lý nếu phát hiện có sự cố điện – nước

e.      Các công việc khác

·       Hàng ngày ghi đầy đủ nội dung công việc đã thực hiện trong Sổ giao ca, gồm: thời gian giao ca; công việc đang thực hiện dang dở; các công việc do cấp trên giao; các sự cố phát sinh trong ca làm việc; các nội dung sửa chữa, bảo trì; ký tên vào biên bản giao ca.

·       Hỗ trợ nhân viên bảo vệ khác, nhân viên các bộ phận khác khi cần

· 

Nhân viên bảo vệ xử lý tình huống trên máy tính

f.       Thực hiện các công việc khác khi cấp trên yêu cầu

2.                  Yêu cầu đối với bảo vệ nhà hàng

Theo như Bản mô tả công việc nhân viên bảo vệ nhà hàng, vị trí bảo vệ nhà hàng thường  không yêu cầu cao về trình độ, bạn chỉ cần tốt nghiệp THPT, yêu thích công việc nhà hàng khách sạn. Ưu tiên có kinh nghiệm và chứng chỉ bảo vệ.

·            Có sức khỏe tốt, tính cẩn thận.

·            Tác phong làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc, có tính kỷ luật cao.

·            Có khả năng giải quyết vấn đề, sắp xếp và tổ chức công việc tốt

·            Tiếng Anh cơ bản (nếu nhà hàng có nhiều khách nước ngoài)

·            Kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt.

XXI.             Trưởng bộ phận giải trí (Entertainment Manager):

Chịu trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động của bộ phận giải trí. Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của các bộ phận. Thúc đẩy, giám sát nhân viên các bộ phận đảm bảo qui trình, tiêu chuẩn của khách sạn. Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.

Kiểm soát việc sử dụng trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của khách sạn đúng qui trình. Quản lý chi phí của bộ phận. Đảm bảo an toàn cho du khách khi sử dụng dịch vụ. Tham gia họp giao ban và báo cáo kết quả công việc hàng ngày của bộ phận cho Giám đốc điều hành.

1.                  Một số công việc cụ thể của trưởng bộ phận giải trí là:

•  Lập và thực hiện các chính sách, quy định và tiêu chuẩn cho bộ phận giải trí.

•  Lập và kiểm soát ngân sách, chi phí và doanh thu của bộ phận.

•  Lên kế hoạch, triển khai và đánh giá các chương trình giải trí, sự kiện, hội thảo, du lịch cho khách hàng.

•  Làm việc với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt và tăng cường hợp tác kinh doanh.

•  Nghiên cứu thị trường, phân tích xu hướng, cơ hội và đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chiến lược giải trí phù hợp.

•  Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên giải trí, bao gồm nhân viên spa, massage, vũ trường, karaoke, v.v...

•  Xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng và nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả.

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

2.                  Để trở thành trưởng bộ phận giải trí, bạn cần có các yêu cầu sau:

•  Có bằng cấp chuyên môn về du lịch khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan.

•  Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương tại khách sạn hay resort 4-5 sao.

•  Thành thạo tiếng Anh và vi tính văn phòng.

•  Có kiến thức về du lịch, giải trí, quản lý sự kiện và dịch vụ khách hàng.

•  Có kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức, giải quyết vấn đề, giao tiếp và đào tạo huấn luyện.

•  Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, linh hoạt và sáng tạo.

XXII.         Nhân viên bộ phận giải trí (Entertainment Staff)

Vũ trường, karaoke (Night club), Vật lý trị liệu Spa (Massage & Sauna/ Foot Massage), Thẩm mỹ viện, cắt tóc (Beauty salon/ Barber shop), Sòng bài (Casino), Biểu diễn nghệ thuật (Performance) thực hiện nhiệm vụ như chức danh công việc được giao.

1.                  Công việc của nhân viên bộ phận giải trí (Entertainment Staff) là:

•  Tổ chức và thực hiện các hoạt động giải trí và thể thao cho tất cả khách nghỉ dưỡng, bao gồm các trò chơi, biểu diễn, hướng dẫn tập thể dục, yoga, vũ đạo, v.v...

•  Tạo không khí vui nhộn, sôi động và thân thiện cho khách hàng, khuyến khích họ tham gia các hoạt động giải trí và tạo sự gắn kết giữa khách hàng và nhân viên.

•  Chịu trách nhiệm về an toàn và sức khỏe của khách hàng khi tham gia các hoạt động giải trí, tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của khách sạn.

•  Quản lý, bảo quản và sử dụng các thiết bị, dụng cụ, phụ kiện phục vụ cho các hoạt động giải trí.

•  Lập kế hoạch, báo cáo và đánh giá hiệu quả công việc của bộ phận giải trí.

•  Hợp tác với các bộ phận khác trong khách sạn để đảm bảo sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau.

•  Tham gia các cuộc họp liên quan và làm các báo cáo công việc theo yêu cầu.

•  Trực ca theo lịch phân công, sẵn sàng xử lý mọi tình huống xảy ra.

2.                  Để trở thành nhân viên bộ phận giải trí, bạn cần có các yêu cầu sau:

•  Có bằng cấp chuyên môn về du lịch khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan.

•  Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương tại khách sạn hay resort .

•  Thành thạo tiếng Anh và vi tính văn phòng.

•  Có kiến thức về du lịch, giải trí, quản lý sự kiện và dịch vụ khách hàng.

•  Có kỹ năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức, giải quyết vấn đề, giao tiếp và đào tạo huấn luyện.

•  Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, linh hoạt và sáng tạo.

XXIII.    Nhân viên cứu hộ hồ bơi :

 

Nhân viên cứu hộ hồ bơi (Life Guard) chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho khách bơi, chào đón và hướng dẫn khách, quản lý dụng cụ bơi, vệ sinh hồ bơi.

1.                  Bản mô tả công việc nhân viên cứu hộ hồ bơi

a.              Chào đón khách đến hồ bơi

·            Chào đón khách đến khu vực hồ bơi được phụ trách với thái độ thân thiện, nhã nhặn.

·            Chỉ dẫn các thông tin cần thiết cho khách bơi.

b.             Đảm bảo an toàn cho khách tại hồ bơi, bãi biển

·            Luôn chủ động quan sát khách tại khu vực hồ bơi, bãi biển được phân công.

·            Phát hiện và xử lý kịp thời các tình huống có nguy cơ nguy hiểm tiềm ẩn, đảm bảo khu vực hồ bơi không có mối nguy hại nào ảnh hưởng đến khách bơi: đá hồ bơi có cạnh sắc nhọn, có vụn thủy tinh trong nước…

·            Thường xuyên nhắc nhở khách tuân thủ các quy định về an toàn bơi.

·            Nhanh chóng công tác cứu hộ khi phát hiện có khách gặp nạn và kêu gọi chi viện khi cần thiết.

·            Nhanh chóng thực hiện các nghiệp vụ sơ cứu nạn nhân khi cần thiết.

c.              Tư vấn khách hàng sử dụng các dịch vụ tại hồ bơi

·            Sẵn sàng tư vấn các thông tin cần thiết khi khách có nhu cầu sử dụng các dịch vụ tại khu vực hồ bơi.

·            Đảm bảo việc cung cấp thông tin tư vấn cho khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng.

d.             Quản lý các vật  dụng tại hồ bơi

·            Chịu trách nhiệm vệ sinh, bảo quản các vật dụng tại khu vực hồ bơi như: áo phao, chân vịt, ghế tắm nắng, bàn, dù che nắng…

·            Đảm bảo bố trí các vật dụng tại hồ bơi theo đúng quy định tiêu chuẩn của khách sạn/ resort.

e.              Quản lý các thiết  bị, dụng cụ phục vụ cho công việc

·            Thường xuyên kiểm tra tình trạng hoạt động của các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công việc tại khu vực hồ bơi.

·            Chịu trách nhiệm vệ sinh, bảo quản để các thiết bị, dụng cụ luôn hoạt động tốt.

·            Báo cáo lên nhân viên quản lý khi phát hiện có thiết bị, dụng cụ bị hư hỏng, cần phải sửa chữa hoặc bổ sung mới.

f.               Vệ sinh khu vực hồ bơi

·            Thực hiện việc vệ sinh bể bơi theo tiêu chuẩn quy định của khách sạn: thay nước, vớt rác, mẫu vỡ vụn…

·            Thường xuyên kiểm tra tiêu chuẩn an toàn của nước.

·            Liên hệ với bộ phận vệ sinh công cộng để đảm bảo cảnh quan môi trường quanh khu vực hồ bơi luôn sạch sẽ.

g.             Công việc khác

·            Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách.

·            Tích cực tham gia các khóa đào tạo để nâng cao nghiệp vụ.

·            Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được cấp trên yêu cầu.

· 

Nhân viên cứu hộ hồ bơi (Life Guard) cần tham gia các khóa huấn luyện cứu hộ

2.                  Yêu cầu trình độ học vấn và kỹ năng cần thiết

Theo như Bản mô tả công việc nhân viên cứu hộ hồ bơi, để đảm nhiệm vị trí nhân viên cứu hộ hồ bơi, bạn cần có bằng tối thiểu là THPT, chứng chỉ nghề hoặc các bằng cấp liên quan.

·            Có chứng chỉ bơi/ cứu hộ bơi.

·            Có kinh nghiệm là một lợi thế.

·            Có khả năng giao tiếp tiếng Anh

·            Có sức khỏe và khả năng xử lý tình huống tốt.

·            Nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc.

 

 

XXIV.    Trưởng bộ phận nhân sự (Human Resource Manager)

Trưởng phòng nhân sự khách sạn (Human Resources Manager – HRM) là người chịu trách nhiệm quản lý, giám sát, tổ chức hoạt động của phòng nhân sự. Xây dựng chính sách, quy định, quy chế về nhân sự, lên kế hoạch về ngân sách, nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của khách sạn. Trưởng phòng nhân sự tham mưu, tư vấn cho Ban Giám Đốc chính sách, nguồn lực nhân sự bảo đảm chiến lược phát triển nguồn nhân lực của khách sạn. Thực hiện các chế độ chính sách nhân sự, giải quyết các công việc liên quan đến quan hệ, kỷ luật lao động thi đua khen thưởng.

Tiếp nhận và xử lý các công việc hành chính, pháp lý liên quan đến nội bộ khách sạn và với cơ quan đoàn thể bên ngoài. Xây dựng chương trình đào tạo, quản lý, kiểm tra và cải tiến chất lượng dịch vụ.

1.                  Công việc cụ thể của trưởng bộ phận nhân sự là:

•  Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý.

•  Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

•  Lập ngân sách nhân sự.

•  Định biên nhân sự và sơ đồ tổ chức bộ máy điều hành của công ty.

•  Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động của công ty và chiến lược của công ty.

•  Tổ chức và giám sát các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thưởng và đãi ngộ cho nhân viên.

•  Xây dựng và duy trì văn hóa nội bộ, tạo điều kiện cho nhân viên gắn bó với công ty.

•  Tư vấn và giải quyết các vấn đề liên quan đến luật lao động, chính sách nhân sự, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

2.                  Bản mô tả công việc trưởng phòng nhân sự khách sạn

a.         Quản lý hệ thống các chính sách, quy định, quy chế về nhân sự

·  Phối hợp xây dựng hệ thống các chính sách, quy định, quy chế về hoạt động nhân sự đảm bảo phải phát triển được nguồn nhân lực của khách sạn.

·  Triển khai thực hiện các chính sách, đánh giá việc thực hiện và đề xuất những phương án cải tiến khi cần thiết.

b.        Lập kế hoạch nhân sự

·       Thực hiện việc lập các kế hoạch nhân sự ngắn hạn và dài hạn cho khách sạn gồm: kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo và phát triển, kế hoạch hoạt động gắn kết,…

·       Trình cấp trên phê duyệt và tiến hành điều chỉnh khi được yêu cầu.

c.         Quản lý, điều hành công tác nhân sự

·       Chỉ đạo triển khai và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự khách sạn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời gian tuyển dụng.

·       Trực tiếp tham gia phỏng vấn tuyển dụng, đàm phán chế độ đãi ngộ các vị trí quan trọng của khách sạn.

·       Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển nhân viên hoặc cung cấp thông tin về thẩm định nhân sự theo yêu cầu của lãnh đạo để thực hiện việc điều động nhân sự.

·       Chỉ đạo, kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động đào tạo, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về thời lượng, chất lượng.

·       Tổ chức áp dụng các chế độ về lương, thưởng, phụ cấp, chế độ bảo hiểm, chế độ phúc lợi và hỗ trợ điều kiện làm việc cho nhân viên trong khách sạn.

·       Tham gia xây dựng hệ thống chính sách về khen thưởng, kỷ luật và tổ chức triển khai thực hiện.

·       Kiểm soát các hoạt động liên quan đến thủ tục về: ký/ kết thúc hợp đồng lao động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật…; quản lý hồ sơ nhân viên đảm bảo được thực hiện đúng quy trình.

·       Tổ chức các hoạt động phát triển văn hóa doanh nghiệp trong môi trường khách sạn.

d.        Quản lý ngân sách cho hoạt động nhân sự

·       Tham gia xây dựng, điều chỉnh ngân sách cho nhân sự định kỳ phù hợp với nhu cầu thực tế và chủ trương của khách sạn.

·       Đảm bảo ngân sách nhân sự được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm.

e.         Các công việc khác

·       Kiểm soát nội dung các báo cáo, thông tin liên quan đến vấn đề nhân sự của khách sạn khi gửi đến cơ quan chức năng.

·       Tư vấn nghiệp vụ hoặc cách xử lý các vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự cho ban lãnh đạo khách sạn hoặc các đơn vị trực thuộc.

·       Làm các báo cáo định kỳ theo quy định của khách sạn hoặc khi có yêu cầu đột xuất của lãnh đạo.

·       Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên.

3.                  Yêu cầu đối với trưởng phòng nhân sự khách sạn

Theo như bản mô tả công việc trưởng phòng nhân sự khách sạn, để đảm nhiệm vị trí trưởng phòng nhân sự khách sạn bạn cần có bằng cấp chuyên ngành Quản trị nhân lực hoặc chuyên ngành liên quan, có kinh nghiệm làm trưởng bộ phận hoặc trợ lý trưởng bộ phận trong lĩnh vực du lịch khách sạn.

·            Tiếng Anh giao tiếp tốt

·            Thành thạo vi tính văn phòng

·            Tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp và đề cao tính cẩn thận, thái độ tích cực và hợp tác trong công việc.

·            Có kiến thức về các nguyên tắc và thủ tục quản lý văn phòng .

·            Kỹ năng tổ chức và lên kế hoạch tốt.

·            Có khả năng phân tích, đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề.

·            Có khả năng thu thập dữ liệu, phân tích và tổng hợp thông tin, chuẩn bị báo cáo.

·            Kỹ năng lãnh đạo, chịu được áp lực công việc

·            Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình

·            Kỹ năng đàm phán

·            Kỹ năng đào tạo.

XXV.         Nhân viên hành chính nhân sự (Human Resource Staff)

Gồm thư ký nhân sự, nhân viên tiền lương, bảo hiểm, nhân viên pháp lý….. Chịu trách nhiệm theo chức danh công việc.

1.                  Một số công việc cụ thể của nhân viên bộ phận nhân sự là:

•  Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý.

•  Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

•  Lập ngân sách nhân sự.

•  Định biên nhân sự và sơ đồ tổ chức bộ máy điều hành của công ty.

•  Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động của công ty và chiến lược của công ty.

•  Tổ chức và giám sát các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thưởng và đãi ngộ cho nhân viên.

•  Xử lý các khiếu nại, góp ý của khách hàng và nhân viên một cách kịp thời và hiệu quả.

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

2. Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự khách sạn

a.         Tuyển dụng nhân sự cho khách sạn

·            Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các bộ phận trong khách sạn, lập kế hoạch và trình trưởng phòng duyệt.

·            Liên hệ với các website tuyển dụng, đơn vị đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ.

·            Phối hợp với trưởng bộ phận và quản lý các bộ phận liên quan thực hiện phỏng vấn, tuyển chọn nhân sự đáp ứng được yêu cầu của khách sạn.

·            Thông báo thông tin trúng tuyển cho ứng viên và soạn thảo hợp đồng lao động và ký kết với nhân sự mới.

·            Phổ biến cho nhân viên mới những quy định, chính sách của khách sạn.

·            Làm các báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng, kết quả thử việc của nhân sự mới và trình Trưởng bộ phận.

· 

Công việc tuyển dụng nhân viên

b.        Lập kế hoạch và triển khai công tác đào tạo nhân sự

·       Tổng hợp nhu cầu đào tạo nhân sự từ các bộ phận trong khách sạn, lập kế hoạch đào tạo phù hợp đối với từng đối tượng và trình Trưởng bộ phận xét duyệt.

·       Đưa ra các đề xuất đào tạo nội bộ hoặc lựa chọn đơn vị đào tạo, liên hệ và phối hợp với đơn vị được chọn thực hiện các chương trình đào tạo cho nhân viên khách sạn.

·       Theo dõi quá trình đào tạo và lập báo cáo đánh giá kết quả đào tạo trình cấp trên.

Tính lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác cho nhân viên khách sạn

·       Tổng hợp ngày công hàng tháng của nhân viên các bộ phận, tính lương, thưởng, phụ cấp và chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra.

·       Cập nhật vào hệ thống những thay đổi về nâng hoặc hạ lương cho nhân viên khách sạn.

·       Giải quyết các khiếu nại liên quan đến tiền lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên.

·       Định kỳ theo năm, thực hiện việc tổng hợp thông tin, phân tích và đưa ra các đề xuất điều chỉnh mức lương, thưởng, chế độ đãi ngộ sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của thị trường lao động.

·       Phối hợp với Trưởng bộ phận lập kế hoạch tiền lương hàng năm.

c.         Giải quyết các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên

·       Thực hiện các thủ tục cần thiết để nhân viên khách sạn được tham gia và hưởng các quyền lợi theo chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

·       Cập nhật số liệu tăng giảm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước.

d.        Tham gia xây dựng, triển khai thực hiện hệ thống đánh giá công việc

·       Phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và triển khai thực hiện hệ thống đánh giá công việc của nhân viên các bộ phận trong khách sạn.

·       Giải thích, hướng dẫn và đôn đốc các bộ phận thực hiện việc đánh giá đúng thời hạn.

·       Tổng hợp các kết quả đánh giá.

e.         Quản lý, cập nhật hồ sơ nhân sự

·       Theo dõi tình hình biến động nhân sự trong khách sạn và lập các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng nhân sự.

·       Soạn các văn bản, quyết định về nâng – hạ lương nhân viên, khen thưởng, xử phạt, chấm dứt hợp đồng làm việc.

·       Sắp xếp, cập nhật hồ sơ nhân sự theo đúng quy định của khách sạn.

f.          Thực hiện các công việc khác

·       Giải đáp cho nhân viên những thắc mắc, khiếu nại liên quan đến vấn đề nhân sự trong khách sạn.

·       Thực hiện các báo cáo theo quy định và công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

3. Yêu cầu đối với nhân viên nhân sự khách sạn

Theo như Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự, để đảm nhiệm vị trí nhân viên nhân sự khách sạn, bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/  Đại học chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc chuyên ngành liên quan.

·            Có khả năng giao tiếp tiếng Anh.

·            Thành thạo vi tính văn phòng.

·            Có khả năng phân tích, tổng hợp tài liệu hồ sơ

·            Dễ thích nghi, nhiệt tình và sẵn sàng làm việc dưới áp lực cao.

·            Tác phong nhanh nhẹn, có khả năng bao quát công việc, xử lý tình huống linh hoạt, chủ động trong công việc

·            Có kinh nghiệm là một lợi thế.

XXVI.    Quản lý IT

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin của khách. Dưới giám đốc IT có thêm các vị trí như: Trợ lý, nhân viên IT khách sạn, nhân viên thiết kế, nhân viên quản trị web ….

IT khách sạn là gì?

IT khách sạn là những người làm công việc quản lý công nghệ thông tin trong khách sạn. Chịu trách nhiệm quản lý vận hành hệ thống máy tính, mạng LAN, internet, Wifi, thiết bị ngoại vi. Hỗ trợ nhân viên và khách lưu trú các vấn đề về công nghệ thông tin.

IT khách sạn bạn cần có kiến thức tổng hợp

Máy tính: Oh, tất nhiên khách sạn nào chẳng có máy tính, ai sử dụng máy tính? Trước hết là nhân viên, tiếp đến là khách hàng. Vậy là IT phải biết lắp đặt, cài đặt và xử lý các sự cố liên quan đền phần cứng, phần mềm của máy tính.

Mạng máy tính: Mạng LAN, mạng WAN, mạng Internet …. Máy tính đương nhiên phải được kết nối với nhau, phải được kết nói internet để còn du lịch ra thế giới bên ngoài. Cho nên, IT khách sạn phải biết thiết lập, xử lý sự cố các hệ thống mạng nội bộ (LAN), EVN, Internet, thiết lập được modem, router, AP….

Wifi: Tại sao wifi lại được tách ra một mục riêng thế này? Khách hàng, khi sử dụng dịch vụ của khách sạn, ngoài mục đích nghỉ dưỡng họ còn có nhu cầu giải trí và làm việc. Cho nên hệ thống wifi của khách sạn phải hoạt động tốt, ổn định. Công việc thiết lập hệ thống AP (Access point) sao cho sóng bao phủ toàn bộ khách sạn, dĩ nhiên IT khách sạn phải làm tốt rồi.

Phần mềm: Hiểu biết về các phần mềm khách sạn như: Opera, Smile, Smart …. Là một lợi thế khi xin làm IT khách sạn. Với các bạn sinh viên mới ra trường đành chấp nhận học hỏi dần thôi :D.

Webmasters: Bạn phải quản trị website khách sạn cho bạn cần có kiến thức về các mã nguồn như: WordPress, Joomla, Asp.net … hiểu biết các công cụ Analytics, Webmaster tool

Email: Thông thường các khách sạn sử dụng hệ thống mail server thuê ngoài, trừ một số hệ thống khách sạn lớn 5 sao. Nhưng bạn vẫn phải biết cách thiết lập địa chỉ mail, quản lý mail, sao lưu mail ….

Marketing online: Seo, Sem, forum, blog, google adword, facebook ads … có kiến thức, kinh nghiệm sử dụng các công cụ này là một lợi thế xin việc làm.

Đào tạo: Bạn sẽ phải làm việc với những người “mù dở” IT cho nên bạn phải hiểu sâu về tin học văn phòng, trình duyệt, tiện ích windows.  Và có chút khả năng truyền đạt (kiến thức sư phạm)

Máy chủ (Server): Bạn cần phải biết cài đặt, vận hành và xử lý sự cố hệ thống máy chủ, thông thường là hệ điều hành Windows server.

Hệ thống camera: Các chủ khách sạn thường yêu cầu bộ phận IT quản lý hệ thống camera, nên các bạn cần phải tìm hiểu về cách cài đặt và sử dụng.

Điện thoại: Mỗi phòng khách là một điện thoại, 100 phòng là 100 điện thoại, khách sạn sẽ phải sử dụng tổng đài điện thoại. Cho nên bạn cần phải hiểu về tổng đài, cái lắp đặt, và xử lý điện thoại con.

Dữ liệu: Sao lưu, quản lý, bảo mật dữ liệu khách sạn là đặc biệt quan trọng, bạn cần có kiến thức về SQL, oracle…

Sau một hồi liệt kê những công việc  mà một IT khách sạn phải làm, cảm thấy thật là nhiều, thật mênh mông, mức lương không cao như những lập trình viên mobile, lập trình hệ thống. Nhưng mỗi nghề đều có thú vị riêng, bạn làm IT khách sạn, bạn sẽ có nhiều kiến thức tổng hợp, bạn sẽ có hiểu biết về ngành khách sạn, du lịch. Cứ thử, có thể bạn sẽ yêu thích nó.

1. Công việc cụ thể của quản lý IT là:

•  Lập kế hoạch và ngân sách cho các dự án IT, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.

•  Phối hợp với các nhà cung cấp, đối tác và khách hàng để thương thảo và ký kết các hợp đồng về dịch vụ IT.

•  Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp IT mới nhất và phù hợp nhất cho nhu cầu của tổ chức.

•  Thực hiện các công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng và khắc phục sự cố liên quan đến hệ thống IT.

•  Đào tạo, hướng dẫn và đánh giá hiệu suất của nhân viên IT.

•  Thiết lập và thực hiện các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn về IT.

•  Báo cáo và bàn giao công việc cho cấp trên hoặc ca sau.

 

Mô tả công việc nhân viên IT khách sạn

2. Bản mô tả công việc nhân viên IT khách sạn

a.         Giám sát hoạt động phòng CNTT của khách sạn

·            Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động phòng CNTT của khách sạn.

·            Kịp thời xử lý những sự cố để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động liên tục, hiệu quả.

b.        Kiểm tra hệ thống hạ tầng CNTT của khách sạn

·       Kiểm tra hoạt động hàng ngày của hệ thống hạ tầng CNTT của khách sạn: hệ thống mạng LAN, hệ thống mạng Wifi – Internet, hệ thống khóa từ, tivi, máy chủ ứng dụng, tổng đài nội bộ.

·       Trong quá trình kiểm tra hệ thống hạ tầng CNTT nếu phát hiện sự cố phải tiến hành xử lý ngay để không làm ảnh hưởng đến hoạt động của khách sạn.

c.         Hỗ trợ vận hành các phần mềm nghiệp vụ

·       Thực hiện việc hướng dẫn, hỗ trợ vận hành hệ thống phần mềm khách sạn cho nhân viên các bộ phận.

·       Tiếp nhận thông tin phản hồi về sự cố của các phần mềm từ nhân viên các bộ phận và tiến hành xử lý nhanh chóng.

d.        Các công việc khác

·       Thực hiện việc điều phối và hỗ trợ khách hàng xử lý các vấn đề về công nghệ thông tin.

·       Chủ động tìm kiếm những ý tưởng cải tiến hoạt động của hệ thống IT khách sạn.

·       Làm các báo cáo công việc định kỳ hay có chỉ thị của cấp trên.

·       Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao phó.

3. Yêu cầu đối với IT khách sạn

Theo như Bản mô tả công việc IT khách sạn, để đảm nhận vị trí công việc này bạn cần có bằng cấp chuyên ngành CNTT hoặc các chuyên ngành liên quan.

·            Ưu tiên có kinh nghiệm IT, kinh nghiệm khách sạn.

·            Ưu tiên có chứng chỉ MCSA, CCNA

·            Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.

·            Có khả năng xử lý sự cố.

·            Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

·            Linh hoạt và khả năng thích ứng với các môi trường làm việc khác nhau

·            Trung thực, nhiệt tình và luôn giữ thái độ tích cực trong công việc.

·            Có kỹ năng phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin, dữ liệu.

·            Vi tính văn phòng thành thạo.

XXVII.                        Nhân viên kỹ thuật khách sạn là gì?

 

Nhân viên kỹ thuật khách sạn (Hotel Engineering staff) là người chịu trách nhiệm lắp đặt hệ thống thiết bị điện – nước theo yêu cầu, giám sát quá trình vận hành hệ thống, khắc phục, sửa chữa các sự cố về điện nước, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước khách sạn. Nhân viên kỹ thuật khách sạn thuộc Bộ phận kỹ thuật, làm việc dưới sự quản lý của Trưởng bộ phận kỹ thuật.

1. Bản mô tả công việc nhân viên kỹ thuật khách sạn

§   Giám sát quá trình vận hành hệ thống điện nước, đảm bảo hoạt động theo đúng quy trình kỹ thuật và quy định của khách sạn.

§   Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa hệ thống điện nước, thiết bị điện nước dân dụng của các bộ phận và tiến hành khắc phục nhanh chóng để không làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động vận hành khách sạn.

§   Nhanh chóng nắm bắt thông tin và thực hiện quy trình xử lý các tình huống khẩn cấp xảy ra: cháy nổ, mất điện – nước, cứu hộ thang máy, rò rỉ khí ga…

§   Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước, thiết bị máy móc của khách sạn và trình cấp trên phê duyệt.

§   Tiến hành thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng theo đúng kế hoạch đã được duyệt để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động tốt.

§   Tuân thủ mọi quy định, quy trình làm việc của phòng kỹ thuật và ban quản lý khách sạn.

§   Thực hiện việc kiểm tra lịch bật/tắt hệ thống các thiết bị điện chiếu sáng của khách sạn.

§   Thường xuyên kiểm tra các chỉ số điện nước, tình trạng hoạt động của hệ thống thiết bị đảm bảo không có vấn đề gì bất thường xảy ra.

§   Thực hiện việc trực ca theo lịch phân công, sẵn sàng xử lý mọi sự cố xảy ra.​​

§   Chịu trách nhiệm lắp đặt hệ thống điện nước, thiết bị theo sơ đồ thiết kế của khách sạn.

§   Tiến hành các công việc lắp đặt mới, di dời – cải tạo hệ thống điện – nước, thiết bị theo các yêu cầu mới của ban quản lý khách sạn.

§   Sử dụng, làm vệ sinh và bảo quản các dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công việc một cách hợp lý.

§   Tham gia các cuộc họp liên quan và làm các báo cáo công việc theo yêu cầu.

§   Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên.

·           Nhân viên thực hiện công việc bảo trì

2. Yêu cầu đối với nhân viên kỹ thuật khách sạn

Theo như bản mô tả công việc nhân viên kỹ thuật khách sạn, để đảm nhiệm vị trí kỹ thuật viên điện nước tại khách sạn bạn cần có tối thiểu bằng trung cấp chuyên ngành điện, nước. Có kinh nghiệm làm việc tại các tòa nhà, khách sạn.

·            Nhanh nhẹn, tinh tế, khéo léo xử lý tình huống trong công việc khi có sự cố xảy ra.

·            Có tinh thần xây dựng, học hỏi, đoàn kết trong tập thể.

·            Có ý  thức trong quan hệ đồng nghiệp, thực hiện tốt nội quy, quy chế.

·            Có y thức trách nhiệm cao trong công việc chuyên môn.

 

 

XXVIII.                    Nhân viên hành lý (Bellman)

 

Công việc chính của nhân viên bellman khách sạn là xách hành lý cho khách, dẫn khách lên phòng, hướng dẫn cho khách cách sử dụng các thiết bị trong phòng, các địa chỉ cần liên hệ trong khách sạn… Để đảm nhận vị trí nhân viên bellman bạn chỉ cần tốt nghiệp THPT, có sức khỏe tốt, tinh thần kỷ luật cao. Biết tiếng Anh là một lợi thế.

XXIX.      Lái xe khách sạn là gì?

 

Lái xe khách sạn (Hotel driver) là người chịu trách nhiệm chuyên chở khách theo yêu cầu, lịch trình sắp xếp của bộ phận lễ tân khách sạn, bảo quản xe được giao. Lộ trình cụ thể thường là: đón tiễn sân bay, chở khách đến các địa điểm du lịch hoặc địa điểm du khách đặt trước. Lái xe khách sạn thuộc bộ phận FO, làm việc dưới sự quản lý của Trưởng bộ phận lễ tân.

1. Bản mô tả công việc lái xe khách sạn

a.         Chuyên chở khách theo lịch trình

·       Hàng ngày nhận lịch phân công chuyên chở khách từ sân bay đến khách sạn và ngược lại.

·       Thực hiện việc đón khách tại sân bay với thái độ thân thiện, lịch sự, tác phong chuyên nghiệp.

·       Giúp khách mang hành lý, sắp xếp hành lý lên xe.

·       Mở cửa xe, hỗ trợ khách lên, xuống xe an toàn.

b.        Chuyên chở khách theo yêu cầu

·       Hàng ngày nhận lịch chuyên chở khách theo lộ trình khách yêu cầu.

·       Giúp khách lựa chọn những hướng đi thuận tiện, an toàn nhưng vẫn đảm bảo lộ trình.

·       Cung cấp những thông tin chỉ dẫn bổ ích cho du khách.

Chuyên chở khách theo yêu cầu

c.         Bảo quản xe được giao

·            Thực hiện các biện pháp vệ sinh để giữ xe luôn trong tình trạng sạch sẽ.

·            Định kỳ thực hiện quy trình chăm sóc xe, bảo trì, bảo dưỡng.

·            Đậu, đỗ xe đúng nơi quy định.

d.        Các công việc khác

·       Hàng ngày kiểm tra tình trạng xe trước khi khởi hành.

·       Điền đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đội xe: Tên người sử dụng xe, lộ trình, thời gian khởi hành, thời gian đến, số km đầu, số km cuối.

·       Định kỳ làm báo cáo quyết toán xăng dầu, số xăng dầu bình quân trên 100km.

·       Báo cáo ngay cho người phụ trách trực tiếp khi xe xảy ra hư hỏng, va quyệt hay tai nạn.

·       Hỗ trợ thực hiện các hoạt động PR, quảng cáo khách sạn khi được yêu cầu.

·       Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ của bộ phận.

Kiểm tra tình trạng xe

2. Lái xe khách sạn cần trình độ, kỹ năng gì?

Theo bản mô tả công việc lái xe, để đảm nhiệm vị trí nhân viên lái xe khách sạn, bạn cần bằng tốt nghiệp THPT trở lên, có chứng chỉ bằng cấp lái xe.

a) Kiến thức:

·  Nắm rõ luật giao thông

·  Có khả năng phán đoán đường đi tốt

·  Có kiến thức về động cơ xe hơi

·  Am hiểu đường đi tại khu vực.

b) Kỹ năng:

·  Kỹ năng lái xe giỏi

·  Linh hoạt, tinh thần làm việc đồng đội cao

·  Kỹ năng giao tiếp tốt

c) Kinh nghiệm

·  Có kinh nghiệm lái xe cho khách sạn hoặc đơn vị cho thuê xe chuyên nghiệp và hồ sơ lái xe tốt là một lợi thế.

d) Năng lực/Phẩm chất

·  Có đầu óc tổ chức và có tính hệ thống

·  Cẩn thận, có trách nhiệm và luôn đúng giờ.

·  Chu đáo và tận tình

·  Thận trọng, đáng tin cậy và khéo léo trong cách ứng xử

·  Trung thực và dễ tiếp xúc

·  Ăn mặc gọn gàng, chỉnh tề

e) Thái độ

·  Sẵn sàng làm việc dài ngày và giờ giấc không đều đặn, làm việc theo ca và làm vào các ngày nghỉ, ngày Lễ theo yêu cầu.

·  Tôn trọng sự bảo mật.

 

XXX.          Bạn Trẻ Cần Chuẩn Bị Gì Để Thành Công Với Nghề Khách Sạn

Để thành công với nghề khách sạn, nhà hàng và du lịch các bạn trẻ cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn, các kỹ năng mềm và đặc biệt là khả năng ngoại ngữ. Trong thời gian học tập các bạn cần dành thời gian cho công việc thực tập tại các nhà hàng khách sạn, nơi không chỉ giúp bạn có thêm thu nhập mà còn giúp bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong hành trình phát triển nghề nghiệp.

 

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian (Time management) là quá trình tổ chức và quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu cá nhân hoặc chuyên nghiệp. Nó bao gồm việc ưu tiên công việc, lên lịch công việc, và phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ và hoạt động cụ thể. Mục tiêu của quản lý thời gian là tăng hiệu suất, giảm căng thẳng, và tạo điều kiện để bạn có thể tận dụng thời gian một cách tốt nhất.

Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của quản lý thời gian:

·           Lập kế hoạch: Bắt đầu bằng việc xác định những gì bạn cần làm. Lập ra danh sách công việc và mục tiêu cụ thể.

·           Ưu tiên công việc: Xác định công việc quan trọng và cấp bách nhất và ưu tiên chúng. Sử dụng các phương pháp như ma trận ưu tiên (Eisenhower Matrix) để quyết định công việc nào cần hoàn thành trước.

·           Lên lịch công việc: Sử dụng lịch hoặc ứng dụng quản lý thời gian để lên lịch công việc. Đảm bảo bạn dành đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ và cố gắng tuân theo lịch trình.

·           Tập trung vào công việc: Khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ, hãy tập trung hoàn toàn vào nó và tránh xao lạc từ các yếu tố khác như điện thoại di động, mạng xã hội, hoặc email.

·           Sử dụng công cụ hỗ trợ: Có nhiều công cụ và ứng dụng quản lý thời gian có sẵn để giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi thời gian. Các ví dụ phổ biến bao gồm Google Calendar, Microsoft Outlook, và các ứng dụng quản lý nhiệm vụ như Todoist hay Trello.

·           Đặt mục tiêu và phân chia nhiệm vụ: Chia công việc lớn thành các phần nhỏ hơn và đặt mục tiêu cụ thể cho từng phần. Điều này giúp làm cho công việc trở nên quản lý được hơn và giảm áp lực.

·           Giữ đúng lịch trình: Hãy cố gắng tuân thủ lịch trình mà bạn đã lên. Tuy nhiên, cũng hãy linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết.

·           Tạo thời gian cho nghỉ ngơi và tái nạp năng lượng: Đảm bảo bạn có thời gian cho các hoạt động giải trí, nghỉ ngơi, và tái nạp năng lượng để đảm bảo sức khỏe tinh thần và tinh thần làm việc tốt.

·           Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống cá nhân và chuyên nghiệp, giúp bạn tận dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu của mình.

2. Tại sao phải quản lý thời gian?

Tại sao phải quản lý thời gian?

Thời gian là nguồn tài nguyên hữu hạn và cần phải được quản lý. Quản lý thời gian tốt giúp bạn:

·            Đơn giản hóa tất cả mọi thứ: Trên thực tế bạn đang đối mặt với các vấn đề lộn xộn nếu bạn không biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Bằng cách thiết lập một thời gian biểu hiệu quả bạn có thể làm theo tránh bị sao nhãng.

·            Tạo nên một hệ thống cho cuộc sống, ngày làm việc của bạn: Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tối giản sự lộn xộn và biết cách sắp xếp mọi thứ được tốt hơn.

·            Gia tăng hiệu quả của công việc: Công việc sẽ trở nên thuận lợi hơn nếu bạn biết cách quản lý thời gian tốt. Với việc lập kế hoạch thời gian cho từng công việc cụ thể bạn có thể nhìn thấy các công việc đã thực hiện xong và cần phải hoàn thành những công việc còn lại. Từ đó bạn biết cách giải quyết xong công việc.

Mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Thông thường chúng ta đều cho rằng thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm. Có rất nhiều người mong muốn một ngày có nhiều hơn 24 giờ để làm việc, học tập. Cách giúp bạn làm việc nhiều hơn đó là quản lý quỹ thời gian hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Hãy sắp xếp gọn gàng

Điều này có nghĩa là bạn biết cách sắp xếp gọn gàng và có trật tự tại nơi làm việc của bạn. Việc bạn để bừa các giấy tờ, tài liệu trên bàn làm việc sẽ làm cho việc tìm kiếm tài liệu tốn nhiều thời gian hơn. Giải pháp là bạn hãy ghi các nhãn đúng cách, gọn gàng để vào một khu vực mà bạn có thể nhìn thấy. Đồng thời hãy loại bỏ những thứ không cần thiết trên bàn làm việc. Sự bừa bộn không chỉ làm mất không gian mà nó còn tốn nhiều thời gian khi phải xử lý mớ hỗn độn.

Hãy học cách tập trung

Khi làm bất cứ một việc gì, điều bạn cần để quản lý thời gian hiệu quả đó là không được phân tâm. Bạn có thể lên hoạch một cách đầy đủ nhưng khi có sự sao nhãng bạn sẽ mất đi khoảng thời gian quý giá của mình. Do đó, bạn hãy học cách tập trung vào công việc đang diễn ra. Hãy loại bỏ những điều phiền gây sao nhãng đến công việc của bạn.

Hãy sử dụng các công cụ quản lý thời gian tốt hơn

Một trong các cách giúp bạn thực hiện các công việc hiệu quả đó là bạn hãy sử dụng các công cụ quản lý thời gian tốt hơn. Công cụ quản lý thời gian bao gồm những ứng dụng di động và phần mềm chẳng hạn. Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Hãy tạo những thói quen tốt cho mình

Đây là điều khó đối với bất kỳ ai. Việc thay đổi thói quen, sinh hoạt hình thành từ lâu sẽ rất khó nhưng bạn cần phải loại bỏ những thói quen xấu và tạo cho mình thói quen tốt. Một số thói quen tốt như: Dậy sớm, đọc sách, tập thể dục, tập thiền, tập Yoga.

Cách quản lý thời gian cho dân văn phòng

Cách quản lý thời gian cho dân văn phòng

Chia sẻ công việc

ü  Một trong những yếu tố dẫn đến việc áp lực, stress là do áp lực công việc quá nhiều. Vì vậy, bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp hay cấp dưới của bạn chia sẻ những công việc đó. Việc bạn chia sẻ công việc không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng mà còn đảm bảo chất lượng của công việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý nên xem xét những công việc đó có phù hợp với khả năng của họ hay không trước khi nhờ họ làm việc.

Biết cách ưu tiên các công việc quan trọng trước

ü  Áp lực công việc khiến chúng ta mệt mỏi, chán trường dẫn đến stress nặng. Cách quản lý thời gian tốt đó là bạn hãy lập một danh sách những công việc cần phải thực hiện ngay lập tức để không tiêu tốn thời gian của bạn. Đồng thời hãy ưu tiên những công việc quan trọng trước để thực hiện, những công việc ít quan trọng hơn sẽ thực hiện sau.

Không nên trì hoãn

ü  Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.

Lên lịch trình công việc cụ thể

ü  Để hoàn thành tốt công việc bạn hãy lên lịch trình cho công việc một cách cụ thể. Bạn hãy mang theo một cuốn sổ ghi chép đồng thời liệt kê tất cả những công việc mà bạn phải thực hiện. Trước tiên bạn hãy lập một “To Do List” trước khi bắt đầu một ngày, ưu tiên những công việc quan trọng và đảm bảo sẽ hoàn thành chúng.

ü  Để việc quản lý thời gian của bạn được tốt, bạn hãy phân chia thành 3 danh sách bao gồm:

ü  Danh sách các công việc trong công sở.

ü  Danh sách các công việc gia đình.

ü  Danh sách các công việc cá nhân.

Đặt ra những Deadline cụ thể

ü  Khi bạn nhận công việc nào đó từ cấp trên hay có ý định làm bất cứ công việc gì, bạn hãy đặt ra một deadline cụ thể, rõ ràng và tuân thủ đúng thời gian. Bạn hãy đặt một deadline vài ngày trước khi thực hiện công việc và hoàn thành tất cả những nhiệm vụ đó theo đúng kế hoạch. Sau đó, bạn hãy thách thức bản thân hoàn thành công việc đó trước khi deadline đến hẹn. Đây là một cách giúp bạn quản lý thời gian một cách hợp lý, không bị lãng phí thời gian.

Hãy bắt đầu một ngày sớm  

ü  Hầu hết những người thành công đều có một điểm chung đó là họ bắt đầu ngày mới sớm hơn so với những người khác. Thời gian bạn ngủ nướng là lúc họ bắt đầu một ngày mới, họ đã có thời gian để ngồi, suy nghĩ và lên kế hoạch cho ngày của họ.

ü  Ngoài ra, khi bạn dậy sớm bạn sẽ cảm thấy tinh thần sảng khoái, tỉnh táo hơn. Khi thời gian trôi đi, năng lượng của bạn cũng sẽ bắt đầu giảm từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn.

·           Nghỉ ngơi một cách hợp lý

ü  Sau một ngày làm việc mệt mỏi, căng thẳng bạn cũng đừng quên nghỉ ngơi hợp lý, khoa học. Bạn hãy dành từ 10-15 phút để nghỉ ngơi. Bạn có thể đi bộ, nghe nhạc hay tập một bài thể dục nhẹ nhàng để lấy lại tinh thần.

3 . Làm việc nhóm , 8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả:

Làm việc nhóm là gì? Làm việc nhóm là một kỹ năng mềm chúng ta được làm quen từ khi còn đi học. Nhưng để thật sự hiểu làm việc nhóm là gì, chúng ta sẽ phải xem xét nhiều khía cạnh. Hôm nay, Hotelcareers sẽ chia sẻ với các bạn Làm việc nhóm là gì? Và 8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả.

Làm việc nhóm là gì?

a.      Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm (Teamwork) là làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu nhất định. Giáo sư Leigh Thompson của Trường Quản lý Kellogg định nghĩa về nhóm: “Nhóm (Group) là một nhóm người phụ thuộc lẫn nhau về thông tin, nguồn lực, kiến thức và kỹ năng. Họ tìm cách kết hợp những nỗi lực của nhau để đạt được mục tiêu chung” Như vậy, làm việc nhóm là một số người tập hợp lại với nhau, làm việc cùng nhau, tương tác qua lại, hỗ trợ lẫn nhau, phân công công việc rõ ràng, cùng tuân theo một quy tắc để đạt mục tiêu công việc nhóm được giao.

Làm việc nhóm hiệu quả

b.     8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc một mình đã khó rồi, làm việc nhóm còn khó hơn nhiều. Người xưa có câu: “Chín người mười ý”, ý muốn nói khi có nhiều người sẽ nảy sinh rất nhiều ý kiến khác nhau. Cho nên, chúng ta cần có những quy định, nguyên tắc cho nhóm làm việc. Dưới đây là 8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả mà Hotelcareers muốn chia sẻ với các bạn.

Xác định được mục tiêu chung

Trước khi bắt tay vào công việc, các thành viên trong nhóm cần phải xác định được mục tiêu chung cần hướng đến khi làm việc nhóm lần này là gì. Mỗi thành viên đều là những cá thể riêng biệt, vì vậy nếu không thống nhất được mục tiêu chung thì mỗi người sẽ làm theo ý kiến của mình và quên việc phải cùng nhau đạt được hiệu quả trong công việc chung.

Thống nhất và cam kết chỉ hướng đến một mục tiêu, nhóm làm sẽ định hình và xây dựng được các kế hoạch nhóm, vạch ra được sứ mệnh và những mục đích cần đạt được. Khi tất cả cùng kỳ vọng về một mục tiêu, một công việc và có trách nhiệm với công việc đó thì làm việc nhóm hiệu quả là điều rất dễ dàng.

Tăng cường giao tiếp giữa các thành viên

Nhiều nhóm có hoạt động hiệu quả không chỉ vì họ có sự thống nhất hay kỹ năng làm việc tốt, mà quan trọng hơn hết là giữa các thành viên có sự liên kết với nhau. Khi cùng làm việc nhóm, các thành viên nên năng nổ giao tiếp và trao đổi thông tin với nhau.

Việc giao tiếp giữa các thành viên nhóm là một quá trình mang tính hai chiều, vừa giúp các thành viên hiểu nhau hơn, đồng thời cũng phát hiện được các vấn đề mới nảy sinh và cùng bàn bạc cách giải quyết nhanh chóng.

Các thành viên nên giao tiếp cởi mở và trung thực với nhau, nên đặt những câu hỏi để làm rõ thêm ý kiến, tránh khơi chuyện để tìm cách phản bác hay trù dập đồng nghiệp. Tạo môi trường làm việc nhóm được tự do bày tỏ suy nghĩ và ý kiến để mọi người cùng nắm rõ hoạt động đang diễn ra của nhóm và đóng góp thêm vào công việc chung để đẩy mạnh hiệu quả.

Tin tưởng và tôn trọng

Tin tưởng và tôn trọng

Trong làm việc nhóm, sự tin tưởng là yếu tố quan trọng để thúc đẩy mối quan hệ khăng khít giữa các thành viên. Môi trường làm việc nhóm hiệu quả có nghĩa là tất cả các thành viên đều có thể thoải mái chia sẻ những thông tin, ý kiến hay những kỹ năng bí mật mà chỉ có bản thân có. Từ đó, tạo nên cái riêng và nét đặc biệt trong công việc chung.

Việc tôn trọng và lắng nghe ý kiến của nhau cũng giúp các thành viên nhanh chóng gắn kết và tin tưởng nhau, giảm thiểu xung đột và đảm bảo cho hoạt động nhóm được suôn sẻ.

Gắn kết

Các thành viên nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung, nên việc gắn kết thành một đơn vị thống nhất là rất quan trọng. Khi làm việc nhóm, cần tăng cường những buổi họp mặt, giao lưu cả về công việc lẫn cuộc sống bên ngoài để các thành viên có không gian gắn kết và hiểu nhau hơn.

Bạn có biết vì sao các công ty thường thành lập các đội nhóm khi muốn tiếp cận các dự án hay phát triển sản phẩm không? Đơn giản vì nhóm có nhiều quan điểm khác biệt thì khả năng thành công của dự án càng cao hơn.

Tránh tiêu cực

Khi đã làm việc nhóm, nên tránh những hiềm khích, cảm xúc tiêu cực cá nhân trước đó. Không nên tạo những cuộc thảo luận không lành mạnh, chỉ để nói xấu về một thành viên nào đó. Các thành viên nên tích cực trao đổi với nhau về những ý kiến cá nhân. Không nên đổ lỗi hay dùng từ chỉ trích quá mạnh đối với một cá nhân nào đó.

Trưởng nhóm gương mẫu

Trưởng nhóm vững vàng

Tốc độ của trưởng nhóm là tốc độ của cả nhóm. Làm việc nhóm hiệu quả khi người trưởng nhóm là người dẫn đầu xuất sắc. Người trưởng nhóm phải là người hi sinh nhiều nhất, đóng góp cả công việc lẫn kỹ năng để liên kết các thành viên nhóm và là tấm gương cho cả nhóm.

Một người trưởng nhóm giỏi phải thống nhất được ý kiến của tất cả các thành viên, đặt ra mục tiêu chung cho cả nhóm và yêu cầu được tất cả các thành viên tuân thủ theo nguyên tắc nhóm đã đặt ra. Riêng người trưởng nhóm cũng phải có tính cách kiên định và quyết tâm, không được dễ dàng lung lay ý chí vì những tác động bên ngoài và phải nhanh nhạy để giúp nhóm có những thay đổi kịp thời với xu hướng.

Phân công công việc hiệu quả và rõ ràng về trách nhiệm

Việc phân công công việc luôn là phần dễ xảy ra nhiều vấn đề nhất khi làm việc nhóm. Mỗi nhóm đều được cấu thành nên từ nhiều cá nhân, việc không phân công việc rõ ràng khiến cho các cá nhân không nắm rõ được mình cần phải làm những gì, dẫn đến hiện tượng chồng chéo công việc này mà công việc khác lại không ai lo.

Phân công công việc đúng khả năng và trách nhiệm của từng người cũng là một kỹ năng mà người trưởng nhóm phải vô cùng nhạy bén. Mỗi cá nhân đều có một điểm mạnh riêng. Người trưởng nhóm cần phát huy được điểm mạnh đó vào công việc chung của nhóm để tận dụng được nhân lực và làm việc nhóm hiệu quả.

Gương mẫu và tự kiểm tra,

Gương mẫu và tự kiểm tra, đốc thúc công việc

Người trưởng nhóm và các thành viên đều cần phải tự gương mẫu và có trách nhiệm với công việc được giao. Khi một thành viên gương mẫu hoàn thành công việc của mình, các thành viên khác cũng sẽ phải nhìn vào đó và tự đốc thúc bản thân.

Cùng với gương mẫu, người trưởng nhóm cũng phải thường xuyên tiến hành kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc của các thành viên. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện ra lỗi hoặc khúc mắc ở bất kì thành viên nào đều có thể nhanh chóng đề ra trước cả nhóm để tìm cách giải quyết. Việc kiểm tra cũng giúp trưởng nhóm cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và tương tác nhóm liên tục để nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm.

Trên đây là Khái niệm làm việc nhóm là gì và 8 điểm nhất định phải ghi nhớ để làm việc nhóm hiệu quả. Khi đã nắm rõ được những kỹ năng làm việc nhóm và áp dụng phù hợp, thành công công việc sẽ đến nhanh với bạn và nhóm của mình.

4. 8 cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực từ các chuyên gia nổi tiếng

Biết cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực sẽ giúp tinh thần bạn ổn định hơn. Thậm chí việc bạn kiểm soát cảm xúc tốt giúp bạn cải thiện sức khỏe một cách đáng kể. Bài viết dưới đây Hotelcareers chia sẻ với bạn đọc các cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

Cảm xúc tiêu cực là gì?

Cảm xúc tiêu cực là gì?

Cảm xúc tiêu cực là những trạng thái tinh thần hoặc cảm xúc mà người ta thường xem là không mong muốn, không dễ chịu hoặc có thể gây hại cho tâm trí và cơ thể. Cảm xúc tiêu cực có thể bao gồm sự buồn bãi, lo lắng, căng thẳng, tức giận, sợ hãi, sự tuyệt vọng, và nhiều cảm xúc khác có thể làm cho cuộc sống của một người trở nên khó khăn và không thoải mái.

Cảm xúc tiêu cực thường xuất hiện trong cuộc sống của mọi người và có thể là một phản ứng tự nhiên đối với các tình huống khó khăn, căng thẳng hoặc sự thay đổi trong cuộc sống. Tuy nhiên, khi cảm xúc tiêu cực trở nên quá mức và kéo dài, chúng có thể gây ra các vấn đề về tâm lý và sức khỏe. Trong trường hợp này, việc tìm kiếm sự hỗ trợ tâm lý và cố gắng quản lý cảm xúc tiêu cực là quan trọng để duy trì tâm trạng và sức khỏe tốt hơn.

Cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực

8 cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực

Kiểm soát cảm xúc hiện tại

Có thể trong quá trình giao tiếp bạn dễ bị cảm xúc cuốn trôi và phản ứng không được tốt. Nếu bạn cảm thấy bản thân bắt đầu rơi vào phản ứng mất kiểm soát, bạn hãy dừng lại xem xét và tập trung vào cảm nhận của chính bạn. Điều này sẽ giúp não bộ xử lý những thông tin hiệu quả khiến bạn cảm thấy bớt bị choáng bởi cảm xúc của mình.

Kiểm soát hơi thở

Một trong những cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực là bạn hãy kiểm soát hơi thở của chính bạn. Bạn hãy hít thở thật sâu sẽ giúp bạn cảm thấy bình tĩnh hơn và cung cấp lượng oxy cần thiết cho cơ thể giúp bạn thư giãn hơn. Bạn hãy:

·  Đặt một tay lên ngực, tay kia đặt lên bụng dưới lồng ngực. Sau đó hít vào chậm, sâu qua mũi. Tiếp theo bạn cảm nhận phổi, bụng phồng lên khi không khí lấp đầy.

·  Giữ hơi thở từ một đến hai giây rồi thở ra chậm qua mũi. Bạn hãy hít thở sâu trong một phút.

Tránh những suy nghĩ tiêu cực

Nếu bạn nghĩ theo chiều hướng tiêu cực sẽ kéo theo cảm xúc đi xuống sẽ làm tăng thêm sự căng thẳng và chán nản trong bạn. Vì vậy bạn hãy thừa nhận thực tại, tránh những suy nghĩ tiêu cực như “Tôi làm gì sai? Tôi cần thay đổi như thế nào? Tôi có thể làm gì để tốt hơn?” Khi mặt tích cực xuất hiện, bạn sẽ có cảm giác dễ chịu hơn rất nhiều.

Thay vì giữ suy nghĩ tiêu cực bạn hãy chia sẻ cảm xúc thật của mình với người bạn tin tưởng. Họ sẽ cho lời khuyên giúp bạn tự tìm giải pháp và những gánh nặng được buông bỏ. Hay bạn có thể đi du lịch để khám phá những vùng đất mới, gặp gỡ những con người mới để tìm lại động lực sống cho mình.

Không tranh cãi

Tập trung vào các vấn đề cần giải quyết hơn là tranh cãi

Con người chúng ta không một ai là hoàn hảo và ai cũng có thể mắc những sai lầm không đáng có. Cho dù bạn có tức giận, có trách mắng những lỗi lầm của một ai đó thì cả bạn và họ cũng sẽ không giải quyết được vấn đề. Cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực tốt nhất là bạn không nên phàn nàn, đổ lỗi cho người khác mà hãy tìm phương án giải quyết để hạn chế hậu quả vấn đề có thể gây ra.

Không gửi email khi đang tức giận

Trong lúc tức giận bạn sẽ viết ra những điều không mấy tốt đẹp, có thể viết những điều không mong muốn gây tổn thương cho người khác. Vì vậy bạn hãy để tâm trạng bình tĩnh hơn rồi mới giải quyết công việc tiếp theo.

Hãy viết ra giấy những gì tốt đẹp để kiểm soát cảm xúc tiêu cực

Một trong những cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực là bạn hãy viết ra giấy những gì tốt đẹp mà người đó làm cho bạn. Thay vì nổi giận bạn hãy bình tĩnh, bạn hãy cố gắng tìm một không gian yên tĩnh để trấn tĩnh lại và viết ra những điều bạn trải nghiệm hàng ngày. Từ đó, bạn sẽ giữ tinh thần lạc quan, biết điều tiết cảm xúc của mình được tốt hơn.

Bình tĩnh trong mọi tình huống

Mất bình tĩnh có thể sẽ làm bạn cáu giận, mất kiểm soát có thể đánh nhau với người khác. Do đó, khi gặp những thử thách, khó khăn trong cuộc sống bạn hãy suy nghĩ để tìm cách giải quyết những khó khăn đó. Bạn cần bình tĩnh nhìn nhận các vấn đề sự việc một cách toàn diện và đầy đủ nhất.

Ngồi thiền để rèn cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực

Học cách chia sẻ cảm xúc của bản thân với người khác

Kiềm chế cảm xúc quá nhiều sẽ ảnh hưởng tới sức khỏe của chính bạn. Bạn hãy:

·  Chia sẻ cảm xúc của bạn với những người bạn tin tưởng để giải tỏa những căng thẳng bạn gặp phải trong công việc cũng như cuộc sống.

·  Tập thể dục hàng ngày giúp tăng sức lực cho cơ thể giúp bạn kiểm soát cơn nóng giận.

·  Tập thiền là cách tốt nhất để kiểm soát cảm xúc tiêu cực. Khi tập thiền sẽ giúp bạn cảm thấy lòng nhẹ nhàng, những lo lắng, căng thẳng sẽ giảm bớt một cách tối đa.

5. Bạn Trẻ Cần Chuẩn Bị Gì Để Thành Công Với Nghề Khách Sạn

Để thành công với nghề khách sạn, nhà hàng và du lịch các bạn trẻ cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn, các kỹ năng mềm và đặc biệt là khả năng ngoại ngữ. Trong thời gian học tập các bạn cần dành thời gian cho công việc thực tập tại các nhà hàng khách sạn, nơi không chỉ giúp bạn có thêm thu nhập mà còn giúp bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong hành trình phát triển nghề nghiệp.

Nghề khách sạn là một nghề liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống, giải trí và du lịch cho khách hàng. Nghề khách sạn bao gồm nhiều vị trí công việc khác nhau, từ cấp quản lý cao nhất như giám đốc điều hành khách sạn, phó giám đốc điều hành khách sạn, thư ký giám đốc khách sạn, đến cấp nhân viên như lễ tân, nhân viên đặt phòng, nhân viên hành lý, nhân viên buồng phòng, nhân viên bếp, nhân viên phục vụ, nhân viên bảo vệ...

Để làm nghề khách sạn, bạn cần có kiến thức chuyên môn về quản trị khách sạn, nghiệp vụ khách sạn, kỹ năng giao tiếp, tiếng Anh và các ngôn ngữ khác (nếu có), kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng chăm sóc khách hàng. Bạn cũng cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình, cẩn thận và linh hoạt. Ngoài ra, bạn cũng cần có sức khỏe tốt và khả năng chịu áp lực cao.

Nghề khách sạn là một nghề có tiềm năng phát triển lớn trong tương lai, bởi ngành du lịch ngày càng phát triển và có nhu cầu cao về dịch vụ lưu trú chất lượng. Nếu bạn có đam mê và mong muốn theo đuổi nghề khách sạn, bạn có thể học ngành Quản trị khách sạn tại các trường đại học, cao đẳng hoặc các trung tâm đào tạo chuyên ngành. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm thông tin về ngành Quản trị khách sạn tại các website chuyên về du lịch và khách

Kiến thức chuyên môn về quản trị khách sạn là những kiến thức liên quan đến việc tổ chức, điều hành và phát triển các hoạt động kinh doanh của khách sạn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Kiến thức chuyên môn về quản trị khách sạn bao gồm các lĩnh vực sau:

•  Quản trị học: Là kiến thức về các nguyên lý, phương pháp và kỹ năng quản lý trong các tổ chức, bao gồm quản lý chiến lược, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro, quản lý dự án...

. Ví dụ: Một giám đốc khách sạn cần có kiến thức về quản trị học để xây dựng mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cho khách sạn, phân bổ nguồn lực, điều phối các bộ phận, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động, xử lý các vấn đề phát sinh...

•  Du lịch học: Là kiến thức về các khái niệm, nguyên tắc và ứng dụng của du lịch trong các hoạt động kinh tế, xã hội và văn hóa. Bao gồm du lịch cơ bản, du lịch nội địa, du lịch quốc tế, du lịch bền vững, du lịch trải nghiệm...

 Ví dụ: Một nhân viên tiếp thị khách sạn cần có kiến thức về du lịch học để nghiên cứu thị trường, phân tích nhu cầu và xu hướng của khách hàng, thiết kế và quảng bá các sản phẩm dịch vụ du lịch hấp dẫn...

•  Văn hóa học: Là kiến thức về các nền văn hóa khác nhau trên thế giới, bao gồm ngôn ngữ, tôn giáo, phong tục, ẩm thực, nghệ thuật. Ví dụ: Một nhân viên buồng phòng khách sạn cần có kiến thức về văn hóa học để biết cách sắp xếp và trang trí phòng theo sở thích và tập quán của khách hàng từ các nước khác nhau...

•  Nghiệp vụ khách sạn: Là kiến thức về các hoạt động cơ bản và chuyên sâu của các bộ phận trong khách sạn, bao gồm lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, bar, spa, gym...

 Ví dụ: Một nhân viên nhà hàng khách sạn cần có kiến thức về nghiệp vụ khách sạn để biết cách tiếp nhận đặt bàn, chuẩn bị bàn ghế và đồ ăn uống, phục vụ khách hàng theo tiêu chuẩn chất lượng...

•  Kỹ năng mềm: Là kiến thức về các kỹ năng cá nhân và giao tiếp cần thiết cho công việc trong khách sạn. Bao gồm kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng tự học...

 Ví dụ: Một nhân viên lễ tân khách sạn cần có kỹ năng mềm để biết cách chào hỏi, giới thiệu và tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn, giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng, hợp tác với các bộ phận khác trong khách sạn...

Quản trị khách sạn là gì?

Quản trị khách sạn (Hotel Management) là tổ chức, quản lý tất cả những hoạt động của khách sạn một cách khoa học học và hiệu quả. Người quản lý khách sạn sẽ lập ra các quy tắc trong quá trình quản lý từng bộ phận của khách sạn từ lễ tân, buồng đến ẩm thực, sự kiện, lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản thu – chi liên quan đến hoạt động chung của khách sạn…

Người làm tốt công việc quản trị khách sạn còn là người có khả năng giao tiếp, nhanh nhạy để xử lý những tình huống bất ngờ. Bên cạnh đó, quản trị khách sạn còn đòi hỏi khả năng tổ chức để lên kế hoạch làm việc hiệu quả, cụ thể cho các bộ phận và đôn đốc, phân công nhân viên thực hiện đúng kế hoạch đề ra.

Hiện nay, Quản trị khách sạn là một ngành học chủ chốt, đóng vai trò quan trọng góp phần phát triển ngành du lịch của Việt Nam. Chính vì vậy, việc tìm hiểu “Quản trị khách sạn là gì” là điều cực kỳ quan trọng trong việc theo đuổi ngành học.

Vấn đề tiếp theo, các bạn nên nắm vững những kiến thức, kỹ năng của ngành này hãy trả lời cho câu hỏi “Ngành quản trị khách sạn học những gì” một cách cặn kẽ.

Kỹ năng giao tiếp là gì? 

Kỹ năng giao tiếp là những quy tắc về cách ứng xử, nghệ thuật đối đáp trong giao tiếp. Các kỹ năng này được đúc rút từ những cuộc giao tiếp hàng ngày. Rèn luyện các kỹ năng này hàng ngày sẽ giúp cho bạn ngày càng phát triển và hoàn thiện bản thân hơn.

Kỹ năng này bao gồm:

·  Khả năng truyền đạt thông điệp

·  Kỹ năng lắng nghe

·  Trao đổi phản hồi, cho đi và nhận lại giữ chủ thể giao tiếp – Người nói và đối tượng giao tiếp – Người nghe

Các kỹ năng này kết hợp lại để giúp người nói đạt được mục đích giao tiếp nhất định.

Cùng với các ý tượng, cảm nhận và yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức và giao tiếp hiệu quả. Chính vì thế mà kỹ năng giao tiếp của bạn có thể liên quan trực tiếp đến khả năng nghe và nói. Trưc tiếp quan sát và cảm thông cho chủ thể và đối tượng giao tiếp.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Đây là mắt xích quan trọng bạn cần phải có trong  các kỹ năng cần học hỏi. Bản thân cần hoàn thiện để đạt hiệu qủa tốt nhất và tương tác với các đối tác khác trong công việc, cuộc sống.

Kỹ năng này cũng giúp bạn thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm chuyên nghiệp hơn. Kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mỗi doanh nghiệp cần.

Ngoài kiến thức về kỹ năng giao tiếp là gì bạn cần phải hiểu rõ hơn về các hình thức giao tiếp:

·  Hình thức giao tiếp trực tiếp

·  Gián tiếp ( giao tiếp qua mạng xã hội,qua điện thoại, email,…)

Chắc hẳn trong mỗi chúng ta đều cần phải xây dựng các mối quan hệ và duy trì chúng thật tốt đẹp. Dù là ở bất kỳ lĩnh vực hay khía cạnh nào của cuộc sống bạn đều cần những mối quan hệ này để phát triển bản thân và giải quyết các vấn đề trong cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn kết nối và tạo mối quan hệ với mọi người xung quanh.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp 

Trong cuộc sống

Trước khi bạn muốn đánh giá bất kỳ ai đều cần phải có thời gian giao tiếp và tìm hiểu về họ. Những người sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt thường để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt người đối diện. Nhờ vào đó họ có thể xây dựng mối quan hệ bền đẹp với họ.

Chính vì vậy mà bản thân bạn cần phải tạo thêm nhiều mối quan hệ xung quanh: Gia đình, bạn bè, hàng xóm, đồng nghiệp, thầy trò,… Những mối quan hệ này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong cuộc sống.

Bạn không thể giao tiếp với tất cả mọi người như nhau. Bản thân cần phải có sự phân định rõ ràng. Cần phân biệt rõ ràng đối tượng giao tiếp: người lớn tuổi, người thân trong gia đình, người ít tuổi,… Từ đó thúc đẩy từng nhóm đối tượng giao tiếp với từng cách giao tiếp phù hợp.

Trong công việc

Đối với bất kỳ đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng nào mà bạn cần tiếp cận sẽ xuất hiện những người làm việc với bạn trong suốt quá trình. Những người này sẽ góp phần đáng kể trong việc giúp bạn rèn luyện các kỹ năng giao tiếp hàng ngày. Đặc biệt nếu đó là khách hàng, đối tác. 

Nếu muốn thành công bạn cần phải học hỏi và cải thiện bản thân để hoàn thiện từng ngày. Nếu bạn không tạo được thiện cảm với đối tác thì sẽ rất dễ có nguy cơ mất đi những hợp đồng lớn. Và đặc biệt nếu không hoà đồng, kết bạn được với những đồng nghiệp của mình thì chắc chắn trong công việc bạn sẽ gặp nhiều khó khăn. Và đặc biệt sẽ không phát huy được toàn bộ kỹ năng trong công việc. 

Bên cạnh đó, nếu bạn là một lãnh đạo thì ngoài kiến thức chuyên môn thì kỹ năng mềm đóng vai trò rất quan trọng với bạn. Nên việc bạn phải thường xuyên trau dồi kiến thức từ sách vở, những người xung quanh là rất cần thiết.

Ngay khi bắt đầu vào làm việc với vai trò và kỹ năng giao tiếp mới bạn cần phải đánh giá được bản thân trong buổi phỏng vấn. Ngay trong suốt quá trình làm việc và hành động cần kiểm soát cách ứng xử của bạn. Đây là cơ sở để các đồng nghiệp với cấp trên của bạn hay khách hàng quan sát kỹ và nhận định rõ ràng.

Ngay cả khi bản thân bạn học được các kỹ năng giao tiếp với cấp dưới cũng cần phải thúc đẩy, động viên họ. Như vậy sẽ truyền được cảm hứng và năng lực làm việc để hoàn thành mục tiêu. Tập thể sẽ cùng phát triển và tiến tới mục đích đề ra.  

Khi bạn nói về những kỹ năng giao tiếp thì đó sẽ là một tập hợp nhiều kỹ năng tạo thiện cảm với người đối diện. Tập trung lắng nghe và phản hồi các câu hỏi đặt ra. Tiếp tục sử dụng những ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp với những người xung quanh bằng ánh mắt.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng, giao tiếp qua điện thoại, văn bản,… Cần trang bị những kiến thức nền tảng giao tiếp phù hợp để hoàn thiện bản thân mình hơn. 

Tăng hiệu suất công việc và xây dựng đội nhóm vững mạnh

Khi làm việc trong môi trường công sở thì kỹ năng giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu. Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt thì sẽ tổng hợp được nhiều thông tin cần thiết giúp bạn truyền đạt tới đồng nghiệp của mình. Đặc biệt là các đối tác làm ăn với cấp trên.

Xây dựng cho mình một kế hoạch công việc vụ thể để từ đó có thể giải quyết mọi vấn đề một cách suôn sẻ. Đặc biệt là khi công việc của bạn cần có sự hợp tác hoặc làm việc theo nhóm.

Những trường hợp này cần rèn luyện kỹ năng khéo léo và truyền tải thông điệp chuẩn xác. Tránh gây hiểu lầm và hiểu sai ý đối phương. Nên đồng nhất các kỹ năng để phục vụ tăng hiệu suất công việc như ý muốn.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp cũng sẽ giúp cho bạn xây dựng đội nhóm vững mạnh trong công ty để phát triển. Sự đoàn kết giữa các nhân viên, đồng nghiệp với nhau sẽ giúp cho các buổi thảo luận sôi động và dễ thống nhất ý kiến.

Mọi người có thể thoải mái tham khảo và xem xét cùng nhau để đưa ra những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Như vậy sẽ giúp mang lại lợi ích tốt nhất cho công ty và doanh nghiệp của mình.

Với hiệu suất công việc cao và đồng hành cùng những nhân viên giỏi sẽ giúp cho đội nhóm phát triển vững mạnh, toàn diện. Cùng doanh nghiệp phát triển và dễ dàng đạt được thành tựu lớn. Chính vì thế các doanh nghiệp cần trang bị cho nhân viên của mình hiểu rõ về kỹ năng giao tiếp là gì để hoàn thiện bản thân. 

Tạo bàn đẩy thăng tiến trong công việc

Với kỹ năng lãnh đạo mà một người quản lý cấp cao cần có thì không thể thiếu kỹ năng giao tiếp trong đó. Bởi vì kỹ năng giao tiếp sẽ giúp người quản lý dễ dàng giao tiếp với cấp dưới của mình. Cùng nhân viên bàn bạc, hợp tác và xây dựng, phát triển thành công trong công ty.

Đặc biệt với khả năng của bản thân người quản lý cũng hiểu rõ hơn về thế mạnh của nhân viên. Sau đó lựa chọn nhiệm vụ và giao công việc phù hợp với từng người. Ngoài ra còn hướng dẫn họ tăng hiệu quả chung của dự án / kế hoạch.

Chính vì thế những kỹ năng giao tiếp tố này sẽ giúp mang lại lợi thế đảm bảo chức vụ cao. Bạn cũng có thể mở rộng các mối quan hệ của mình. Không chỉ là với nhân viên của mình mà còn là với nhiều phòng ban và các đối tác khác trong công việc.

Biểu hiện hành vi giao tiếp ở từng mức độ

Sau khi hiểu rõ về định nghĩa kỹ năng giao tiếp là gì bạn cần phải hiểu rõ hơn về biểu hiện hành vi giao tiếp. Và tùy chỉnh từng mức độ phù hợp với từng đối tượng cụ thể. 

Biểu hiện hành vi giao tiếp ở từng mức độ

Mức độ 5 – Xuất sắc

Đây là mức độ cá nhân chủ động vận dụng những kỹ năng trong những tình huống đặc biệt khó khăn. Với các cá nhân có thể truyền đạt được các kỹ năng này cho người khác.

Mức độ xuất sắc cần có:

·  Tự tin để trình bày các vấn đề phức tạp và nhạy cảm với mọi đối tượng. Với các đối tượng lãnh đạo cấp cao và những người ngang hàng, yếu thế hơn trong cuộc sống

·  Luôn tạo được ấn tượng và biết lắng nghe mọi người xung quanh. Cần phải sẵn sàng chấp nhận những phản hồi từ đối phương dành cho bạn

·  Sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu linh hoạt trong giao tiếp. Giọng nói cần có sức thuyết phục và tạo được ảnh hưởng lên người khác

·  Xây dựng chiến lược rõ ràng trong giao tiếp

Mức độ 4 – Tốt

Mới độ tốt có thể vận dụng được toàn bộ năng lực của mỗi các nhân trong các tình huống. Dù là tình huống khá khó khăn và không cần hướng dẫn.

Mức độ tốt cần có:

·  Có khả năng thuyết trình ấn tượng, rành mạch. Toàn bộ các khái niệm phức tạp hướng tới nhiều đối tượng khác nhau

·  Xử lí khéo léo toàn bộ các tình huống phát sinh trong khi giao tiếp.

·  Cần linh động trong cách sử dụng ngôn ngữ giao tiếp và điều chỉnh giọng điệu phù hợp

·  Hiểu rõ và thống kế được những điều cần truyền đạt cho người nghe

·  Biết lắng nghe và chấp nhận toàn bộ những phản hồi mà người khác dành cho mình

Mức độ 3 – Khá

Vận dụng được năng lực của cá nhân trong những tình huống có khăn. Tuy nhiên vẫn cần có sự chỉ dẫn từ người khác.

Mức độ khá cần có:

·  Điều chỉnh khả năng diễn đạt rành mạch. Điều chỉnh rõ ràng nội dung cơ bản hướng đến nhiều đối tượng khác nhau.

·  Vận dụng đúng giọng điệu phù hợp và điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp với từng trường hợp giao tiếp.

·  Luôn lắng nghe và quan tâm đến đối phương. Như vậy sẽ khơi gợi được giao tiếp 2 chiều một cách khéo léo.

Mức độ 2 – Cơ bản

Vận dụng được năng lực của bản thân trong những tình huống cơ bản và cần tới sự giúp đỡ, chỉ dẫn từ nhiều người khác.

Mức độ cơ bản cần có:

·  Khả năng diễn đạt được đầy đủ ý kiến của mình. Không nên lúc nào cũng mạch lạc và chính xác

·  Hoàn toàn chủ động lắng nghe và không khơi gợi phản hồi của đối phương

Mức độ 1 – Kém

Vận dụng được năng lực của cá nhân trong những tình huống cơ bản và rất cần đến sự chỉ dẫn của nhiều người khác.

Mức độ kém cần có:

·  Khả năng diễn đạt toàn bộ những ý kiến của mình. Không phải lúc nào cũng mạch lạc và chính xác

·  Chủ động lắng nghe từ nhiều phía. Nhưng không biết cách khơi gợi được những phản hồi của đối phương.

Với kỹ năng mềm này, ngoài việc hiểu rõ về kỹ năng giao tiếp là gì và các cấp độ phù hợp bạn cần phải hiểu chi tiết hơn về các cách giao tiếp thông minh được chia sẻ cụ thể trong phần sau.

Cách giao tiếp thông minh, khéo léo

Nói chuyện rành mạch, dễ hiểu

Trong giao tiếp cách diễn đạt rành mạch và dễ hiệu sẽ giúp cho từng cá nhân thể hiện được sự tư tin. Và rèn luyện tính chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Với những từ ngữ cộc lốc, vô duyên, vô lễ thì bạn cần phải loại bỏ hoàn toàn khỏi từ điển giao tiếp của mình. Ví dụ như: “À” , “Ừ” ,…

Khi bắt đầu giao tiếp với người khác cần phải nói dứt khoát và ngắt nghỉ, tạo điểm nhấn, luyến láy phù hợp. Hãy để cho đối phương hiểu ý của bạn và có thể dễ dàng lấy lại các năng lượng của bản thân. 

Với mỗi hoàn cảnh khác nhau bạn cần phải sử dụng ngôn từ và giọng nói phù hợp. Tốt nhất nên sử dụng những từ ngữ không quá thiên về chuyên môn và cẩn trọng với những ngữ pháp sử dụng cùng. Dù bạn nói tiếng Việt hay bất kỳ loại ngôn ngữ nào cũng cần phải chú ý. 

Không nói quá nhiều

Đừng bao giờ nói quá nhiều trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào. Sự thao thao bất tuyệt đó của bạn sẽ chẳng giúp bạn được đánh giá là người “Hiểu cao, biết rộng” đâu. Nó sẽ giúp cho mọi người không được chia sẻ và bị áp đặt.

Thực chất quá trình giao tiếp này sẽ dễ dàng trao đổi thông tin. Hai bên sẽ cùng chia sẻ những suy nghĩ và những mối quan tâm chung. Chính vì vậy mà bạn cần phải chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy vô cùng chán nản và sẽ không còn bất kỳ cuộc trao đổi nào nữa.

Cách giao tiếp thông minh, khéo léo

Tìm điểm chung giữa mọi người

Mỗi cuộc trò chuyện đều có mục đích riêng. Mỗi cá nhân đều muốn tìm hiểu và thấu hiểu đối phương. Cùng với đó để chia sẻ những suy nghĩ chung và quan điểm cá nhân. 

Một điều tuyệt vời trong cuộc sống nếu bạn tìm được một người đồng hành thực sự hiểu mình. Và đặc biệt có thể hiểu mọi vấn đề trong cuộc sống. 

Hãy khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng nghe trong cuộc sống. Và khẳng định một lần nữa kỹ năng lắng nghe được sử dụng để hiểu và đưa ra lời khuyên phù hợp. Nó cũng sẽ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng với người đối diện. 

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác

Mỗi cá nhân chúng ta đều nhận ra một điều đó chính là tình trạng nói nhiều hơn là nghe. Bản thân bạn chỉ quan tâm đến những gì mình chuẩn bị nói và quên mất việc quan sát đến cảm nhận của đối phương và suy nghĩ của họ. 

Trong suốt quá trình giao tiếp bạn hoàn toàn có thể lắng nghe ý kiến của đối phương và toàn bộ những gì họ nói. Chú ý tới giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của họ. Bản thân họ sẽ cảm thấy được sự tin tưởng và cởi mở. 

Đối phương sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn rất nhiều khi nghe bạn đặt ra những câu hỏi và trả lời chúng nhiệt tình. Vì họ biết bạn đang lắng nghe họ và quan tâm tới những gì họ nói. Một mối quan hệ tin tưởng và cởi mở được hình thành. 

Nhiều người cảm thấy hạnh phúc và sẽ chăm chú lắng nghe những câu hỏi của bạn. Nếu bạn càng biết lắng nghe và người kia càng cởi mở thì những câu chuyện của bạn sẽ trở nên thú vị hơn rất nhiều. Chính vì thế bản thân bạn cần hiểu rõ kỹ năng giao tiếp là gì và cách cách giao tiếp hiệu quả để hoàn thiện bản thân.

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và thành thật trong lời nói 

Thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp của bản thân trong giao tiếp là cách tốt nhất để cho đối phương biết về sự trung thực của bạn. Chính xác hơn là những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn cảm thấy khó chịu và bực bội trong người hãy để cho đối phương biết điều này. 

Trường hợp bạn không muốn tiếp tục với bất kỳ chủ đề nào cũng cần nên nói ra điều đó. Và tất nhiên cần phải giao tiếp một cách khéo léo tránh để cho đối phương cảm thấy khó chịu, phật ý. Hãy nói chính xác những suy nghĩ của mình. 

Ngoài ra trong khi giao tiếp bạn nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi điều đó còn giúp cho cuộc hội thoại của bạn thêm sinh động và hài hoà hơn. 

Giọng nói của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt có đang thể hiện sự khinh thường với những điều người khác nói không? Hoặc ánh mắt của bạn có thể hiện sự thích thú với những câu chuyện của họ không. 

Ngôn ngữ cơ thể sẽ thể hiện mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn. Thậm chí là cả thái độ của bạn đối với những người đối diện. 

Quan tâm đến cảm xúc của người khác

Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào bạn cũng cần phải thông cảm với những khó khăn và lời khen ngợi tích cực của người khác. Và để làm được điều đó bạn cần phải lắng nghe và hiểu được những gì đang xảy ra trong cuộc sống của những người khác. 

Bản thân bạn cần có ánh nhìn thông cảm. Cần phải bày tỏ ý kiến với người khác. Khi người đó được hỏi, quan tâm sẽ cảm thấy được coi trọng. Bản thân bạn cũng nên xem xét những gì bạn đang nói và có thể tác động được những gì vào chuẩn mực giao tiếp. Cảm nhận của bạn sẽ cần phải đồng điệu với đối phương. Như vậy bạn mới có thể thấu hiểu họ cần gì. 

Quan tâm đến cảm xúc của người khác

Nhớ tên người đối diện 

Trong bất kỳ cuộc gặp gỡ, trao đổi nào bạn cũng cần phải nhớ tên các đối tượng giao tiếp với mình. Đặc biệt là đối tác và đồng nghiệp của banh. Thay vì xưng hô một cách chung chung thì việc gọi đối phương bằng tên của họ sẽ thân mật và gần gũi hơn.

Đặc biệt đối phương sẽ cảm thấy được tôn trọng vì bạn nhớ đến tên của họ. 

Kỹ năng giao tiếp cơ bản 

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng cơ bản trong giao tiếp đầu tiên bạn cần phải nhớ ngoài tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp là gì mà cần hiểu rõ về kỹ năng lắng nghe. Bởi vì những thông tin bạn thu nhập được trong cuộc trao đổi, đối thoại sẽ là cơ sở để bạn đưa ra những phản hồi phù hợp nhất. 

Đặc biệt trong công việc thì khả năng lắng nghe sẽ giúp bạn dễ dàng thân thiết với mọi người xung quanh và cởi mở hơn với đồng nghiệp.

Kỹ năng ứng xử

Kỹ năng ứng xử cũng được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Vì nó bao gồm kỹ năng ứng xử, tác phong và tạo ấn tượng với màn chào hỏi. 

Với những ai có cách ứng xử khéo léo, tinh tế chắc chắn sẽ được đánh giá là người được quý mến và dễ hoà đồng. Hãy thích nghi với môi trường làm việc mới để dễ dàng kết nối và nhận được sự trợ giúp từ đồng nghiệp của mình. 

Ngược lại bạn có thể bị đánh giá là người vô duyên hoặc cứng nhắc nếu ứng xử kém thông minh. Điều này sẽ khiến cho bạn không thể thăng tiến trong công việc.

Kỹ năng giao tiếp cơ bản

Kỹ năng thuyết trình, đàm phán

Với từng mục đích giao tiếp cần phải điều chỉnh cho phù hợp với hiệu quả công việc. Và bạn muốn dễ dàng trao đổi và hiểu nhau hơn để hợp tác và đạt được những thỏa thuận phù hợp. Với khả năng giải thích, thuyết trình và tư vấn của từng cá nhân. 

Khi học thuyết trình trong giao tiếp cần phải trau dồi kỹ năng tư vấn, thuyết phục người đối diện. Bạn cũng cần phải rèn luyện khả năng đàm phán hiệu quả để đạt được thành công. 

Tất cả các kỹ năng đều đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm và yêu cầu thực hành liên tục trong cuộc sống. Bản thân bạn cũng cần phải đúc kết kinh nghiệm từ thực tế. Trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức về hàng hoá, kinh nghiệm, nền tảng sống, học vấn,… Chúng sẽ quyết định rất nhiều đến chất lượng của những bài thuyết trình và các cuộc đàm phán. 

Kỹ năng đặt câu hỏi

Đặt ra câu hỏi không khó nhưng mà để đặt được câu hỏi khéo léo thì rất khó. Đặc biệt khi bạn đang cần thêm thông tin từ đối phương. Hãy tích cực lắng nghe và quan tâm tới nội dung của cuộc trò chuyện.

Hãy chú ý quan sát và lắng nghe để biết bản thân nên đặt câu hỏi vào thời điểm nào là hợp lý nhất. Chú ý tránh đề cập đến những vấn đề quá riêng tư, nhạy cảm.

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong kỹ năng giao tiếp cần phải biết ứng biến nhanh và thuyết phục. Với khả năng xử lý tình huống trong giao tiếp phù hợp và dễ dàng phân tích vấn đề.

Bạn cần đưa ra quyết định phù hợp với tác động bên ngoài. Điều hướng tới thành công và các khía cạnh khác trong công việc của bạn. 

Cần phải bình tĩnh và kiên nhẫn giải quyết các vấn đề. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra các nguyên tắc ứng xử phù hợp. Bạn sẽ dễ dàng xử lý mọi tình huống hợp lý nhất để tránh những hiểu lầm và các xung đột không đáng có. 

Kỹ năng làm việc nhóm

Bạn muốn phát triển kỹ năng giao tiếp và muốn chắc chắn rằng phải luôn luôn cố gắng củng cố và rèn luyện toàn diện kỹ năng làm việc nhóm. Để rèn luyện kỹ năng này ngoài việc hiểu chi tiết về kỹ năng giao tiếp là gì, bạn cần phải trang bị thêm nhiều kỹ năng khác.

Kỹ năng làm việc nhóm

Cần phải thực hiện trao đổi và phối hợp cân bằng với những người xung quanh. Hãy lắng nghe và thuyết phục họ theo ý kiến của bạn. Thường xuyên học hỏi để nâng cao kỹ năng, trình độ. Bản thân bạn cũng cần phải nỗ lực cho các mục tiêu chung. Điều đó sẽ giúp bạn phát triển toàn diện kỹ năng mềm. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Tích cực lắng nghe

Trong giao tiếp, kỹ năng lắng nghe giúp bạn tập chung vào những câu chuyện đời thường. Cần phải chia sẻ những khó khăn trong cuộc sống và công việc. Thường xuyên phân tích và đóng góp ý tưởng để thu nhập thêm nhiều thông tin. Kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa các đồng nghiệp và tạo thêm cảm hứng làm việc. 

Để đạt được hiệu quả giao tiếp tối ưu bạn cần phải gạt bỏ đi sự tồn tại của mạng xã hội, điện thoại. Trong đó các nhân tố làm bạn xao lãng sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán. Hãy tôn trọng người nghe. 

Tuỳ chỉnh phong cách nói chuyện phù hợp hoàn cảnh

Đối với từng đối tượng giao tiếp hãy thiết lập phong cách và tùy chỉnh các hình thức giao tiếp phù hợp. 

Ví dụ khi bạn muốn giao tiếp với sếp thì nên ưu tiên các hình thức giao tiếp: gọi điện, gửi Email,… Nhưng khi làm việc teamwork thì nên sử dụng Video Call thay vì dùng Email. 

Thể hiện thái độ thân thiện

Chắc chắn việc thể hiện thái độ thân thiện sẽ giúp bạn tạo thêm hiệu quả trong giao tiếp. Cần phải đảm bảo 2 yếu tố:

·  Sự chân thành

·  Lòng tốt

Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp bằng những câu hỏi đơn giản. Nhưng hãy nhớ giữ thái độ tích cực kèm nụ cười trên môi. Đừng quên dành cho họ những lời khen ngợi và chúc mừng thành quả. Hãy nuôi dưỡng niềm tin với sếp và đồng nghiệp. Như vậy sẽ thúc đẩy hiệu quả công việc. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Thể hiện sự tự tin

Yếu tố then chốt giúp cho việc giao tiếp thuận lợi đó chính là sự tự tin. Khi bạn phát biểu một ý kiến hoặc đóng góp ý kiến trước đám đông thì cần phải có sự tự tin. Hãy thể hiện chúng qua đôi mắt, dáng ngồi, tư thế, lời nói, giọng điệu. 

Sự tự tin sẽ giúp bạn dễ dàng thuyết phục các nhà tuyển dụng và chinh phục các nhà tuyển dụng.

Tiếp nhận phản hồi

Trong giao tiếp, các phản hồi càng sâu sắc, càng mang đến tính phản biển. Các vấn đề được đưa ra ngày càng thu hút và có chiều sâu. Cần đưa ra phản hồi dựa trên cơ sở và cần phải tập trung giải quyết vấn đề. Cung cấp các giải pháp để củng cố tình bền vững và khả thi của các dự án. 

Điều chỉnh âm lượng phù hợp

Cần điều chỉnh âm lượng phù hợp với người nghe. Phát biểu với giọng vừa đủ nghe và truyền đạt rõ ràng. Khi bạn muốn truyền đạt thông tin cần phải điều chỉnh giọng nói trực tiếp. Hoặc có thể sử dụng các phương tiện truyền tải thông tin với âm lượng vừa đủ.

Hãy đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Nếu bạn nói quá to sẽ khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả. Và đặc biệt sẽ khiến cho người nghe không cảm thấy được sự tôn trọng. 

Tìm kiếm sự đồng cảm

Trong giao tiếp cần phải biết bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với các đối tượng giao tiếp. Đặc biệt cần phải góp phần duy trì các cuộc trò chuyện. Như vậy sẽ giúp cho chủ thể dễ dàng giao tiếp và đạt được các mục đích giao tiếp. 

Thể hiện sự tôn trọng với đối phương

Bản thân bạn cần phải thể hiện sự đồng cảm và tôn trọng với đối phương. Với chỉ thể giao tiếp cần phải sử dụng các phương tiện hỗ trợ đảm bảo các thành viên có thể nghe được những gì bạn nous, 

Bên cạnh đó bạn cần phải biết ăn mặc phù hợp để tạo cảm hứng tập trung cho người nghe. Từ đó tăng hiệu quả giao tiếp trong công việc. 

Ngôn ngữ ký hiệu

Bên cạnh những lời nói được sử dụng trong giao tiếp thì ngôn ngữ ký hiệu cũng phát huy tác dụng rất tốt trong việc truyền tải thông điệp với đối phương. 

Với một cái gật đầu hoặc chỉ là giờ một ngón tay cái để thể hiện sự đồng tình của bản thân với các quan điểm đưa ra. Hoặc ngược lại. Bạn có thể đảm bảo những thông điệp phù hợp với từng đối tượng giao tiếp cụ thể. 

Phản hồi đúng lúc

Bạn cần phải nắm bắt các thông điệp của chủ đề giao tiếp và nắm rõ hình thức cổ vũ ý tưởng. Điều chỉnh và tạo tương tác giữa người nghe và người nói để đạt hiệu quả giao tiếp tốt nhất. Về mặt lý thuyết ngoài việc hiểu rõ định nghĩa về kỹ năng giao tiếp là gì thì kỹ năng phản hồi đúng lúc cũng cần phải nắm bắt lý thuyết thật chắc. 

Những lỗi cần tránh trong giao tiếp

·  Cần phải bình tĩnh lắng nghe và không ngắt lời những người khác khi họ đang nói. Nếu bạn muốn phát biểu hãy chủ động xin phép, xin lỗi đối phương để được trình bày

·  Tuyệt đối không được chê bai và nói xấu người khác. Tránh những chủ đề nhạy cảm về dân tộc và tôn giáo

·  Không vòng vo chủ đề và tránh ậm ừ, ngập ngừng

·  Tuyệt đối không được khoanh tay hay xem đồng hồ làm mất tập trung người đối diện

·  Tranh nheo mắt nhìn, nhìn chằm chằm vào đối phương

·  Không nên cười đểu, cười nhếch mép, không chân thật

·  Tránh gãi đầu, gãi cổ

·  Hạn chế cử động nhiều khiến đánh lạc hướng và làm mất tập trung với đối phương

·  Không nên khơi gợi đến những chuyện liên quan đến chủ đề mà đối phương không muốn nghe

Những lỗi cần tránh trong giao tiếp

·  Tránh sử dụng những chủ ngữ như “tôi” hay “chúng ta”

·  Tập trung vào chủ đề mà mọi người đang nói đến

·  Tránh nói quá to khi không cần thiết. Điều chỉnh âm lượng phù hợp với ngữ điệu, hoàn cảnh

·  Không khua chân múa tay, múa chân hoặc bày tỏ thái độ vui vẻ thái quá trong giao tiếp

·  Luôn nhớ tên người đối diện. Đừng hỏi lại tên họ nhiều lần

·  Rút ngắn khoảng cách, tạo sự thân mật

·  Không hấp tấp vội vàng. Tránh thể hiện sự nóng nảy

Kỹ năng giao tiếp khi đi phỏng vấn

Nếu bạn muốn các cuộc trao đổi, phỏng vấn của mình với nhà tuyển dụng diễn ra suôn sẻ ngoài việc hiểu kỹ năng giao tiếp là gì thì cần phải chú ý những điều sau:

·  Đến sớm trước giờ hẹn 10 -15′ để chuẩn bị 

·  Ăn mặc lịch sự, gọn gàng và tránh lựa chọn những màu quá lòe loẹt

·  Chuẩn bị sẵn những ngôn ngữ ký hiệu phù hợp trong buổi phỏng vấn

·  Chuẩn bị một tờ đơn xin việc ấn tượng, đầy đủ, rõ ràng

·  Tắt điện thoại ở chế độ im lặng

·  Trong quá trình phỏng vấn không được chú ý vào điện thoại, đồng hồ hay bất kỳ cái gì khác

·  Có những hành động, cử chỉ ở chuẩn mực đúng chuẩn

·  Phát huy những điểm mạnh của bạn thân

·  Hạn chế thể hiện điểm yếu ra ngoài. Đặc biệt là với đối thủ của bạn

Kỹ năng giao tiếp khi đi phỏng vấn

Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói, hướng nội

Không nên lắng nghe thụ động

Nếu bạn là một người hướng nội muốn phát triển kỹ năng giao tiếp thì cần phải lựa chọn lắng nghe theo cách tích cực. Hãy trở thành người lắng nghe tích cực và tương đối. 

Đơn giản hoá vấn đề vì bạn chỉ cần lắng nghe chăm chú đối phương đang nói gì. Sau đó đưa ra những góp ý kèm tương tác với đối phương để bày tỏ sự thích thú, đồng cảm.

Không ép bản thân phải nói nhiều quá mức cần thiết

Tuyệt đối không nên nói quá nhiều. Nhiều người tự cho rằng những người hướng nội sẽ có mặt và sẵn sàng tham gia vào bất kỳ cuộc hội thoại vào bất cứ thời điểm nào. 

Người hướng ngoại thường cảm thấy mệt mỏi với vấn đề này. Đối với họ điều đó là không cần thiết. Họ chỉ tham dự vào các cuộc đối thoại tạo hứng thú cho họ. Và tất nhiên họ không cần làm lố quá mức cần thiết để gây sự chú ý của những người xung quanh. 

Hãy để bản thân được tự nhiên, thả lỏng và thoải mái nhất. Như vậy những người giao tiếp với bạn mới cảm thấy không bị khó chịu. 

Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói, hướng nội

Tin tưởng vào lời nói của bản thân

Bản thân những người hướng nội thường có suy nghĩ rằng bản thân họ mang đến những thông tin hữu ích cho buổi nói chuyện. Và nó là điều cần thiết. Chỉ có như vậy họ mới có thể giao tiếp tốt được với những người xung quanh. 

Những người hướng nôiuj thường sợ gặp phải trường hợp khiến họ phải đối mặt với những phản ứng trái chiều từ những người xung quanh. Chính vì thế để thể hiện được kỹ năng giao tiếp tốt nhất bạn cần phải tin tưởng vào bản thân. Và những điều mình định nói, sẽ nói trong buổi nói chuyện này. 

Chuẩn bị sẵn sàng trước bất kỳ buổi gặp mặt nào

Nếu bản thân người hướng nội cảm thấy không thoải mái với việc đối mặt trực tiếp với những người khác thì hãy sẵn sàng chuẩn bị cho bản thân một kế hoạch, kịch bạn tốt. Họ có thể liệt kê ra tất cả những thông tin liên quan, quan trọng. Như vậy mới có thể tự tin chia sẻ trong buổi họp. 

Đối mặt với những nỗi sợ hãi

Chẳng ai có thể tránh được các buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp. Họ không thể lúc nào cũng có thể trao đổi qua Email hay điện thoại di động. Chính vì thế mà người hướng nội cần phải có sự can đảm để đối mặt với những nỗi sợ trong giao tiếp ngay từ đầu. 

Đặc biệt là khi bạn có thể sử dụng những liệu pháp điều chỉnh chứng lo âu làm cản trở khả năng giao tiếp của bạn. Với một trong những kỹ năng quan trọng không thể thiếu trong giao tiếp. Trong đó quan trọng nhất là kỹ năng thuyết trình. 

Hãy cho cấp trên thấy được ý tưởng và kế hoạch được lên sẵn của bạn. Hãy sử dụng mọi kỹ năng mình có và học hỏi thêm kỹ năng thuyết trình và học cải thiện giọng nói, ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể của mình. 

Dù có ý tưởng mới mẻ nào xuất hiện thì tính khả thi cũng sẽ được người khác thấu hiểu mọi công sức cống hiến của bạn. Đừng cố gắng vùi mình vào một góc tối mà không phát triển kỹ năng. Điều đó sẽ khiến cho bạn không được hưởng ứng và có thể sẽ chẳng được triển khai đâu.

 

Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu công việc không thể thiếu dù bạn đang đảm nhận vị trí nào trong một doanh nghiệp. Sở hữu kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp. Mời bạn cùng Unica tìm hiểu nhé!

1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Ngày nay khi làm việc nhóm đã dần trở thành xu hướng làm việc được ưa chuộng thì kỹ năng làm việc nhóm là điều mà mỗi cá nhân nên trang bị cho mình ngay từ sớm. Kỹ năng làm việc nhóm chính là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để cùng hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung.

Kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn có thể phát triển kỹ năng cá nhân, thu nạp thêm kiến thức, kinh nghiệm của người khác cho bản thân đồng thời mang lại những giá trị về mặt vật chất và tinh thần cho tập thể và mỗi cá nhân.

Kĩ năng làm việc nhóm là gì?

2. Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Tăng năng suất và đạt được mục tiêu

Làm việc nhóm là một phương pháp hiệu quả để tăng năng suất và đạt được mục tiêu. Để đảm bảo thành công trong việc làm việc nhóm, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

- Xác định mục tiêu chung: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu chung mà tất cả các thành viên trong nhóm đều đồng ý. Điều này sẽ giúp tất cả mọi người tập trung vào một mục tiêu chung và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu đó.

- Phân chia công việc: Sau khi xác định được mục tiêu chung, hãy phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp mỗi người biết rõ nhiệm vụ của mình và làm việc hiệu quả hơn.

- Thiết lập kế hoạch làm việc: Sau khi phân chia công việc, hãy thiết lập kế hoạch làm việc cho nhóm. Kế hoạch này nên bao gồm các mục tiêu cụ thể, thời gian hoàn thành và các bước thực hiện để đạt được mục tiêu.

- Giao tiếp hiệu quả: Để đạt được mục tiêu chung, các thành viên trong nhóm cần phải liên lạc và giao tiếp với nhau một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc đưa ra ý kiến, lắng nghe ý kiến của người khác và giải quyết mâu thuẫn một cách đúng đắn.

- Đánh giá và cải tiến: Cuối cùng, hãy đánh giá kết quả của công việc nhóm và cải tiến quá trình làm việc. Điều này sẽ giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu chung một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tóm lại, để làm việc nhóm hiệu quả, bạn cần phải xác định mục tiêu chung, phân chia công việc, thiết lập kế hoạch làm việc, giao tiếp hiệu quả và đánh giá kết quả. Nếu bạn tuân thủ các bước này, bạn sẽ tăng năng suất và đạt được mục tiêu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tăng sáng tạo và đổi mới

Làm việc nhóm đã trở thành một phần quan trọng trong nhiều lĩnh vực, từ doanh nghiệp đến giáo dục và nghiên cứu khoa học. Làm việc nhóm có nhiều lợi ích, trong đó tăng sáng tạo và đổi mới là một trong những lợi ích đáng kể.

Đa dạng hóa quan điểm

Khi làm việc nhóm, mỗi thành viên sẽ mang đến cho nhóm một quan điểm và kinh nghiệm khác nhau. Những ý kiến khác nhau này sẽ giúp nhóm đa dạng hóa quan điểm và suy nghĩ, từ đó tạo ra các giải pháp mới và sáng tạo hơn.

Tập trung vào mục tiêu chung

Khi làm việc nhóm, tất cả các thành viên đều hướng tới cùng một mục tiêu chung. Điều này sẽ giúp tập trung các nỗ lực của nhóm vào việc đạt được mục tiêu đó, thay vì tập trung vào các mục tiêu riêng lẻ.

Phân chia công việc hiệu quả

Khi làm việc nhóm, các thành viên có thể phân chia công việc một cách hiệu quả hơn. Mỗi người có thể đóng góp kinh nghiệm, kỹ năng và sở trường của mình vào công việc, từ đó giúp cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

Khuyến khích sự sáng tạo

Làm việc nhóm cũng khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Khi có nhiều người cùng suy nghĩ và đóng góp ý kiến, các ý tưởng mới có thể được tạo ra và được phát triển một cách tốt nhất.

Giải quyết vấn đề một cách tốt nhất

Khi làm việc nhóm, các thành viên có thể giúp nhau giải quyết các vấn đề một cách tốt nhất. Mỗi người có thể đóng góp ý kiến, suy nghĩ và kinh nghiệm của mình để tìm ra các giải pháp mới và hiệu quả.

Tóm lại, làm việc nhóm giúp tăng sáng tạo và đổi mới bằng cách tập hợp các ý kiến và kinh nghiệm khác nhau, phân chia công việc hiệu quả, khuyến khích sự sáng tạo và giúp giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Tuy nhiên, để đạt được những lợi ích này, các thành viên trong nhóm cần phải có sự cộng tác, tôn trọng ý kiến của nhau, và sẵn sàng chia sẻ thông tin và kiến thức của mình. Ngoài ra, cần có sự lãnh đạo và quản lý tốt để đảm bảo tất cả các thành viên đều tham gia và đóng góp một cách hiệu quả.

Để tăng cường tinh thần làm việc nhóm và khuyến khích sự sáng tạo, các nhóm có thể sử dụng các phương pháp và công cụ như brainstorming, thảo luận, đánh giá ý tưởng, hoặc sử dụng các kỹ thuật như design thinking để tạo ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả. Ngoài ra, cần có một môi trường làm việc thoải mái, tôn trọng ý kiến của nhau, và khuyến khích sự đóng góp và phát triển của từng thành viên trong nhóm.

Với những lợi ích vượt trội của việc làm việc nhóm trong việc tăng sáng tạo và đổi mới, các tổ chức, doanh nghiệp, trường học, và các cộng đồng đang ngày càng chú trọng đến việc xây dựng và tăng cường tinh thần làm việc nhóm để đạt được những kết quả tốt nhất.

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Phát triển kỹ năng cá nhân

Làm việc nhóm là một hoạt động quan trọng để phát triển kỹ năng cá nhân. Dưới đây là một số lợi ích của việc làm việc nhóm:

- Học hỏi từ kinh nghiệm của người khác: Khi làm việc trong một nhóm, bạn sẽ được làm việc với những người có kinh nghiệm và kiến thức khác nhau. Điều này giúp bạn học hỏi từ kinh nghiệm của họ và mở rộng kiến thức của mình.

- Phát triển kỹ năng giao tiếp: Trong quá trình làm việc nhóm, bạn sẽ phải giao tiếp và trao đổi ý tưởng với các thành viên khác. Việc này giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả, cải thiện khả năng lắng nghe và đưa ra ý kiến.

- Tăng cường khả năng phân tích và giải quyết vấn đề: Làm việc trong một nhóm giúp bạn phát triển khả năng phân tích và giải quyết vấn đề. Khi đối mặt với các thách thức khác nhau, bạn sẽ học cách tìm ra giải pháp phù hợp và làm việc cùng các thành viên khác để thực hiện nó.

- Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Nếu bạn đóng vai trò lãnh đạo trong nhóm, việc quản lý và điều hành nhóm sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo.

- Xây dựng mối quan hệ: Làm việc trong một nhóm giúp bạn xây dựng mối quan hệ với các thành viên khác. Điều này giúp bạn mở rộng mạng lưới của mình và tạo ra cơ hội trong tương lai.

Vì vậy, làm việc nhóm là một cách tuyệt vời để phát triển kỹ năng cá nhân. Hãy tham gia các nhóm và hoạt động tương tự để nâng cao kỹ năng của bạn.

Tạo mối quan hệ tốt

Làm việc nhóm là một kỹ năng rất quan trọng trong cuộc sống và công việc. Để tạo mối quan hệ tốt trong nhóm, bạn có thể thực hiện các bước sau:

- Thiết lập mục tiêu và kế hoạch: Để đạt được mục tiêu của nhóm, bạn cần phải đề ra kế hoạch và phân công công việc cho từng thành viên. Bạn nên đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch được thảo luận và đồng thuận bởi tất cả các thành viên.

- Tôn trọng ý kiến của nhau: Bạn nên lắng nghe và tôn trọng ý kiến của các thành viên trong nhóm. Đừng đánh giá hoặc bác bỏ ý kiến của ai đó, hãy cố gắng đưa ra các lập luận để thảo luận và giải quyết khác biệt.

- Giao tiếp hiệu quả: Để tạo mối quan hệ tốt, bạn cần phải giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả. Hãy sử dụng ngôn từ lịch sự và cởi mở, đồng thời chia sẻ thông tin và ý kiến của mình một cách chân thành.

- Hỗ trợ lẫn nhau: Khi một thành viên trong nhóm gặp khó khăn, bạn cần phải hỗ trợ và động viên anh ta. Bạn cũng nên cung cấp giúp đỡ và tài nguyên cho các thành viên khác trong nhóm khi cần thiết.

- Đánh giá kết quả và học hỏi: Sau khi hoàn thành một dự án, bạn nên đánh giá kết quả và học hỏi từ những kinh nghiệm đã trải qua. Đây cũng là cơ hội để bạn đánh giá và cảm ơn đóng góp của các thành viên trong nhóm.

Tóm lại, để tạo mối quan hệ tốt trong nhóm, bạn cần phải thiết lập mục tiêu và kế hoạch, tôn trọng ý kiến của nhau, giao tiếp hiệu quả, hỗ trợ lẫn nhau và đánh giá kết quả sau mỗi dự án.

Sự tôn trọng và tin tưởng

Làm việc nhóm là một cách tốt để tạo sự tôn trọng và tin tưởng giữa các thành viên. Sau đây là một số cách để tạo sự tôn trọng và tin tưởng trong nhóm:

- Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của nhau: Các thành viên trong nhóm cần phải lắng nghe ý kiến của nhau và tránh chỉ trích hoặc bác bỏ một ý kiến mà không lý giải rõ ràng. Bằng cách này, mọi người sẽ cảm thấy được tôn trọng và cảm giác rằng họ được lắng nghe.

- Chia sẻ thông tin một cách chân thành và đúng lúc: Các thành viên trong nhóm cần phải chia sẻ thông tin một cách chân thành và đúng lúc, đồng thời giữ bí mật về những thông tin riêng tư hoặc quan trọng. Khi các thành viên cảm thấy thông tin được chia sẻ một cách chân thành và đúng lúc, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng.

- Hỗ trợ lẫn nhau và giúp đỡ trong công việc: Khi các thành viên trong nhóm giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng vào nhau. Bằng cách này, các thành viên sẽ hiểu rằng họ không cô đơn trong công việc và có thể yêu cầu giúp đỡ từ những người khác trong nhóm.

- Tạo môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự phát triển: Các thành viên trong nhóm cần phải tạo một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự phát triển. Khi các thành viên cảm thấy được khích lệ và được động viên trong công việc, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng vào nhau.

Tóm lại, để tạo sự tôn trọng và tin tưởng trong nhóm, các thành viên cần phải tôn trọng và lắng nghe ý kiến của nhau, chia sẻ thông tin một cách chân thành và đúng lúc, hỗ trợ lẫn nhau và giúp đỡ trong công việc và tạo môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự phát triển.

Thái độ tích cực và linh hoạt

Làm việc nhóm có thể giúp bạn rèn luyện thái độ tích cực và linh hoạt bởi vì khi làm việc trong một nhóm, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều tình huống khác nhau và tương tác với nhiều người khác nhau. Dưới đây là một số cách mà làm việc nhóm có thể giúp bạn rèn luyện thái độ tích cực và linh hoạt:

- Học cách đối nhân xử thế: Khi làm việc trong một nhóm, bạn sẽ phải tương tác với nhiều người khác nhau. Điều quan trọng là học cách đối nhân xử thế và tôn trọng ý kiến của những người khác, đồng thời cũng giữ vững quan điểm của mình một cách tế nhị.

- Sẵn sàng thích nghi với các tình huống mới: Làm việc nhóm có thể đưa bạn vào nhiều tình huống mới và khác nhau. Để có thể thích nghi với các tình huống mới này, bạn cần phải mở rộng tầm nhìn của mình, học hỏi thêm kinh nghiệm và tìm cách áp dụng những kinh nghiệm đó vào thực tế.

- Học cách tập trung vào giải pháp: Khi làm việc nhóm, có thể sẽ xảy ra nhiều tranh cãi và khác biệt ý kiến. Thay vì tập trung vào sự khác biệt đó, bạn nên học cách tập trung vào giải pháp và tìm cách đưa ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đó.

- Sẵn sàng học hỏi từ những người khác: Trong một nhóm làm việc, mỗi người đều có kinh nghiệm và kiến thức riêng. Hãy sẵn sàng học hỏi từ những người khác và tận dụng những kiến thức đó để cải thiện bản thân.

- Luôn có thái độ tích cực và sẵn sàng hỗ trợ: Khi làm việc nhóm, luôn có thái độ tích cực và sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và tăng cường sự linh hoạt.

3. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt được cho là một trong những kỹ năng có giá trị nhất mà các thành viên trong nhóm có thể có. Các doanh nghiệp cần những người giao tiếp hiệu quả với đội ngũ nhân viên của họ để các dự án diễn ra suôn sẻ và các nhu cầu của khách hàng được đáp ứng đúng cách. Giao tiếp không chỉ đơn giản là tự tin vào kỹ năng đàm thoại của bạn. Đó là tổng hợp của nhiều thói quen giao tiếp tốt.

Giải quyết vấn đề

Việc giải quyết vấn đề có thể xảy ra theo nhiều cách. Nó có thể ở dạng giải quyết xung đột, nhưng cũng có thể là giải quyết các vấn đề nảy sinh tại nơi làm việc hoặc trong một dự án. Cho dù đó là nguyên nhân trong quá trình thực hiện hoặc đồng nghiệp không hòa hợp với nhau, các vấn đề đều đòi hỏi sự lắng nghe, thấu hiểu và ứng biến. Những người tìm ra cách vượt qua các vấn đề là những người tạo nên thành công cho các đội nhóm của mình, vì vậy kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định giúp bạn xử lý mọi tình huống một cách hợp lý.

Hợp tác

Làm việc cùng nhau có nghĩa là hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau. Những bộ kỹ năng đa dạng đó kết hợp với nhau là lý do tại sao một nhóm có thể trở thành một lực lượng mạnh mẽ như vậy trong việc hoàn thành công việc, nhưng nó chỉ hoạt động khi các thành viên trong nhóm có sự khiêm tốn và tôn trọng khả năng đóng góp của nhau.

Làm việc nhóm đề cao kỹ năng hợp tác

Kỹ năng bổ trợ

Các thành viên trong nhóm có thể thể hiện sự hỗ trợ lẫn nhau theo nhiều cách khác nhau như: chúc mừng những thành viên khác trong những khoảnh khắc đạt được thành tích hoặc an ủi họ để họ cố gắng hơn trong những lần tiếp theo. Khả năng bổ trợ coi các thành viên khác trong nhóm của bạn là cộng tác viên hơn là đối thủ cạnh tranh. Một phần rất lớn của sự hỗ trợ là khả năng tôn trọng lẫn nhau.

Kỹ năng phân tích

Một số kỹ năng phân tích đòi hỏi mức độ khôn ngoan và kinh nghiệm, trong khi những kỹ năng khác dựa trên năng lực phân tích. Trong mọi trường hợp, họ quan tâm đến khả năng đánh giá một tình huống nhất định và đi đến kết quả tích cực. Trong bối cảnh làm việc theo nhóm, kỹ năng phân tích được coi trọng bởi vì nhân viên được kỳ vọng sẽ phát triển các giải pháp sáng tạo nhằm tháo gỡ những khó khăn trong quá trình làm việc nhóm. 

Kỹ năng lắng nghe và phản hồi

Lắng nghe và phản hồi

Để đảm bảo đưa ra phản hồi thích hợp trong các tình huống khác nhau mà bạn tiếp xúc với đồng nghiệp, điều quan trọng là phải chú ý lắng nghe. Hiểu rõ ý kiến của các thành viên khác trong nhóm và quan tâm đến vấn đề của họ, chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến họ và sự phát triển của họ.

Kỹ năng tổ chức công việc

Khi làm việc nhóm, việc bầu chọn một nhóm trưởng là rất cần thiết, bởi người này sẽ có trách nhiệm đứng ra phân công công việc cho các thành viên còn lại cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm để đảm bảo công việc không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do gì. Kỹ năng làm việc nhóm cũng đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải biết cách tiến hành phần việc được giao thế nào cho khoa học, không làm chậm tiến độ để đảm bảo công việc của cả nhóm được hoàn thành theo đúng kế hoạch đã đề ra.

Để làm việc đội nhóm đạt kết quả bạn cần phải trang bị cho mình rất nhiều những kỹ năng

Có trách nhiệm trong công việc

Dù làm việc một mình hay theo nhóm thì việc tạo cho mình một kỹ năng làm việc có trách nhiệm là điều rất cần thiết bạn cần phải rèn luyện. Bởi làm việc theo nhóm, nếu bạn có thói quen ỷ lại, dựa dẫm vào người khác và không hoàn thành công việc được giao tức là bạn đang làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến toàn tập thể. Khi đó, những thành viên còn lại dù đã thật sự cố gắng nhưng cũng đều bị phủ nhận vì kết quả là của một nhóm, cả một tập thể. Vì vậy, có trách nhiệm trong công việc là kỹ năng rất cần thiết, bạn đừng bỏ qua kỹ năng này khi làm việc nhóm nhé.

4. Cải thiện các kỹ năng làm việc nhóm

Xác định mục tiêu và kế hoạch

Mục tiêu: Cải thiện kỹ năng làm việc nhóm để có thể thực hiện các dự án hiệu quả hơn, tăng cường tinh thần đoàn kết và trách nhiệm trong nhóm.

Kế hoạch:

- Tìm hiểu về các kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm: Điều này bao gồm tìm hiểu về các nguyên tắc cơ bản của làm việc nhóm, cách giải quyết xung đột và trao đổi thông tin hiệu quả trong nhóm.

- Tìm kiếm cơ hội để làm việc nhóm: Nếu bạn chưa có cơ hội để làm việc nhóm trong công việc hoặc cuộc sống hàng ngày, hãy tìm kiếm những cơ hội này. Bạn có thể tham gia các hoạt động tình nguyện, tham gia vào các câu lạc bộ hoặc nhóm chuyên môn, hoặc đơn giản là tìm kiếm một nhóm bạn có cùng sở thích và muốn học hỏi từ nhau.

- Đưa ra ý kiến ​​và lắng nghe những ý kiến ​​khác: Các thành viên trong nhóm có thể có các quan điểm và ý kiến ​​khác nhau. Để có thể cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, bạn cần đưa ra ý kiến ​​của mình và lắng nghe những ý kiến ​​khác. Điều này giúp bạn hiểu được các quan điểm khác nhau và cải thiện khả năng đưa ra quyết định chung của nhóm.

- Thực hiện các hoạt động thú vị: Để tạo ra sự gắn kết trong nhóm, bạn cần thực hiện các hoạt động thú vị để giúp các thành viên trong nhóm hiểu hơn về nhau. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và động lực.

- Thực hiện đánh giá định kỳ: Đánh giá định kỳ giúp đánh giá quá trình làm việc nhóm và cải thiện những khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. Bạn có thể sử dụng các bảng điểm hoặc cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến độ và trao đổi ý kiến về cách cải thiện.

- Tìm kiếm phản hồi và học hỏi từ những dự án trước đây: Nếu bạn đã thực hiện các dự án trước đây, hãy tìm kiếm phản hồi và học hỏi từ những dự án đó. Điều này giúp bạn nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu của nhóm, từ đó có thể tìm cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm.

- Tập trung vào mục tiêu chung của nhóm: Để đạt được mục tiêu chung của dự án, các thành viên trong nhóm cần phải tập trung vào mục tiêu chung đó. Hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu của nhóm và đang làm việc để đạt được nó.

- Xây dựng mối quan hệ tốt trong nhóm: Mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm rất quan trọng để có thể làm việc nhóm hiệu quả. Hãy dành thời gian để xây dựng mối quan hệ tốt với các thành viên trong nhóm, thông qua việc trò chuyện, tìm hiểu và chia sẻ các câu chuyện.

- Tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề xảy ra: Trong quá trình làm việc nhóm, có thể xảy ra các vấn đề và xung đột. Hãy tìm cách giải quyết các vấn đề này để đảm bảo công việc được thực hiện một cách suôn sẻ và đạt được mục tiêu chung của nhóm.

- Học hỏi từ các nhóm khác: Hãy tìm kiếm cơ hội để học hỏi từ các nhóm khác, thông qua việc đối thoại hoặc tham gia vào các hoạt động chung. Điều này giúp bạn hiểu hơn về cách thức hoạt động của các nhóm khác và tìm cách áp dụng những kinh nghiệm đó vào nhóm của mình.

Rèn luyện kỹ năng nhóm

Xác định vai trò và trách nhiệm

Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, mỗi thành viên trong nhóm cần phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Dưới đây là một số vai trò và trách nhiệm quan trọng mà mỗi thành viên trong nhóm nên đảm nhận:

- Lãnh đạo: Nếu trong nhóm có người được chọn làm lãnh đạo, họ cần phải đảm bảo rằng nhóm đang tiến hành theo đúng mục tiêu chung và mọi người đang thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình. Lãnh đạo cần phải cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ để giúp các thành viên khác cải thiện kỹ năng của mình.

- Đóng góp ý kiến: Mỗi thành viên trong nhóm cần phải đóng góp ý kiến của mình về dự án để đảm bảo rằng nhóm đang hoạt động đúng hướng và có thể tìm ra giải pháp tốt nhất cho các vấn đề xảy ra.

- Thực hiện trách nhiệm cá nhân: Mỗi thành viên trong nhóm cần phải đảm bảo rằng họ đang thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình và đưa ra kết quả làm việc chính xác và đúng hạn. Họ cần phải làm việc chăm chỉ và đóng góp vào công việc chung.

- Hỗ trợ các thành viên khác: Nếu một thành viên trong nhóm đang gặp khó khăn, các thành viên khác cần phải giúp đỡ để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách suôn sẻ. Họ cần phải hỗ trợ nhau và cùng nhau hoàn thành dự án.

- Đưa ra ý tưởng sáng tạo: Các thành viên trong nhóm cần phải đưa ra ý tưởng sáng tạo và mới mẻ để giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn. Họ cần phải sẵn sàng thử nghiệm và đưa ra các giải pháp mới để giải quyết các vấn đề trong dự án.

Tóm lại, mỗi thành viên trong nhóm cần phải đảm nhận một vai trò và trách nhiệm riêng để đóng góp vào hoạt động chung của nhóm. Việc làm được đó sẽ giúp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của mỗi người và đảm bảo rằng dự án được thực hiện

Hình làm việc nhóm

Phát triển kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng trong việc cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Dưới đây là một số cách để phát triển kỹ năng giao tiếp và tăng cường khả năng làm việc nhóm:

- Lắng nghe tích cực: Để có thể hiểu rõ ý kiến của các thành viên khác trong nhóm, bạn cần phải lắng nghe tích cực và đưa ra phản hồi thích hợp. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và cách diễn đạt của người khác để hiểu rõ hơn về suy nghĩ và cảm xúc của họ.

- Đưa ra ý kiến một cách rõ ràng: Khi thảo luận trong nhóm, hãy đưa ra ý kiến của mình một cách rõ ràng và dễ hiểu để các thành viên khác có thể hiểu và đưa ra phản hồi thích hợp. Hãy sử dụng ngôn ngữ thân thiện và tránh sử dụng ngôn ngữ khó hiểu hay quá chuyên môn.

- Tạo mối quan hệ tốt: Hãy tạo mối quan hệ tốt với các thành viên khác trong nhóm. Điều này sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái và khuyến khích các thành viên khác đóng góp ý kiến và giải pháp cho dự án.

- Đặt câu hỏi và thảo luận: Hãy đặt câu hỏi và thảo luận với các thành viên khác trong nhóm để tìm hiểu ý kiến của họ về dự án và giải quyết các vấn đề xảy ra. Hãy trao đổi ý kiến một cách trung thực và cởi mở, và tôn trọng ý kiến của nhau.

- Luyện tập kỹ năng giao tiếp: Bạn có thể luyện tập kỹ năng giao tiếp bằng cách tham gia các khóa học hoặc tìm kiếm các tài liệu học tập về kỹ năng giao tiếp. Bạn cũng có thể tham gia các hoạt động nhóm để cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm.

Hình ảnh làm việc nhóm

Thực hiện công việc và đóng góp vào nhóm

Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, bạn cần phải thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và đóng góp vào nhóm một cách tích cực. Dưới đây là một số cách bạn có thể thực hiện để đóng góp vào nhóm và cải thiện khả năng làm việc nhóm:

- Hoàn thành công việc của mình một cách chính xác và đúng thời hạn: Bạn cần phải hoàn thành công việc của mình một cách chính xác và đúng thời hạn để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

- Đóng góp ý kiến và giải pháp: Hãy đóng góp ý kiến và giải pháp của mình vào dự án. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc đầy đủ ý tưởng và đa dạng, giúp tìm ra các giải pháp tốt nhất cho dự án.

- Hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm: Hãy hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm khi cần thiết. Hỗ trợ có thể bao gồm giúp đỡ về kỹ thuật, cung cấp thông tin hoặc tư vấn cho các thành viên khác trong nhóm.

- Tôn trọng ý kiến của các thành viên khác trong nhóm: Hãy tôn trọng ý kiến của các thành viên khác trong nhóm và tránh đưa ra những ý kiến tiêu cực hoặc phân biệt đối xử. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và đáng tin cậy.

- Tham gia hoạt động nhóm: Hãy tham gia các hoạt động nhóm để tạo sự gắn kết và sự đồng thuận trong nhóm. Điều này sẽ giúp tăng cường khả năng làm việc nhóm và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Đánh giá và cải tiến

Để đánh giá và cải tiến kỹ năng làm việc nhóm, bạn có thể thực hiện các bước sau:

- Đánh giá hiệu quả của nhóm: Để đánh giá hiệu quả của nhóm, bạn cần xem xét các kết quả, sản phẩm hoặc dự án mà nhóm đã hoàn thành. Bạn cần xác định được những thứ đã làm tốt và những thứ còn phải cải thiện.

- Thực hiện cuộc họp đánh giá nhóm: Cuộc họp đánh giá nhóm là cách tốt nhất để đưa ra ý kiến và đánh giá về hiệu quả của nhóm. Cuộc họp này cần được tiến hành một cách chuyên nghiệp và công bằng, với sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm.

- Xác định các vấn đề và điểm cần cải thiện: Sau khi đánh giá, bạn cần xác định các vấn đề và điểm cần cải thiện. Bạn có thể hỏi ý kiến các thành viên trong nhóm và đưa ra các phương án cải tiến.

- Đề xuất các giải pháp cải tiến: Sau khi xác định các vấn đề và điểm cần cải thiện, bạn cần đề xuất các giải pháp cải tiến. Bạn có thể sử dụng các phương pháp mới, tài liệu giáo dục, đào tạo hoặc hướng dẫn để giúp các thành viên trong nhóm cải thiện kỹ năng làm việc nhóm.

- Thực hiện các phương án cải tiến: Sau khi đề xuất các giải pháp cải tiến, bạn cần thực hiện các phương án đó. Bạn cần theo dõi kết quả và đảm bảo rằng các phương án đã được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.

- Đánh giá lại hiệu quả của nhóm: Sau khi thực hiện các phương án cải tiến, bạn cần đánh giá lại hiệu quả của nhóm. Bạn cần đánh giá các kết quả, sản phẩm hoặc dự án mới để xác định liệu các phương án cải tiến đã được thực hiện thành công hay chưa.

5. Khó khăn khi làm việc nhóm là gì

Khi làm việc nhóm, có thể gặp phải một số khó khăn sau:

- Sự khác biệt về kỹ năng và kinh nghiệm: Các thành viên trong nhóm có thể có sự khác biệt về kỹ năng và kinh nghiệm, điều này có thể gây ra một số khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ và quản lý thời gian.

- Thiếu sự tương tác và giao tiếp: Nếu các thành viên trong nhóm không tương tác và giao tiếp một cách hiệu quả, điều này có thể gây ra sự cố về thông tin, sự hiểu nhầm và sai sót trong công việc.

- Thiếu tinh thần hợp tác: Nếu các thành viên trong nhóm không có tinh thần hợp tác, điều này có thể gây ra mâu thuẫn và không đạt được mục tiêu chung của nhóm.

- Quyết định không đồng nhất: Các thành viên trong nhóm có thể có quan điểm khác nhau về cách tiếp cận và giải quyết các vấn đề. Việc không đồng nhất này có thể dẫn đến sự khó khăn trong việc đưa ra quyết định.

- Thiếu trách nhiệm: Nếu một số thành viên trong nhóm không đảm bảo trách nhiệm của mình, điều này có thể gây ra một sự cố trong công việc hoặc làm giảm hiệu quả của nhóm.

- Thiếu tài nguyên: Khi không có đủ tài nguyên, công cụ và thông tin cần thiết để hoàn thành công việc, điều này có thể gây ra sự khó khăn trong việc thực hiện các nhiệm vụ của nhóm.

Để giải quyết các khó khăn khi làm việc nhóm, các thành viên trong nhóm cần phải hợp tác và tìm cách giải quyết các vấn đề một cách chủ động và hiệu quả. Các thành viên cần có tinh thần cởi mở và sẵn sàng chia sẻ, hỗ trợ và đồng hành cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của nhóm.

MỤC LỤC:

Lời mở đầu: 1

Nghề Khách Sạn ?. 2

Nghề Khách Sạn Tiếng Anh Là Gì?. 2

Nghề Khách Sạn Bao Gồm Những Vị Trí Công Việc?. 2

I. Giám đốc điều hành khách sạn (General Manager): 2

1.      Công việc của Giám đốc điều hành khách sạn: 3

2.      Bản mô tả công việc Giám đốc điều hành khách sạn. 3

a.      Lập kế hoạch.. 3

b.      Triển khai thực hiện và quản lý giám sát. 4

c.      Quản trị tài chính.. 5

d.      Quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên.. 6

e.      Các công tác khác. 6

3.      Yêu cầu công việc đối với giám đốc điều hành khách sạn. 7

II. Phó giám đốc điều hành khách sạn (Deputy General Manager): 7

1. Công việc chính của Phó giám đốc điều hành khách sạn: 7

2. Bản mô tả công việc phó giám đốc khách sạn: 8

a.      Triển khai các công việc theo sự phân công của Giám đốc khách sạn.. 8

b.      Triển khai các công việc theo sự phân công của Giám đốc khách sạn.. 9

c.      Trực tiếp tham gia quản lý, điều hành các bộ phận phục vụ khách hàng. 9

d.      Chịu trách nhiệm về quản lý, đào tạo nhân sự.. 10

e.      Chịu trách nhiệm về quản lý, kiểm soát doanh thu khách sạn. 11

f.       Các công việc khác. 12

3. Yêu cầu đối với phó giám đốc khách sạn.. 12

III. Thư ký giám đốc khách sạn (Secretary): 13

1.      Công việc chính của thư ký giám đốc khách sạn : 13

2.      Mô tả công việc thư ký giám đốc: 14

a. Xây dựng các lịch trình công việc cụ thể cho giám đốc: 14

b. Thư ký giám đốc làm công tác liên quan đến giấy tờ, tài liệu: 15

c. Không là văn thư nhưng hỗ trợ mật thiết cho văn thư: 15

d. Làm công tác liên lạc, truyền tin: 15

e. Làm nhiệm vụ hậu cần: 16

f. Giúp việc cho ban giám đốc trong xây dựng các mối quan hệ. 16

3.  Những yêu cầu tuyển dụng cơ bản vị trí thư ký giám đốc: 17

a. Những yêu cầu tối thiểu dành cho ứng viên thư ký giám đốc. 17

b. Những yêu cầu về kỹ năng của thư ký giám đốc. 18

IV. Trưởng bộ phận lễ tân (Front Office Manager – FOM): 18

1. Trưởng bộ phận lễ tân có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm, bao gồm: 18

2. Bản mô tả công việc trưởng bộ phận lễ tân khách sạn: 19

a.      Điều phối công việc bộ phận lễ tân.. 19

b.      Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn. 20

c.      Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng. 20

d.      Tuyển chọn nhân sự.. 21

e.      Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự.. 21

f.       Các công việc khác. 21

3. Yêu cầu đối với trưởng bộ phận lễ tân khách sạn: 22

V.         Nhân viên lễ tân (Receptionist): 23

1.      Công việc chính của nhân viên lễ tân bao gồm: 23

2.    Mô tả công việc của Nhân viên lễ tân: 23

3.  Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên lễ tân: 24

VI.  Nhân viên đặt phòng (Reservation Staff). 25

1.      Công việc chính của nhân viên đặt phòng bao gồm: 25

2.      Để làm tốt công việc này, bạn cần có những yêu cầu sau: 26

VII. Trưởng bộ phận buồng phòng (Executive Housekeeper). 27

1.      Công việc chính của trưởng bộ phận buồng phòng là: 27

2. Bản mô tả công việc Trưởng bộ phận buồng phòng. 28

a. Xây dựng tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên bộ phận.. 28

b. Quản lý, điều phối các hoạt động của bộ phận.. 28

c. Giải quyết các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng. 28

d. Tuyển chọn nhân sự cho bộ phận.. 28

e. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên.. 29

g. Các công việc khác. 29

3. Yêu cầu đối với Trưởng bộ phận buồng phòng. 30

VIII. Nhân viên buồng phòng (Room Attendant): 31

1. Công việc của nhân viên buồng phòng bao gồm: 31

2. Bản mô tả công việc nhân viên buồng phòng khách sạn: 32

a. Dọn dẹp và làm vệ sinh phòng khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn. 32

b. Kiểm tra phòng khách check-out. 35

c. Xử lý các tình huống phát sinh.. 35

d. Các công việc khác. 35

3. Yêu cầu đối với nhân viên buồng phòng. 36

IX. Trưởng bộ phận ẩm thực (Food & Beverage): 37

1. Công việc cụ thể của trưởng bộ phận ẩm thực là: 38

2. bản mô tả công việc trưởng bộ phận ẩm thực. 38

3. Để trở thành trưởng bộ phận ẩm thực, bạn cần có các yêu cầu sau: 40

X. Nhân viên phục vụ (Waiter/ Waitress). 40

1. Công việc của nhân viên phục vụ bao gồm: 41

2. Để trở thành nhân viên phục vụ, bạn cần có các yêu cầu sau: 41

XI. Bếp trưởng (Executive Chef). 42

1. Một số công việc cụ thể của bếp trưởng là: 42

2. Bản mô tả công việc bếp trưởng. 43

a. Đảm bảo chất lượng món ăn. 43

b. Điều hành công việc. 44

c. Quản lý hàng hóa trong bếp.. 44

d. Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh cá nhân, vệ sinh an toàn thực phẩm... 44

e. Quản lý công cụ, dụng cụ, tài sản được giao. 45

f. Quản lý nhân sự bộ phận bếp.. 45

g. Trực tiếp chế biến và nấu món.. 46

h. Tham gia hoạt động kinh doanh.. 46

i. Phối hợp với các bộ phận.. 46

k. Báo cáo. 47

3. Yêu cầu đối với vị trí bếp trưởng. 47

XII. Nhân viên bếp (Cook). 47

1. Công việc của nhân viên bếp bao gồm: 48

2. Để trở thành nhân viên bếp, bạn cần có các yêu cầu sau: 48

XIII. Giám đốc kinh doanh tiếp thị (Director of Sales & Marketing): 49

1. Công việc cụ thể của giám đốc kinh doanh tiếp thị là: 49

2. Để trở thành giám đốc kinh doanh tiếp thị, bạn cần có các yêu cầu sau: 50

XIV. Nhân viên kinh doanh tiếp thị (Sale & Marketing Executive): 50

1. Công việc của nhân viên phòng kinh doanh tiếp thị: 50

2. Để trở thành nhân viên kinh doanh tiếp thị, bạn cần có các yêu cầu sau: 51

XV. KẾ TOÁN KHÁCH SẠN. 51

A. Kế toán trưởng (Chief Accountant). 51

1.      Công việc Kế toán trưởng khách sạn.. 52

2.      Yêu cầu đối với Kế toán trưởng khách sạn.. 53

B. Nhân viên kế toán khách sạn (Accountant Staff). 54

1. Kế toán tổng hợp. 54

2. Kế toán tiền lương khách sạn: 57

3. Kế toán kho khách sạn: 60

4. Kế toán thanh toán khách sạn: 63

5. Nhân viên thu ngân (Cashier). 66

6. Kế toán công nợ khách sạn: 69

7. Thủ quỹ: 72

XVI. Trưởng bộ phận kỹ thuật (Chief Engineering): 74

1.      Công việc trưởng bộ phận kỹ thuật: 75

2. Yêu cầu trưởng bộ phận kỹ thuật: 75

XVII. Nhân viên bộ phận kỹ thuật (Engineer Staff): 76

1. Công việc chính của nhân viên bộ phận kỹ thuật khách sạn (Engineer Staff) : 76

2.  Mô tả công việc nhân viên kỹ thuật khách sạn: 77

3. Yêu cầu đối với nhân viên kỹ thuật khách sạn: 78

·       Có y thức trách nhiệm cao trong công việc chuyên môn. 78

XVIII. Trưởng bộ phận an ninh (Chief Security): 78

1. công việc trưởng bộ phận an ninh khách sạn: 79

a.      Điều phối công việc bộ phận An ninh.. 79

b.      Đảm bảo an ninh, an toàn cho toàn khách sạn.. 79

c.      Kiểm soát người và phương tiện ra vào khách sạn.. 80

d.      Kiểm soát chất lượng trang thiết bị, tiện nghi khách sạn.. 80

e.      Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên.. 81

f.       Các công việc khác. 81

2. Yêu cầu đối với trưởng bộ phận an ninh khách sạn: 82

XIX. Nhân viên an ninh (Security Staff): 82

1. Công việc Nhân viên an ninh (Security Staff): 82

2. Bản mô tả công việc nhân viên an ninh khách sạn: 83

a.      Kiểm soát người và tài sản ra/ vào khách sạn.. 83

b.      Tuần tra giám sát. 83

c.      Vận hành, kiểm soát các thiết bị an ninh.. 84

d.      Kiểm tra các thiết bị PCCC.. 85

e.      Xử lý khi có tình huống tranh chấp, ẩu đả. 85

f.       Xử lý khi phát hiện mất mát, hư hỏng, tội phạm, tai nạn. 85

g.      Xử lý khi phát hiện hỏa hoạn.. 86

h.      Các công việc khác. 86

3. Yêu cầu đối với nhân viên an ninh khách sạn: 87

XX.       Bảo vệ nhà hàng : 88

1.      Bản mô tả công việc nhân viên bảo vệ nhà hàng. 88

a.      Tiếp nhận và giữ xe, tài sản cho khách; giữ xe cho nhân viên (nếu có). 88

b.      Xử lý những tình huống phát sinh liên quan đến vấn đề an ninh trong nhà hàng. 89

c.      Hỗ trợ bộ phận bảo trì sửa chữa tài sản của nhà hàng. 89

d.      Thực hiện các công việc của bảo vệ ca đêm... 89

e.      Các công việc khác. 89

f.       Thực hiện các công việc khác khi cấp trên yêu cầu.. 90

2.      Yêu cầu đối với bảo vệ nhà hàng. 90

XXI.     Trưởng bộ phận giải trí (Entertainment Manager): 91

1.      Một số công việc cụ thể của trưởng bộ phận giải trí là: 91

2.      Để trở thành trưởng bộ phận giải trí, bạn cần có các yêu cầu sau: 92

XXII.        Nhân viên bộ phận giải trí (Entertainment Staff) 92

1.      Công việc của nhân viên bộ phận giải trí (Entertainment Staff) là: 92

2.      Để trở thành nhân viên bộ phận giải trí, bạn cần có các yêu cầu sau: 93

XXIII.      Nhân viên cứu hộ hồ bơi : 94

1.      Bản mô tả công việc nhân viên cứu hộ hồ bơi 94

a.      Chào đón khách đến hồ bơi 94

b.      Đảm bảo an toàn cho khách tại hồ bơi, bãi biển.. 94

c.      Tư vấn khách hàng sử dụng các dịch vụ tại hồ bơi 94

d.      Quản lý các vật  dụng tại hồ bơi 95

e.      Quản lý các thiết  bị, dụng cụ phục vụ cho công việc. 95

f.       Vệ sinh khu vực hồ bơi 95

g.      Công việc khác. 95

2.      Yêu cầu trình độ học vấn và kỹ năng cần thiết. 96

XXIV.      Trưởng bộ phận nhân sự (Human Resource Manager). 97

1.      Công việc cụ thể của trưởng bộ phận nhân sự là: 97

2.      Bản mô tả công việc trưởng phòng nhân sự khách sạn.. 98

a.      Quản lý hệ thống các chính sách, quy định, quy chế về nhân sự.. 98

b.      Lập kế hoạch nhân sự.. 98

c.      Quản lý, điều hành công tác nhân sự.. 98

d.      Quản lý ngân sách cho hoạt động nhân sự.. 99

e.      Các công việc khác. 99

3.      Yêu cầu đối với trưởng phòng nhân sự khách sạn. 100

XXV.        Nhân viên hành chính nhân sự (Human Resource Staff). 100

1.      Một số công việc cụ thể của nhân viên bộ phận nhân sự là: 100

2. Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự khách sạn.. 101

a.      Tuyển dụng nhân sự cho khách sạn.. 101

b.      Lập kế hoạch và triển khai công tác đào tạo nhân sự.. 102

Tính lương, thưởng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác cho nhân viên khách sạn.. 102

c.      Giải quyết các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên   103

d.      Tham gia xây dựng, triển khai thực hiện hệ thống đánh giá công việc. 103

e.      Quản lý, cập nhật hồ sơ nhân sự.. 103

f.       Thực hiện các công việc khác. 104

3. Yêu cầu đối với nhân viên nhân sự khách sạn.. 104

XXVI.      Quản lý IT.. 104

IT khách sạn là gì?. 105

IT khách sạn bạn cần có kiến thức tổng hợp. 105

1. Công việc cụ thể của quản lý IT là: 106

2. Bản mô tả công việc nhân viên IT khách sạn.. 108

a.      Giám sát hoạt động phòng CNTT của khách sạn.. 108

b.      Kiểm tra hệ thống hạ tầng CNTT của khách sạn. 108

c.      Hỗ trợ vận hành các phần mềm nghiệp vụ.. 108

d.      Các công việc khác. 108

3. Yêu cầu đối với IT khách sạn.. 109

XXVII.        Nhân viên kỹ thuật khách sạn là gì?. 109

1. Bản mô tả công việc nhân viên kỹ thuật khách sạn.. 109

2. Yêu cầu đối với nhân viên kỹ thuật khách sạn.. 111

XXVIII.      Nhân viên hành lý (Bellman). 112

XXIX.      Lái xe khách sạn là gì?. 112

1. Bản mô tả công việc lái xe khách sạn.. 112

a.      Chuyên chở khách theo lịch trình.. 112

b.      Chuyên chở khách theo yêu cầu.. 112

c.      Bảo quản xe được giao. 113

d.      Các công việc khác. 113

2. Lái xe khách sạn cần trình độ, kỹ năng gì?. 114

XXX.        Bạn Trẻ Cần Chuẩn Bị Gì Để Thành Công Với Nghề Khách Sạn.. 116

1. Quản lý thời gian là gì?. 116

2. Tại sao phải quản lý thời gian?. 118

Mẹo quản lý thời gian hiệu quả. 119

Hãy sắp xếp gọn gàng. 119

Hãy học cách tập trung. 120

Hãy sử dụng các công cụ quản lý thời gian tốt hơn.. 120

Hãy tạo những thói quen tốt cho mình.. 120

Cách quản lý thời gian cho dân văn phòng. 120

Chia sẻ công việc. 121

Biết cách ưu tiên các công việc quan trọng trước. 121

Không nên trì hoãn.. 121

Lên lịch trình công việc cụ thể. 121

Đặt ra những Deadline cụ thể. 122

Hãy bắt đầu một ngày sớm... 122

·        Nghỉ ngơi một cách hợp lý. 122

3 . Làm việc nhóm , 8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả: 122

a.      Làm việc nhóm là gì?. 123

b.      8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả. 124

Xác định được mục tiêu chung. 124

Tăng cường giao tiếp giữa các thành viên.. 125

Tin tưởng và tôn trọng. 126

Gắn kết. 126

Tránh tiêu cực. 126

Trưởng nhóm vững vàng. 127

Phân công công việc hiệu quả và rõ ràng về trách nhiệm... 127

Gương mẫu và tự kiểm tra, đốc thúc công việc. 128

4. 8 cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực từ các chuyên gia nổi tiếng. 129

Cảm xúc tiêu cực là gì?. 129

8 cách kiểm soát cảm xúc tiêu cực. 130

Kiểm soát cảm xúc hiện tại 130

Kiểm soát hơi thở.. 131

Tránh những suy nghĩ tiêu cực. 131

Tập trung vào các vấn đề cần giải quyết hơn là tranh cãi 132

Không gửi email khi đang tức giận.. 132

Hãy viết ra giấy những gì tốt đẹp để kiểm soát cảm xúc tiêu cực. 132

Bình tĩnh trong mọi tình huống. 133

Học cách chia sẻ cảm xúc của bản thân với người khác. 133

5. Bạn Trẻ Cần Chuẩn Bị Gì Để Thành Công Với Nghề Khách Sạn.. 134

Kỹ năng giao tiếp là gì?. 136

Vai trò của kỹ năng giao tiếp.. 138

Trong cuộc sống. 138

Trong công việc. 139

Biểu hiện hành vi giao tiếp ở từng mức độ. 142

Mức độ 5 – Xuất sắc. 143

Mức độ 4 – Tốt. 143

Mức độ 3 – Khá. 144

Mức độ 2 – Cơ bản.. 144

Mức độ 1 – Kém... 144

Cách giao tiếp thông minh, khéo léo. 145

Nói chuyện rành mạch, dễ hiểu.. 145

Không nói quá nhiều.. 146

Tìm điểm chung giữa mọi người 147

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác. 147

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và thành thật trong lời nói 148

Quan tâm đến cảm xúc của người khác. 149

Nhớ tên người đối diện.. 150

Kỹ năng giao tiếp cơ bản.. 150

Kỹ năng lắng nghe. 150

Kỹ năng ứng xử.. 151

Kỹ năng thuyết trình, đàm phán.. 152

Kỹ năng đặt câu hỏi 153

Kỹ năng xử lý tình huống. 153

Kỹ năng làm việc nhóm... 153

Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp.. 154

Tích cực lắng nghe. 154

Tuỳ chỉnh phong cách nói chuyện phù hợp hoàn cảnh. 155

Thể hiện thái độ thân thiện.. 155

Thể hiện sự tự tin.. 156

Tiếp nhận phản hồi 156

Điều chỉnh âm lượng phù hợp.. 157

Tìm kiếm sự đồng cảm... 157

Thể hiện sự tôn trọng với đối phương. 157

Ngôn ngữ ký hiệu.. 157

Phản hồi đúng lúc. 158

Những lỗi cần tránh trong giao tiếp.. 158

Kỹ năng giao tiếp khi đi phỏng vấn.. 160

Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói, hướng nội 161

Không nên lắng nghe thụ động. 161

Không ép bản thân phải nói nhiều quá mức cần thiết. 161

Tin tưởng vào lời nói của bản thân.. 162

Chuẩn bị sẵn sàng trước bất kỳ buổi gặp mặt nào. 163

Đối mặt với những nỗi sợ hãi 163

1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?. 164

2. Tầm quan trọng của làm việc nhóm... 165

Tăng năng suất và đạt được mục tiêu.. 165

Tăng sáng tạo và đổi mới 166

Phát triển kỹ năng cá nhân.. 168

Tạo mối quan hệ tốt. 169

Sự tôn trọng và tin tưởng. 170

Thái độ tích cực và linh hoạt. 171

3. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. 172

Kỹ năng giao tiếp.. 172

Giải quyết vấn đề. 173

Hợp tác. 173

Kỹ năng bổ trợ.. 174

Kỹ năng phân tích.. 174

Kỹ năng lắng nghe và phản hồi 175

Kỹ năng tổ chức công việc. 175

Có trách nhiệm trong công việc. 176

4. Cải thiện các kỹ năng làm việc nhóm... 176

Xác định mục tiêu và kế hoạch.. 176

Xác định vai trò và trách nhiệm... 178

Phát triển kỹ năng giao tiếp.. 180

Thực hiện công việc và đóng góp vào nhóm... 181

Đánh giá và cải tiến.. 182

5. Khó khăn khi làm việc nhóm là gì 183